Reservasjon av møterom vil fra 01 januar 2014 foregå via Exchange. Dette betyr at en skal bruke kalenderen i Outlook eller kalenderen via Outlook Web Access (mail.uit.no) for å reservere møterom. Dette skal ikke brukes for å reservere rom til undervisning; reservering av rom til undervisning skal via Syllabus  som vanlig.

OBS! Det er svært viktig at du leser kvitteringse-postene fra møterommene du reserverer. Dette er fordi at en feilet reservering vil dukke opp i din egen kalender selv om romreservasjonen ble avvist av møterommet. E-postene vil fortelle deg om det oppsto feil og du bør alltid åpne kalederen til møterommet du skal reservere i slik at du lettere har oversikt over ledige tidspunkt.

Hvem kan reservere møterom?

Alle ansatte ved UiT har tilgang til å reservere møte-/ videokonferanserom som er tilgjengelig i Outlook. Det finnes noen få unntak, men e-postkvitteringen fra rommet vil gi beskjed hvis dette er tilfelle.

• Studenter må kontakte administrasjonen ved fakultet/institutt.
• Eksterne parter må kontakte en ansatt ved UiT eller administrasjonen ved det fakultetet/instituttet som har gitt tilatelse til å benytte møterommet. (Dette gjelder også hvis man ønsker å benytte et møterom ved UiT, men er usikker på om det er møterom ved UiT man kan benytte)
• Reservasjon av videokonferanserom: Som ekstern part må du be en av de ansatte ved UiT som skal delta på videkonferansen om å reservere møterommet her.

A. Reservering av møterom

En nyttig måte å tenke på når en skal reservere møterom, er å tenke på rommet som en deltaker på møtet. I planleggingsassistenten har du nå en egen knapp for å legge til møterom, og når du legger til et møterom dukker rommet opp som en "deltaker" i oversikten over deltagere på lik linje med alle andre som er invitert  til møtet.

Se følgende brukerveiledninger for hvordan du:

• Reserverer møterom i Outlook 2010
• Reserverer møterom i Outlook 2013
• Reservere møterom i Outlook Web App

B. Finne tilgjengelige møterom i Outlook

Den enkleste måten å finne tilgjengelige møterom i Outlook er ved å legge til møterommets kalender i din kalenderoversikt.

• Åpne kalendere (ansatte og møterom) i Outlook 2010

OBS! Etter at du har lagt til kalenderen gjør du rombestillingen i din egen kalender, ikke i kalenderen til møterommet

C. Reservering av møterom på vegne av andre

For å reservere møterom på vegne av andre må den du skal reservere møterom for ha delt sin kalender med deg og gitt deg rettigheter til å opprette elementer i kalenderen.

• Outlook 2010- Del kalender. (Dette må gjøres av den som ønsker at noen andre skal reservere rom på vegne av seg selv)

Når dette er gjort kan du reservere møterom på vegne av denne personen.

• Outlook 2010 - Reservere møte på vegne av andre

D. Reservere en møteserie

Du kan reservere møteserier møter i Outlook.

• Outlook 2010 - Reservering av møteserier

E. Avlyse møte

• Avlyse møte i Outlook 2013 (Gjelder også for Outlook 2010)

F. Rapportering av feil og mangler ved tjenesten

Ved feil eller mangler i lista over tilgjengelige møterom, ta kontakt med Orakelet. Orakelet trenger:

• Ditt navn, brukernavn og telefonnummer
• Navn på Møterom
• Navn på Bygget møterommet befinner seg i
• Hvilket universitetsområde bygget står på (Tromsø/Alta/Hammerfest)