Årsrapport for USIT 2006 - Vortex og venner

Overordnet målsetning for Vortex:

USITs ambisjon med Vortex har hele tiden vært å gjøre det lettere å publisere og lagre informasjon direkte på web. Vortex kalles derfor i en del sammenhenger "skrivbar web". Det er et viktig mål at vesentlig flere skal kunne delta i publisering på web. For å få til dette, er det viktig å lage mest mulig generelle løsninger, som kan brukes på tvers av arbeidsoppgaver og organisasjonsenheter.

Vortex brukes til større, strukturerte informasjonssystemer (som studieinformasjon og administrative håndbøker), til hjemmesider for enheter og prosjekter, og til mer ustrukturerte arbeidsområder/hjemmesider. Det er viktig at brukerne skal kjenne seg igjen på tvers av alle disse bruksområdene, og andre etterhvert som de blir realisert.

Gjennom dette arbeidet ønsker vi at UiOs web skal framstå enhetlig, og med mulighet til å nå all informasjon som blir produsert ved institusjonen gjennom det samme systemet. Vårt mål er å hindre framveksten av informasjonsøyer, der man må inn i lukkede systemer for å finne fram til det man er ute etter.


Hva brukes Vortex til i dag:

Studinfo. All informasjon om UiOs studitilbud blir i dag publisert gjennom Vortex. Det er laget en løsning for dynamiske inngangsveier som gjør at vi tilbyr fassetert navigasjon i informasjon om emner. Dette tilbudet skal gradvis bygges ut, slik at det også skal bli mulig å bygge tilsvarende inngangsveier for resten av infromasjonen i Vortex.

Studinfo blir også brukt til å legge ut undervisningsmateriell, gi beskjeder til studenter på emner og programmer, informasjon om undervisning og eksamen (som hentes fra administrative systemer, sømløst intergrert), o.l.
Ved siden av dette benytter noen løsningen til emneevaluering, og på juridisk fakultet har studentene mapper for innlevering som benyttes til vurdering og til samarbeid.

Fakulteter og institutters informasjon
Alle fakultetene har i dag et domene under Vortex. Det er veldig varierende i hvilken grad lokalmiljøer har tatt det i bruk. Institutt for statsvitenskap har all sin informasjon i Vortex, det samme har sosialantropologisk institiutt, nesten hele medisinsk fakultet, og store deler av juridisk fakultet.
I disse dager igangsettes et prosjekt for overføring av informasjonen til alle de sentraladministrative avdelingene til Vortex.

Intranett
Flere enheter har tatt i bruk vortex for intranett. I og med at det er enkelt å sette rettigheter på mapper og dokumenter, og at disse rettighetene kan arves i et hierarki, er det lett å legge til rette for deling av intern informasjon. Det er samtidg enkelt å åpne for at allmenheten skal ha leseadgang til enkeltdokumenter, slik at man ikke låser informajon inne i et lukket domene

Administrative håndbøker
Reglementshåndboka, HMS håndboka og Økonomihåndboka er alle organisert som strengt strukturerte XMLdokumenter i Vortex. De ansvarlige for innholdet redigerer ved hjelp av webredigering direkte der dokumentene ligger på web. Man har gjennom det streng styring på hvilken informasjon som kan ligge hvor i dokumentene.

"Mine studier"
Studentportalen ved UiO er integrert med Vortex. Det medisinske fakultets portal vil i løpet av kort tid være over på samme plattform. Dette er realisert ved at man har implementert en enkel støtte for å kjøre portlets under Vortex. Man får da mulighet til å benytte alle standard mekanismer i Vortex for å laste opp filer, styre tilgang til ressurser, redigere på dokumenter, etc.

LCMS
I samarbeid med det medisinske fakultet (opprinnelig et prosjekt støttet av "fleksibel læring") er det utviklet er opplegg for å bygge elektroniske læringsressurser. Dette er i utstrakt bruk ved det medisinske fakultet, men det er laget slik at også andre kan benytte det.

Elektronisk oppslagstavle
UiOs elektroniske oppslagstavle (som er en gammel webapplikasjon) er i ferd med å bli byttet ut med redigering av dokumenter som ligger i Vortex. Det enkelte dokument ligger i det vanlige organisasjonshierarkiet, mens den enkelte tavle er søk i det som ligger av tavledokumenter på Vortex. Dette er nesten identisk med løsningen for dynamiske inngangsveier i Studinfo.

Mappevurdering
I samarbeid med DML gruppa er det blitt gjennomført noen piloter på IMK og juridisk fakultet for å benytte Vortex i mappevurdering. [hvor brukes det vår 2007]

Spesialtilpasninger av dokumenttyper
Vi har laget noen spesilatilpasninger for enkelte miljøer

Hvorfor bør du benytte Vortex:

* Redigering av informasjonen i nettleser, både av HTML og XML dokumenter.
* Redigering direkte på dokumentet der det ligger på web
* Dokumentene ligger som mapper og filer på nøyaktig samme måte du kjenner fra ditt arbeidsplassutstyr.
* Du kan legge ut alle former for dokumener ved å laste dem opp fra din egen maskin, f.eks word og excel.
* Enkelt å styre nøyaktig hvem som skal kunne lese og skrive på dine dokumenter, noe som åpner for utstrakt samarbeid på tvers av miljøer og også enkelte institusjoner. Flere vil da f.eks. kunne skrive på samme worddokument uansett hvor de måtte befinne seg i verden.
* Rettigheter kan arves, noe som gjør det enkelt å lage prosjektområder o.l.
* Enkelt å sette metadata på dokumentene slik at de får riktig profil. Profildata arves også, noe som forenkler håndetringen av visuell profil
* Det er utviklet script som gjør det enkelt å flytte større webområder fra den "gamle" weben over i Vortex på en slik måte at så mye som mulig av eksisterende metainfromasjon blir tatt vare på.
* Lage dynamiske inngangsveier basert på søk i metadaene til dokumentene. Dette er i dag kun i bruk på studinfo og den elektroniske oppslagstavla, men vi planlegger å gradvis tilby øket funksjonalitet. F.eks kunne be om de dokumenter (kanskje av et bestemt format) en selv er ansvarlig for, og som ikke er blitt redigert det siste året.

Hva er de mest alvorlige manglene med Vortex i dag:

* Mulighet for å kunne bygge en tradisjonell website. Det vi kaller "dekorering". I det ligger mulighet til å kunne benytte forskjellige maler på en enkel måte, enkelt å kunne legge på RSS strømmer, enkelt å integrere annen informasjon eller fragmenter av annen informasjon på en HTMLside. Dette er funksjonalitet som gradvis blir implementert i Vortex i løpet av 2007. En del vil være på plass i versjon 2.1 som er planlagt ferdig til påske.
* Tilpasset fritekstsøk i adgangsbegrenset informasjon. Også dette skal realiseres i den versjonen som slippes til påske.
* Versjonering. Her er planene mer vage, og vi ser for oss å tilby dette gradvis for betsemte domener under Vortex.



Den faktiske bruk  av Vortex:

Pr 10.februar 2007 lå det under Vortex 288 271 dokumenter fordelt på 78 767 mapper over 29 hoster. Av dette er 30 000 dokumenter og mapper som er maler (XSL), og derfor ikke er reelle dokumenter. Totalt utgjør dette minst 1/3 av alle nettsider som finnes ved UiO.

2 av 3 studenter ved UiO bruker Vortex "hver dag" i form av å lese informasjon under http://www.uio.no/studier/emner/ og /program/. Det ligger her mer enn 50 000 ressurser fra undervisningen, som forelesningsfoiler, ukeoppgaver, bilder og video som foreleserne selv har lagt ut.

  [her kommer det også noen tall for nedlastinger, redigeringer o.l.]


Noen URLer som kan brukes i nettversjonen:
http://www.usit.uio.no/it/vortex/intro/hva-er.html
http://www.usit.uio.no/it/vortex/presentasjoner/lita-26.10.06.html
http://www.uio.no/studier/emner/laeringsressurser/
http://www.med.uio.no/it/web/prosjekter/elaring/lcms/
http://www.usit.uio.no/prosjekter/mappevurd/