Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM), attestasjonskontroll og dokumentasjon av innkjøp:

• IT-direktøren har delegert BDM til seksjonslederne for innkjøp på inntil 500.000 kr pr enkeltkjøp i SINT og inntil 100.000 kr pr enkelt i de andre seksjonene.
• For innkjøp over disse beløpsgrensene utøver IT-direktøren eller IT-direktørens stedfortreder selv BDM. I disse tilfeller attesteres faktura av seksjonsleder eller innkjøpskoordinator.
• Attestasjonskontroll utøves av seksjonsleder siden delegasjonen i enkeltsaker omfatter små beløp.
• For innkjøp over 10.000 kr i SINT og 5.000 kr i andre seksjoner, skal utøvelse av BDM dokumenteres med utfylt bestillingsskjema før bestilling foretas. Dette innebærer at USITs bestillingsskjema fylles ut.
• For innkjøp over 15.000 kr skal i tillegg “Sjekkliste for gjennomføring av innkjøp” fylles ut og vedlegges bestillingsskjema.
• Kjøpsavtaler benyttes der de finnes.
• Kjøp over 200.000 kr foretas i samarbeid med innkjøpskoordinator. Dette dokumenteres ved at innkjøpskoordinatior skal signere "sjekklisten for gjennomføring av innkjøp" og påføre eventuell saaksbehandling som fatsettes.

Internkontroll:

For strukturkjøp besluttes driftskjøp samtidig ved besluttningen om strukturinnkjøp. Dette betyr at enkeltståensde vedlikeholdsavtaler, lisensavtaler, kjøp av driftsrekvisita som toner etc ikke nødvendigvis fordrer egen dokumentasjon, ut over referansen til dokumentasjonen for strukturkjøpet. Tilsvarende gjelder for alle typer abonnement og for kungjøringer der kungjørinkskostnaden er ligger implisitt i beslutningen om abonnementet, ansettelser eller anbudsutsetting.

For alle andre enkeltanskaffelser over beløpsgrensene skal det foreligge dokumentert budsjettdisponedingsmyndighet før bestillingen plasseres.
Dersom det ikke foreligger dokumentert budsjettdisponeringsmyndighet i en sak skal kopi av fakturaen legges i avviksmappen, og hver uke skal IT-direktøren få oversikt over avvik slik at disse kan tas opp med ansvarrlig seksjonaleder:

Vurdering: Etter mitt skjønn  kan det være mest hensiktsmessig å gjøre dette når fakturaen er kontert, da det er tidspunktet for når en med sikkerhet vet hvem seksjonsleder som er ansvarlig for kjøpet.

Ved regnskapsmessig lukking av hver måned, skal innkjøpskoordinator lage en oversikt over enkeltkjøp over 200 000 kr. foregående måned og påføre hvorvidt de er håndtert i henhold til kravet for kjøp over 200 000 kr. Oversikten sendest stab for oppfølging.

Den enkelte seksjonsleder pålegges å informere om dette i sin seksjon, og å fastsette rutiner som gjelder i sin seksjon, samt å informere stab om dette.