Høringsnotat - fellesmøtene i UiOs IT-organisasjon

1. Innledning

Kort om hva dette er (at det er forslag, og ikke vedtatte aktiviteter)

Kort om hva dokumentet inneholder.

2. Kommunikasjon og informasjon mellom USIT og Lokal IT i dag (state of the nation)

2.1 Fellesmøtene

Fellesmøtene arrangeres nå (omtrent) månedlig, totalt sett arrangeres fra 5-8 fellesmøter i året. Fellesmøtene i den formen de har i dag fungerer ikke, oppmøte er for lite og engasjementet er ikke tilstede (hvorfor fungerer de ikke, og hvorfor vet vi at de ikke fungerer ? - mine forslag; svært ulik grad universell viktighet på informasjonen som formidles; noe er viktig for alle men mye har kun betydning for få, uklare målsetninger for møtene - ingen egentlig strategi ligger bak )

2.2 Andre informasjonaktiviteter og -kanaler

I tillegg til fellesmøtene, formidles informasjon til lokal IT elektronisk, foruten enkelte arrangementer som avholdes av grupper ved USIT.

Det mangler en strategi på hvordan informasjon skal formidles fra USIT til lokal IT. og Slik det er i dag kommer det en usilt strøm av informasjon fra USIT, og det er opp til den enkelte IT-ansvarlige å sile og prioritere. Det er i liten grad konsekvens i hvem som er avsender av informasjonen og i hvilke kanaler informasjonen formidles, og informasjonen og informasjonskanalene er i liten grad prioritert.

Dette kan føre til at IT-ansvarlige fullstendig går glipp av viktig informasjon. Det er også en risiko for at det er store forskjeller på hva den enkelte lokale IT-ansvarlige oppfatter som viktig informasjon fra USIT.

Fordi ulike grupper og seksjoner benytter ulike informasjonskanaler, er det vanskelig å finne tilbake til tidligere gitt informasjon, noe som er uheldig for alle parter.

Kanalene som benyttes er:

- Websider, både tilhørende de enkelte seksjoner og it/lita
- RSS-strømmer
- E-postlister (LK-alle)(hvilke andre?)
- Fellesmøter
- Andre uformelle kanaler (hvilke?)

Hvilke grupper, seksjoner og tjenestegrupper som bruker hvilke kanaler, finnes det per i dag ikke noen ordentlig oversikt over. (dette kan allmøte-surveyen bidra til å kartlegge)

Det finnes enkelte uformelle møteplasser, som Tivoli-kaffen og DML-kaffen. Dette er begge populære arrangementer, men erfaringene viser at enkelte IT-avdelinger sjeldent eller aldri er representert.

2.3 Temakurs, opplæring og andre arrangementer

USIT har det overordnede faglige ansvaret for den lokale IT-organisasjonen, og USITs opplæringstilbud ovenfor lokal IT kan ikke sees på som uavhengig fra øvrig informasjon og kommunikasjon. USIT har pr. i dag noen regelmessige kurs og noen kurs som arrangeres sporadisk.

USIT arrangerer halvårlig grunnkurs for lokal IT. Disse arrangementene er evaluert i et notat av Steinar Skogheim, SAS, OI. (?) Det skal dessuten arrangeres halvårlige kurs for PC-stuevakter, et kurstilbud som har vært ustabilt i hyppighet både pga. liten etterspørsel og (muligens) manglende tilbud. Forrige pc-stuekurs ble arrangert 22. mars 2006.

I tillegg skal USIT arrangere temakurs for lokale IT-ansvarlige (evaluering av denne ordningen? ). Disse har vært arrangert med varierende hyppighet, og det har kun vært arrangert ett kurs i 2007. Innholdsmessig sett har det vært ganske lite variasjon i tilbudet.

IT-konferansen er et tilbud som har både faglig utvikling og nettverksbygging som mål. Pr. nå er IT-konferansen kanskje det mest suksessfulle arrangementet i UiOs IT-organisasjon. IT-konferansen samlet i 2007 mer enn 150 ansatte fra IT-organisasjonen, hvor ca. 2/3 var fra den lokale IT-organisasjonen.

3 Forslag til tiltak

Vi mener at fellesmøtene bør avvikles i sin nåværende form, og at fellesmøter kun avholdes når det skal formidles svært viktig informasjon som er av betydning for hele IT-organisasjonen (altså som et allmøte for UiOs IT-organisasjon = aktivitet med svært høy prioritet). Dagens fellesmøter bør erstattes med flere ulike informasjons- og kommunikasjonstiltak ovenfor lokal IT.

3.1 Fellesseminarer

Vi mener at fellesseminarer, som kombinerer informasjon fra USIT, opplæring og "faglig påfyll" kan være en fornuftig erstatter for fellesmøtene. Vi har flere eksempler på hvordan disse arrangementene kan legges opp (ikke gjensidig utelukkende): (oppr. tekst her var: Hvilke tema og hvordan disse arrangementene praktisk skal legges opp er ikke avklart, men disse arrangementene skal ha som mål å ivareta opplæringsbehovet mer enn informasjonsbehovet i organisasjonen. )

”Lynkurs for IT-ansvarlige”, en 4-timers seanse med flere kortkurs om forskjellig temaer. Kursene bør være praktiske og korte, f.eks. totalt 30 minutter, hvorav 15 minutter brukes til spørsmål og svar. Dagen kan avsluttes med sosialt samvær.
Kurs/foredrag med eksterne – en faglig oppdatering og ny inspirasjon.
Postkonferanse, heldags arrangement på campus som følger opp tematikk fra IT-konferansen eller som har komplimentært faglig innhold.

3.2 Informasjonsformidlingstiltak

Vi mener at informasjonen som formidles fra USIT til Lokal IT må systematiseres og gjøres konsekvent, slik at det blir enklere for lokale IT-ansvarlige å holde seg oppdatert til en hver tid. Vi har flere tiltaksforslag:

Oppdatere www.usit.uio.no/it/lita til en dynamisk side/RSS-løsning og systematisere informasjonen som går ut mot lokal IT, slik at lik type informasjon formidles samme kanaler, og slik at all informasjon lar seg lett finne tilbake til.
USIT må ha et bevisst forhold til all informasjon som går ut til lokal IT med tanke på viktighet, valg av informasjonkanal og målgruppe. Det bør eksistere et plan- eller rammeverk for hvilken informasjon som skal hvor, til hvem.
Noe informasjon kan samles opp og gis ut til faste tider, f.eks. ved at orientering om vedtak og prioriteringer gjøres tilgjengelig ut siste torsdag hver måned.
Hovedpunktene og vedtak som anses å være av allmenn interesse kan samles opp og settes sammen til regelmessige nyhetsbrev. Nyhetsbrevene bør rettes både mot lokal IT og deres administrative ledere og bør være stilet fra direktør eller ledelse.

3.3 Andre aktiviteter og tiltak

Danne ”oppsøkende team” som har i oppgave å kartlegge behov og hjelpe til å lage nettverk/grupper av IT ansvarlige. Disse oppsøkende teamene kan også kalles ut og være sparringspartnere når nye løsninger, måter å gjøre ting på skal vurderes. Teamene bør bestå av både USITere og lokal IT. (begrunn?)
Sette "***-kaffe" i system. Det være fornuftig at flere tjenestegrupper eller grupper har uformelle møtepunkter, og at disse arrangementene avholdes med en viss forutsigbarhet. Det kan dessuten være lurt at disse aktivitetene flytter rundt til forskjellige lokaliteter.

3.4 Fellesaktivitetenes "avsender": hvem står for innholdet?

Tillegg 1: Om aktiviteten "vurdering av fellesmøtene"

Til tross for at de siste fellesmøtene har vært en aktivitet med relativt bra oppslutning, er tendensen totalt sett at interessen for fellesmøtene i UiOs IT-organisasjon er synkende. Ettersom fellesmøtene pr. nå er en av relativt få kanaler for informasjonsutveksling og kommunikasjon mellom USIT og de lokale IT-avdelingene, er det igangsatt en aktivitet for å se på om det er mulig å forbedre fellesmøtene eller om det er mulig å finne nye og bedre former for kommunikasjon og arenaer for informasjonsutveksling.

t.1.1 Hvorfor høringsnotat?

I en aktivitet som tar for seg kommunikasjonen mellom lokal IT og USIT er det viktig at begge parter er representert. (noe om hvorfor vi har valgt et høringsnotat for å gi alle avdelingene en anledning til å komme med sin mening)