Arbeidslivet - Datatilsynet - personvern og informasjonssikkerhet

Hvilke opplysninger kan kreves i jobbintervjuet?
Under et jobbintervju er arbeidsgiveren ute etter å kartlegge hvem arbeidssøkeren er som person, hvilke kvalifikasjoner søkeren har, og om dette er en person som passer for stillingen. Det er ganske vide rammer for hva arbeidsgiveren kan spørre om under intervjuet. Likevel stiller arbeidsmiljøloven opp enkelte grenser. For eksempel er det ikke lov å spørre om seksuell legning eller om man er medlem i en arbeidstakerorganisasjon. Ytterligere begrensninger følger av likestillingsloven og diskrimineringsloven. Arbeidstilsynet kan gi mer informasjon om hvor grensene for hva som må svares på går. Arbeidstilsynet (nytt vindu). Likestillingsloven og diskrimineringsloven håndheves av Likestillings- og diskrimineringsombudet. For spørsmål angående Likestillingsloven eller diskrimineringsloven kan man ta direkte kontakt med Likestillings- og diskrimineringsombudet (nytt vindu).

Personopplysningsloven gjelder dersom opplysningene som blir gitt behandles elektronisk eller blir registrert i et personregister, for eksempel i en personalmappe. Selv om arbeidsgiveren har lov til å spørre en rekke personlige spørsmål under intervjuet, er det ikke sikkert at han har lov til å lagre dem i en personalmappe. Dette gjelder typisk spørsmål om forhold til familien og lignende som ikke er relevant for arbeidsforholdet.

Etter jobbintervjuet har arbeidssøkeren rett til å få vite hvilke opplysninger arbeidsgiveren har registrert i forbindelse med intervjuet. Dette gjelder både dersom man får eller ikke får jobben. Dette kan gjøres ved å henvende seg til arbeidsgiveren og be om innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 18. Dersom vedkommende nekter innsyn, kan man henvende seg til Datatilsynet for hjelp.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren forlange en personlighetstest under jobbintervjuet?
Personlighetstester gjøres ofte anonymt, for eksempel ved at arbeidssøkeren blir bedt om å svare på et gitt antall spørsmål på en datamaskin eller et skjema, uten at det fremgår hvem som har gitt svarene. Slik anonym testing omfattes ikke av personopplysningsloven og Datatilsynet kan ikke bestemme at arbeidsgiveren ikke skal foreta slik testing.

Hvis arbeidsgiveren lagrer testresultatet på en slik måte at den knyttes til arbeidssøkeren, kan dette bli annerledes. Arbeidsgiveren må da følge reglene i personopplysningsloven. Dette innebærer blant annet at det må være saklig behov for å gjennomføre testen, og at den ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Det er for eksempel sjelden nødvendig å samle inn opplysninger gjennom personlighetstester fra andre enn de mest interessante kandidatene.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kreve samtykke til kredittsjekk før eller etter ansettelse?
Personopplysningsloven sier at kredittopplysninger bare skal gis til den som har saklig behov for det. I utgangspunktet vil det si i de tilfellene der det ytes en eller annen form for kreditt. Dette innebærer at det bare i begrenset grad er anledning til å foreta kredittsjekk av en jobbsøker. Følgende tre kriterier skal være oppfylt før arbeidsgiveren kan be om kredittsjekk av jobbsøkerne:

Den aktuelle stillingen skal ha en høyere funksjon
Stillingen skal innbefatte et stort økonomisk ansvar
Kredittsjekk skal bare foretas på de søkerne som er aktuelle i sluttfasen av ansettelsesprosessen
Dette innebærer for eksempel at arbeidsgiveren kan kreve en kredittsjekk hvis stillingen det søkes på er økonomisjef, men ikke hvis stillingen er kassemedarbeider i en butikk.

Arbeidsgiveren kan ikke lagre selve kredittsjekken, hvor økonomiske forhold fremgår, i den enkeltes personalmappe eller annet sted. Det kan imidlertid noteres i personalmappen at kredittverdigheten er sjekket og funnet tilfredsstillende. Notatene bør i så fall datomarkeres.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kreve politiattest eller egenerklæring om vandel?
Noen arbeidsgivere kan kreve at søkere til en stilling fremlegger politiattest. Dette gjelder for eksempel i vaktvirksomheter, skoler og barnehager. Denne retten til å kreve vandelsattest vil alltid følge av lov eller forskrift. Arbeidssøkeren kan derfor be arbeidsgiveren om å få vite hvor det står at det skal innhentes vandelsattest.

Politiet kan ikke uten videre utstede politiattest til den som ber om det. Adgangen til å utstede politiattest er regulert i kapittel C i forskriftene til strafferegistreringsloven. Hvis arbeidsgiveren ikke har rett til å kreve vandelsattest vil man som regel heller ikke kunne få attest fra politiet.

Arbeidsgiveren har som hovedregel ikke anledning til å oppbevare vandelsattesten etter at den er kontrollert. Han har imidlertid anledning til å notere ned om vandelsattest er mottatt og i så fall om den er funnet tilfredsstillende eller ikke. Dette kan for eksempel gjøres på et ansettelsesbevis som oppbevares i personalmappen til hver enkelt medarbeider eller på søknadspapirene.

Noen arbeidsgivere som ikke har hjemmel i lov eller forskrift til å innhente vandelsopplysninger, eller som synes at politiattesten ikke gir tilstrekkelig med opplysninger, forsøker å omgå dette ved hjelp av egenerklæringer om vandel. Enkelte blir for eksempel bedt om å erklære at de har rent rulleblad, eventuelt opplyse hva de har gjort som har ført til pletter på rullebladet. Noen arbeidssøkere kan også få spørsmål om forhold som ligger så langt tilbake i tid at det ikke vil fremgå av en politiattest, eller om de tidligere har blitt frikjent i straffesaker. Bruken av slike egenerklæringer er en omgåelse av kravet til hjemmel i lov/forskrift. Arbeidssøkeren er ikke forpliktet til å gi fra seg denne typen opplysninger til arbeidsgiveren.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Spesielt om headhuntere og rekrutteringsbyråer
Headhuntere eller konsulenter i rekrutteringsbyråer har ikke saklig behov for andre opplysninger om søkerne enn arbeidsgiveren i en ansettelsessituasjon. De har altså ikke anledning til å innhente og behandle andre opplysninger enn arbeidsgiveren. Les derfor mer under avsnittet ”Ansettelse”.

Reglene om rett til innsyn i opplysninger om en arbeidssøker hos arbeidsgiveren, gjelder også for rekrutteringsbyråene og headhunterene. Les mer under avsnittet ”Personalmappe og personalregister”.

Hos rekrutteringsbyråer og headhuntere bør CV’er og søknader i utgangspunktet slettes etter et år, eller når kandidaten har fått jobb. Dette gjelder ikke dersom kandidaten har samtykket til lengre lagring.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Helse:

Kan arbeidsgiveren kreve å få opplysninger om helse?
Arbeidsgiveren har rett til å kreve en del opplysninger om arbeidssøkerens helse. Dette gjelder for eksempel opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidsplassen på grunn av helseforhold. Det kan være opplysninger om ryggplager som gir behov for spesialstol, allergi som forhindrer arbeid med en viss type produkter eller andre lignende opplysninger. Videre kan arbeidsgiveren kreve at årsaken til sykefravær som skjer i arbeidstiden, og som gir rett til sykepenger i egenmeldingsperioden, blir opplyst. Arbeidstakeren må selvsagt levere en eventuell sykemelding fra legen til arbeidsgiveren dersom sykepenger skal utbetales. Arbeidsgiveren må også få informasjon om eventuelle yrkesskader eller yrkesulykker som er oppstått på arbeidsplassen.

Dette betyr imidlertid ikke at arbeidsgiveren kan forlange å få se utfyllende legeerklæringer hvor en diagnose beskrives, eller å få tilgang til den ansattes legejournal. Arbeidsgiveren har ikke rett til å behandle flere helseopplysninger om arbeidstakeren enn det som er saklig begrunnet i virksomheten.

Noen virksomheter har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv. Dette medfører at de ansatte får en mer fleksibel ordning med hensyn til bruk av egenmelding ved sykdom, samtidig som arbeidsgiveren forplikter seg til tettere oppfølging av den syke med henblikk på å få ned sykefraværet. Dette innebærer for eksempel at arbeidsgiveren skal ringe hjem til den syke etter et gitt antall dager for å sjekke om det er noe som kan gjøres for at vedkommende skal kunne komme tidligere tilbake på jobb. Behandlingen av helseopplysninger vil her til dels ha hjemmel i lov (folketrygdloven og arbeidsmiljøloven) og til dels kreve samtykke fra den ansatte. Arbeidsgiveren kan ikke kreve å få vite detaljerte diagnoseopplysninger mot den ansattes vilje.

Noen arbeidsgivere har særlig rett til å kreve helseattest eller helseundersøkelse. Les om dette i eget punkt under.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kreve helseattest eller helsekontroll av arbeidstager?
På noen arbeidsplasser stilles det ekstra strenge krav til arbeidernes helse. I de fleste tilfeller vil arbeidsgiveren da ha en lovfestet rett til å be om at det fremvises helseattest, eller at de ansatte tar en helsesjekk. Dette gjelder for eksempel for jobber innen sjø- og luftfart. Hvis man er i tvil om arbeidsgiveren har rett til å forlange helseattest/- undersøkelse, kan man be arbeidsgiveren om å vise hvilken lov som sier at man må godta dette. Hvis arbeidsgiveren ikke kan vise til noen bestemt lov, er arbeidstakeren som oftest ikke forpliktet til å gi fra seg opplysningene. Det finnes imidlertid noen unntak, så for å være sikker bør man kontakte Arbeidstilsynet eller en fagforeningsrepresentant.
Arbeidstilsynet (nytt vindu)

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Hvordan skal arbeidsgiveren håndtere helseopplysninger?
Arbeidsgiveren kan ikke gi helseopplysninger videre til andre, med mindre det følger av lov eller dersom den ansatte har samtykket til det. Dette gjelder både i forhold til andre ansatte i virksomheten og til utenforstående. Arbeidsgiveren er likevel forpliktet til å gi en del opplysninger videre til forskjellige offentlige organer, slik som trygdevesenet og Arbeidstilsynet.

Helseopplysninger bør primært bare behandles av kvalifisert personale underlagt taushetsplikt, slik som personer innen bedriftshelsetjenesten. Dette gjelder imidlertid ikke for opplysninger om sykemelding og lignende, som må kunne behandles av nærmeste leder eller eventuelt personalavdelingen.

Kan bedriftshelsetjenesten utlevere opplysninger om ansatte til arbeidsgiveren? Bedriftslegen har bare anledning til å gi helseopplysninger til arbeidsgiveren dersom den ansatte har samtykket skriftlig. Legen skal dessuten forvisse seg om at utleveringen er i den ansatte sin interesse.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Rus og alkohol:

Kan arbeidsgiveren kreve at de ansatte aksepterer promillekontroll eller rusmiddeltesting?
Mange blir bedt om å samtykke til promillekontroller eller rusmiddeltester som rutinetiltak. Dette blir gjort enten ved underskrift av arbeidskontrakt eller i løpet av arbeidsforholdet. Svært få arbeidsgivere har saklig behov for å gjennomføre denne typen kontroller. De ansatte kan derfor be om å få opplyst hvorfor dette er nødvendig og om arbeidsgiveren har en lovhjemmel for å kreve slik testing. Hvis han ikke kan vise til en lovhjemmel kan man nekte å akseptere denne testingen.

Det må foreligge en lovhjemmel for at arbeidsgiveren kan kreve at den ansatte avgir blodprøve. Ønsker arbeidsgiveren en urinprøve må man se på hva som er formålet med testen og hvor inngripende testingen er. Dette vil avgjøre om det må en lovhjemmel til, eller om det er tilstrekkelig med et samtykke. En utåndingsprøve vil det antagelig være tilstrekkelig å samtykke til. Uansett kan det i alle disse tilfellene være lurt å sjekke med Arbeidstilsynet eller en fagforeningsrepresentant dersom man er i tvil.

Dersom samtykket er et ultimatum for at man skal få eller få beholde jobben, vil ikke samtykket være gyldig etter personopplysningsloven. Arbeidsgiveren må da kunne vise til at det finnes et lovgrunnlag for testingen.
Arbeidstilsynet (nytt vindu)

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kreve rusmiddeltesting eller andre opplysninger om ansatte som deltar i et AKAN-program?
Dersom de ansatte deltar i et AKAN-program eller på en annen måte har inngått en avtale med arbeidsgiveren om testing på bakgrunn av et erkjent rusmiddelproblem, vil avtalen som er inngått gi grensene for hvilke opplysninger de ansatte må gi fra seg. Avtalen vil også gi grensene for hvilke tester de må akseptere å gjennomføre.

Arbeidsgiveren kan likevel ikke tvinge arbeidstakere til å gi fra seg blodprøve eller urinprøve mot deres vilje dersom det ikke foreligger en lov for tvangsgjennomføring av testen. Resultatet av at man nekter kan imidlertid bli at man mister jobben.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Hvordan skal arbeidsgiveren håndtere opplysninger om rusforhold?
Opplysninger om rusforhold er meget sensitive, og bør i arbeidsforhold ikke under noen omstendighet være tilgjengelige for andre enn bedriftshelsetjenesten, AKAN og eventuelt andre instanser som er underlagt lovbestemte kompetansekrav og taushetsplikt.

Se også punktene ovenfor om rusmiddeltesting.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Fødselsnummer:

Kan arbeidsgiveren kreve å få arbeidstakernes fødselsnummer?
Fødselsnummer skal bare brukes når det er saklig behov for identifisering og fødselsnummeret er nødvendig for slik identifisering. Fødselsnummeret alene kan ikke brukes som legitimasjon for at en person virkelig er den han gir seg ut for, men det kan benyttes som en identifikasjon i arbeidsgiverens systemer.

En arbeidsgiver har et saklig behov for å ha fødselsnumrene til de ansatte. Det er blant annet nødvendig når virksomheten skal utbetale lønn på grunn av rapporteringsplikten til likningsmyndighetene. Det er også nødvendig med fødselsnummer for at arbeidstakerne skal få eventuelle sykepenger fra trygdevesenet, og for at skattettrekk blir registrert riktig så det kommer med på selvangivelsen. Arbeidsgiveren kan derfor uten samtykke kreve å få arbeidstakerens fødselsnummer og lagre dette.

Arbeidsgiveren kan derimot ikke kreve at de ansatte skal bruke fødselsnummeret sitt for eksempel som pålogging til datasystemet eller som kode i adgangskontrollen. Her er det tilstrekkelig at det opprettes et annet brukernavn eller et passord som er entydig for brukerne.

Arbeidsgiveren kan heller ikke gi fødselsnummer videre til andre med mindre dette er fastsatt i lov eller arbeidstakeren har samtykket til det.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Personalmappe og personalregister:

Hvor lenge kan personopplysningene lagres hos arbeidsgiveren?
Arbeidsgiveren kan bare lagre opplysninger om en arbeidstaker så lenge det er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige skal de slettes. Selv om en arbeidstaker slutter i sin stilling, kan fortsatt oppbevaring av enkelte personopplysninger være pålagt for eksempel etter regnskapsloven. I tillegg har de fleste arbeidsgivere behov for å oppbevare informasjon om hvem som var ansatt i hvilke tidsrom. Dette kan være av historiske eller administrative årsaker. Slik oppbevaring kan også finne sted uten den ansattes samtykke.

CV, søknader om permisjon, klager, oversikt over kursdeltagelser, tilrettelegging av arbeidsplass, notater fra medarbeidersamtaler eller lignende dokumentasjon har Datatilsynet ikke utarbeidet klare og entydige retningslinjer om. Grunnen er at ulike virksomheter kan ha ulike behov. Virksomheten må selv utarbeide rutiner og retningslinjer som skal internkontrolleres. Hva som skal skje med disse opplysningene bør derfor avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstager. Som hovedregel kan det være greit å gjennomføre en normal foreldelsesfrist på 3 år, mens for eksempel permisjonssøknad bør fjernes når permisjonen er avviklet og det ikke lenger er saklig behov for å oppbevare den.

En del arbeidsgivere oppbevarer kontaktopplysninger om tidligere ansatte til bruk ved invitasjon til julebord, jubileer, pensjonisttreff og lignende. Hvis man ikke er interessert i å delta på denne typen aktiviteter, har ikke arbeidsgiveren noe saklig behov for behandlingen til dette formålet, og må sørge for at man slettes fra adresselisten.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan advarsler eller lignende lagres i personalmappen?
Dersom en ansatt mottar advarsler, tjenstlige tilrettevisninger eller lignende, skal disse lagres i personalmappen. Det vil avhenge av den videre utviklingen av saken hvor lenge disse kan lagres.

Dersom det ikke mottas nye advarsler, skal advarselen tas ut og slettes etter relativt kort tid, men senest på det tidspunktet hvor den ansatte og arbeidsgiveren blir enige om at de forhold som lå til grunn for advarselen har opphørt. Det bør derfor avtales når advarselen skal slettes eller hvordan dette skal saksbehandles.

Hvis det derimot kommer nye advarsler kan dette medføre at tidligere advarsler kan lagres lenger. Hvis det oppstår en tvist eller arbeidsrettssak mellom en ansatt og arbeidsgiveren, vil advarsler og andre opplysninger av betydning for saken kunne lagres til tvisten er endelig avgjort eller eventuelle foreldelsesfrister er løpt ut. Dette vil bety at opplysningene kan lagres også etter at et arbeidsforhold er avsluttet.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Har arbeidstakeren innsynsrett i personalregisteret?
Arbeidstakeren har rett til innsyn i personopplysningene arbeidsgiveren har lagret om ham med noen helt få unntak.

Vanligvis vil den ansatte kunne få innsyn ved å henvende seg personlig til den nærmeste lederen eller til personalavdelingen. Hvis man blir avvist bør det rettes en skriftlig henvendelse til arbeidsgiveren hvor det blir bedt om innsyn. Her kan det vises til at man har rett til innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 18. Kopi av den skriftlige henvendelsen kan sendes til Datatilsynet. Arbeidsgiveren skal besvare den skriftlige henvendelsen innen 30 dager, og han kan ikke ta seg betalt for innsynet.

Hvis arbeidsgiveren fremdeles ikke gir innsyn, kan man henvende seg til Datatilsynet og vise til den tidligere oversendte kopien av innsynbegjæring. Datatilsynet vil da kunne hjelpe til i kontakten med arbeidsgiveren. Datatilsynet vil også kunne være med å vurdere om arbeidsgiveren har rett til å nekte innsyn i konkrete saker.

Man har ikke rett til innsyn i personalmappen til andre ansatte. Dette følger naturlig av regelen om konfidensiell behandling. Unntak gjelder hvis det foreligger tjenstlig behov for tilgang til opplysningene, det vil si at det tilhører jobben, eller at man har fått samtykke fra den opplysningene gjelder.

De samme reglene om rett til innsyn i opplysninger om en arbeidssøker hos arbeidsgiveren gjelder for rekrutteringsbyråene.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidstakeren kreve retting eller sletting av opplysninger som er lagret om ham?
Arbeidsgiveren er pålagt å behandle en del opplysninger både om søkere, ansatte og tidligere ansatte med hjemmel i for eksempel arbeidsmiljøloven, regnskapsloven og likningsloven. Det kan likevel ligge opplysninger i personalmappen som arbeidstakeren mener ikke burde ligge der. Arbeidstakeren kan også mene at arbeidsgiveren oppbevarer unødvendige personopplysninger på en annen måte. Arbeidstakeren har i så fall rett til å få vite hvorfor opplysningene er lagret.

Hvis man er uenig med arbeidsgiveren, og mener at opplysningene burde vært fjernet, kan sletting kreves. Dersom arbeidsgiveren nekter, må han gi en saklig begrunnelse for dette. Mener man at arbeidsgiveren ikke har rett til å nekte sletting, kan man henvende seg til Datatilsynet for hjelp.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan hvem som helst få se hva arbeidsgiveren har lagret om en arbeidstaker?
Arbeidsgiverens personalopplysninger skal behandles konfidensielt. Bare personer med tjenstlig behov skal ha tilgang. Arbeidsgiveren må derfor legge opp til et system som gjør at uvedkommende ikke kommer over informasjon fra personalregisteret. Personalkontoret skal for eksempel ikke la en PC stå tilgjengelig slik at alle kan se personalopplysninger på skjermen. Det samme kravet til konfidensialitet gjelder tilgang til utskrifter med slik personinformasjon. Arkivskap hvor personalmappene oppbevares skal derfor ikke stå ulåst eller tilgjengelig for uvedkommende.

Arbeidsgiveren har rett til å gi de tillitsvalgte opplysninger om en ansatt sin stilling og lønn i tilknytning til lønnsforhandlinger. Hvis det er mulig, skal opplysningene gis anonymt. I tillegg kan Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte kreve å få opplyst hvor mange timer overtid en ansatt jobber. Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte er i så fall underlagt de samme kravene til konfidensialitet som arbeidsgiver.
Les mer: lønnsopplysninger til tillitsvalgte

Arbeidsgiveren er også forpliktet til å gi en del opplysninger om arbeidstakerne videre til trygdeetaten, ligningsvesenet og Arbeidstilsynet. Arbeidsgiveren kan derimot ikke gi opplysninger om ansatte videre til privatpersoner eller forsikringsselskap uten samtykke.

Utlevering av opplysninger om tidligere ansatte til deres eventuelt nye arbeidsgivere, krever også samtykke. Uttalelser som er den tidligere arbeidsgiverens personlige meninger kan likevel ikke defineres som utlevering av personopplysninger, og krever ikke samtykke. Den nye arbeidsgiveren bør imidlertid ikke lagre denne typen informasjon uten å informere den ansatte slik at denne kan gi sine kommentarer til uttalelsene.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

E-post og internett:

Har arbeidsgiveren lov til å lese de ansatte sine private e-poster og filer?
Arbeidsgiveren vil som hovedregel ikke ha rett til å lese private e-poster og filer (for eksempel bursdagshilsener, private brev eller lignende) selv om de ligger på arbeidsgiverens datasystem. Det kan imidlertid finnes unntak fra dette.

Når det gjelder å lese e-post og filer som er virksomhetsrelaterte (jobbrelaterte brev, forespørsler, bestillinger og lignende) har arbeidsgiveren langt større rettigheter, selv når e-postene og filene ligger på arbeidstakeren sitt eget hjemmeområde eller i hans e-postkasse.
Les mer om dette under temaartikkelen om e-post og filer.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren overvåke det arbeidstakeren gjør på Internett?
Alle datasystem har automatiske loggfunksjoner. Virksomheten er forpliktet etter personopplysningsforskriften til å logge alle bevegelser i datasystemet som har betydning for informasjonssikkerheten. Loggingen er dessuten nødvendig for at systemet skal fungere. Dette innebærer særlig en plikt til å logge autorisert bruk og forsøk på uautorisert bruk av systemet. Logging innebærer en behandling av personopplysninger som i utgangspunktet er meldepliktig etter personopplysingsloven. Loggingen er likevel fritatt fra meldeplikten dersom opplysingene bare skal brukes til administrasjon av datasystemet eller oppdagelse og oppklaring av brudd på sikkerheten.

Det skal altså registreres hvem som har forsøkt å logge seg på selve systemet eller ulike program, og om dette ble godkjent eller ikke. Det vanligste er at det skjer en logging av hvem som til enhver tid er inne på forskjellige programmer og filer. Også alle de ansattes aktiviteter på Internett eller bruk av skriver logges automatisk.

Virksomhetens sikkerhetsmål, strategi og risikovurdering skal angi hva som er akseptabel bruk av datasystemet. Her kan man for eksempel komme til at nedlasting av musikkfiler eller store bildefiler ikke kan aksepteres ut fra systemets sikkerhetsnivå og dermed må forbys. En slik vurdering kan også føre til at virksomheten på bakgrunn av sikkerhetsnivået til datasystemet ikke tillater at de ansatte bruker systemet til private formål. Arbeidsgiveren kan også nekte ansatte å bruke systemet til private formål med grunnlag i styringsretten. Datatilsynet forutsetter at virksomheten har retningslinjer for bruk av datasystemet. De ansatte må kjenne til disse retningslinjene og konsekvensene av å bryte dem. Hva slags følger eventuelle brudd på sikkerheten får for de ansatte, er det ikke opp til Datatilsynet å vurdere. Annen lovgivning, for eksempel arbeidsmiljøloven, setter grenser for dette.

I de aller fleste tilfellene må virksomheten ha et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra de ansatte dersom loggene skal brukes til andre formål enn administrasjon og informasjonssikkerhet.

Arbeidsgiveren kan også benytte loggene til overordnet overvåking eller generell kontroll av datasystemet. Denne kontrollen kan imidlertid bare skje på gruppenivå for hele eller deler av virksomheten. Noen ganger vil arbeidsgiveren da kunne se av loggene at de ansatte misbruker datasystemet for eksempel ved at det lastes ned filer og programmer i strid med interne retningslinjer og instrukser, eller at det generelt benyttes for mye tid på Internett. Det finnes da forskjellige tekniske løsninger arbeidsgiveren kan velge som ikke innebærer behandling av personopplysninger. Dette kan for eksempel være innføring av sperre mot visse typer nedlastning eller filer. Disse metodene bør alltid foretrekkes.

Arbeidsgiveren kan gi beskjed om at det vil bli kontrollert hvem som står for den ureglementerte aktiviteten dersom den ikke opphører innen en gitt frist. Dersom aktiviteten ikke er opphørt når fristen er utløpt, vil arbeidsgiveren uten samtykke fra de ansatte kunne benytte loggene til å finne frem til den som står bak. Det er i så fall en forutsetning at informasjonen har nådd frem til alle de ansatte i tide. Den ansattes personvern vil da veie mindre enn arbeidsgiverens berettigede interesse i kontrollen. De opplysningene som kommer frem kan antagelig bli benyttet mot den ansatte for eksempel i en arbeidsrettssak. Dette følger imidlertid andre regler enn personopplysningsloven.

Dersom loggene indikerer straffbare forhold, for eksempel surfing på barnepornografi, skal politiet alltid kontaktes. Det skal imidlertid lite til før elektroniske logger ikke kan brukes som bevis i straffesaker, for eksempel fordi arbeidsgiver har gått frem på en ureglementert måte for å skaffe dem. En må derfor være særlig forsiktig med hensyn til kontroll av logger dersom det er mistanke om straffbare forhold.

Arbeidsgiveren kan altså ikke uten videre kartlegge hvor mye tid hver enkelt bruker på Internett, eller hvilke internettsider som blir besøkt. Loggene kan for eksempel ikke benyttes til overvåking av de ansatte til bruk ved oppsigelser. Bruk av loggopplysningene til denne typen formål skal meldes til Datatilsynet. Overvåking innebærer en større trussel mot de ansattes personvern enn sikring av systemet og datadrift, og da stiller loven strengere krav. Man må vente en tilsvarende streng vurdering fra Datatilsynets side.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren publisere personopplysninger om ansatte på Internett?
Arbeidsgiveren kan publisere visse opplysninger om de ansatte på virksomhetens hjemmeside. Opplysningene som publiseres må da knytte seg til arbeidsforholdet. Arbeidsgiveren kan for eksempel i utgangspunktet publisere navn, ansvarsområde, internt telefonnummer og e postadresse uten samtykke. Hvis det i tillegg er ønskelig å legge ut bilder av de ansatte må den det gjelder samtykke til dette. Det samme gjelder dersom arbeidsgiveren ønsker å publisere privatadresser eller andre mer detaljerte opplysninger om arbeidstakeren, slik som alder, sivilstand eller CV.

På intranett, som er et internnett for virksomheten, kan arbeidsgiveren i tillegg ha rett til å legge ut bilder av de ansatte uten først å innhente samtykke. Dette kan for eksempel være i tilknytning til virksomhetens interne telefonkatalog dersom det kan vises til at det er et saklig behov for dette knyttet til virksomheten. Arbeidsgiveren må imidlertid fjerne bildet dersom arbeidstakeren ber om det. Publisering av bilder fra firmafester og lignende skal først skje etter samtykke fra de som er gjenkjennelige på bildene.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Prestasjonsmåling, overvåking:

Hva kan registreres om arbeidstakernes prestasjoner?
Arbeidsgiveren har rett og plikt til å følge opp sine ansatte. Dette kan være å gi skikkelig opplæring, gi tilbakemelding på måten de ansatte utfører jobben på eller lignende. Det følger blant annet av arbeidsmiljøloven og ulovfestede regler om arbeidsgiverens styringsrett. Oppfølgingen kan skje ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, slik som telefonsystemet eller datasystemet. Det går imidlertid en uklar grense mellom lovlig oppfølging og ulovlig overvåking av de ansatte.

Ansatte som jobber på akkord må finne seg i at arbeidsgiveren teller hvor mye som produseres innenfor akkorden. Dette innebærer likevel ikke at de ansatte også må finne seg i at arbeidsgiveren for eksempel teller hvor mange besøk til toalettet de tar i løpet av arbeidsdagen, eller hvor lenge hvert opphold varer. Datatilsynet har utarbeidet en egen veileder om detaljregistrering som sier mer om den vurderingen som må foretas for å fastslå om det er snakk om lovlig oppfølging eller ulovlig overvåking.
Les mer: Veileder om detaljregistrering

Hvis man har mistanke om at arbeidsgiveren overvåker på en ulovlig måte, bør spørsmålet tas opp med tillitsvalgte eller Datatilsynet.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren ta opp de ansatte sine telefonsamtaler?
Det er ikke straffbart å ta opp telefonsamtaler man selv deltar i. Det settes likhetstegn mellom arbeidsgiver og den ansatte i denne sammenhengen. Det anses dermed normalt ikke som straffbart at arbeidsgiver foretar opptak av en samtale mellom seg selv, ansatte og eventuell tredjeperson. Det er imidlertid en forutsetning etter personopplysningsloven at deltakerne i samtalen blir informert om opptaket dersom opptaket skjer digitalt, eller dersom arbeidsgiveren ellers behandler opptakene slik at enkeltpersoner kan finnes igjen.

Verdipapirforetak har en lovpålagt plikt til å ta opp og lagre telefonsamtaler de ansatte foretar. Dette er for å kunne dokumentere mottatte og utførte oppdrag etter verdipapirhandelloven. Bruk av opptakene til andre formål, slik som kontroll av den ansatte, krever i utgangspunktet den ansattes samtykke.

I mange virksomheter ønsker arbeidsgiveren å ta opp eller lytte til de ansattes telefonsamtaler i opplæringsøyemed. Dette gjelder for eksempel innen kundesenterbransjen. Både den ansatte og samtaleparten skal alltid ha informasjon om at opptak eller avlytning til dette formålet foregår. Det vil avhenge av den konkrete situasjonen om opptaket krever samtykke fra den ansatte. Dette er nærmere omtalt i Datatilsynets veileder om detaljregistrering
Les mer: Veileder om detaljregistrering

Dersom man har mistanke om at arbeidsgiveren ulovlig overvåker telefonen, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Når er det lov å overvåke arbeidsplassen med kamera?
Mange arbeidsgivere benytter seg av kameraovervåking. Dette kan oppleves som ubehagelig for de ansatte. Alle arbeidsgivere må derfor ha et særskilt behov for å overvåke arbeidsplassen på denne måten.

Formålet med kameraovervåkingen vil ha betydning for hva som kan overvåkes. Hvis formålet er å forhindre tyveri fra kunder i butikken, er det ikke nødvendig med kameraer i lokalene der kun ansatte ferdes. Hvis formålet er å avdekke svinn fra kassene, er det ikke nødvendig å overvåke lagerlokalene. Hvis formålet er å forhindre innbrudd etter stengetid, vil det ikke være nødvendig at kameraene står på i virksomhetens åpningstid.

Datatilsynet kjenner ikke til tilfeller hvor arbeidsgiveren har kunnet vise til noen saklig begrunnelse for kameraovervåking av toaletter, garderober og pauserom. Dersom arbeidsgiveren overvåker denne typen lokaler med kamera, bør Datatilsynet kontaktes.

Datatilsynet har utarbeidet en egen veileder for alle som planlegger å iverksette kameraovervåking.
Kameraveilederen finner du her.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren føre kontroll av hvor arbeidstakeren er til enhver tid? -adgangskontroll og bruk av lokasjonsdata
Med adgangskontroll menes her tekniske løsninger som sørger for at bare de som rettmessig har adgang til et bestemt område, slipper inn. Dette kan for eksempel være bruk av elektroniske nøkkelkort.

Formålet med å ta i bruk et adgangskontrollsystem er å ivareta interne sikkerhetsforhold. Opplysningene skal derfor ikke brukes til andre formål som er uforenlige med disse uten samtykke fra de ansatte. Hvis arbeidsgiveren ønsker å benytte opplysningene til effektivitetsmålinger eller andre personaladministrative tiltak må det innhentes samtykke fra de ansatte.

Mange benytter samme system for adgangskontroll og tidsregistrering. Dersom arbeidsgiveren har en teknisk løsning som gjør at opplysningene holdes fra hverandre, er dette greit. Opplysningene må ikke kobles sammen uten samtykke fra de ansatte, og de ansatte skal alltid ha informasjon om hvordan opplysningene brukes. Se mer om tidsregistrering i eget punkt under.

Ikke alle arbeider fra et fast kontor. I disse tilfellene kan arbeidsgiveren ha et ønske eller behov for å vite hvor den enkelte ansatte befinner seg til enhver tid. Dette gjelder for eksempel innen budbilbransjen, hvor arbeidsgiveren trenger å vite hvilken budbil som til enhver tid befinner seg nærmest et nytt oppdrag. Mange arbeidsgivere ønsker å benytte seg av lokasjonsdata hentet fra for eksempel en gsm-enhet installert i bilen, eller fra den ansattes mobiltelefon til flåtestyring. I mange tilfeller vil det ligge innenfor arbeidsgiverens styringsrett å bestemme at slike løsninger skal benyttes. Dette forutsetter at de ansatte får god informasjon i forkant av tiltaket, og at opplysningene ikke benyttes til uforenlige formål uten den ansattes samtykke. Det er også en forutsetning at man velger løsninger som tilfredsstiller den ansattes behov for å kunne bevege seg privat i de tilfellene hvor man har rett til å gjøre visse private ærend i arbeidstiden. Dette kan for eksempel bety mulighet til å slå av senderen ved legebesøk eller lignende.

Dersom det er tvil om den løsningen arbeidsgiveren ønsker å benytte er lovlig, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kontrollere når arbeidstakeren kommer og går fra jobb?
Arbeidsgiveren kan kreve at de ansatte registrerer seg automatisk når de kommer på jobb om morgenen og når de går om ettermiddagen. Det kan også kreves at de registrerer seg ut på forskjellige koder dersom de forlater arbeidsplassen i avtalt arbeidstid, for eksempel for å gå til eksterne møter, tannlegen eller lignende. Dette følger av arbeidsgiverens styringsrett og arbeidsavtalen der de ansatte stiller sin tid til arbeidsgiverens disposisjon mot betaling.

I enkelte tilfeller er det vanskeligere for arbeidsgiveren å vite om den ansatte faktisk arbeider i den tiden som er avtalt. Dette kan være typisk i tilfeller der arbeidstakerne ikke har fast kontor, slik som budbilsjåfører eller lignende. Arbeidsgiveren vil da ofte ønske å innføre ordninger som kontrollerer dette. Det kan blant annet skje ved installering av en gsm-enhet i firmabilen, eller ved innføring av rutiner som innebærer innmelding av arbeidstid via sms. Arbeidsgiveren vil ha en saklig begrunnelse for å føre en viss kontroll med at de ansatte jobber i avtalt tid. Det er imidlertid viktig at kontrollen gjennomføres på den måten som er minst mulig inngripende overfor den ansattes personvern.

Dersom den ansatte samtykker til installering av gsm-enhet eller til bruk av sms, vil kravene etter personopplysningsloven være innfridd. Under visse forutsetninger må de ansatte noen ganger finne seg i denne typen kontroll uten at de samtykker også. Dette følger som nevnt over av at de har inngått en arbeidsavtale der de stiller sin tid til arbeidsgiverens disposisjon mot betaling. Registreringens detaljnivå kan likevel ikke gå lenger enn den tilsvarende registreringen som ansatte med fast kontorplass underlegges.

Det er en forutsetning for all tidsregistrering at den ansatte gis god informasjon om registreringen og formålet med denne, og at opplysningene ikke benyttes til formål som er uforenlig med tidsregistreringen uten den ansattes samtykke.

Mange virksomheter benytter samme system for tidsregistrering og adgangskontroll. Dersom arbeidsgiveren har en teknisk løsning som gjør at opplysningene holdes fra hverandre, er dette greit. Da tidsregistrering og adgangskontroll anses å være uforenlige formål, må imidlertid ikke opplysningene kobles sammen uten samtykke fra de ansatte. De ansatte skal alltid ha informasjon om hvordan opplysningene brukes. Se mer om adgangskontroll i eget punkt over.

Dersom man er i tvil om den løsningen arbeidsgiveren ønsker å benytte er lovlig, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Kan arbeidsgiveren kreve å få den ansattes spesifiserte telefonregning?
Hvis arbeidsgiveren betaler telefonregningen må han også få de nødvendige regnskapsbilag slik at regningen kan utgiftsføres i tråd med regnskapsloven. Mange arbeidstakere har avtale om at arbeidsgiveren betaler for telefon som brukes både i jobben og privat. Dette reiser en del personvernrelaterte problemer.

Den beste måten å sikre personverninteressen på er at den ansatte selv står oppført som abonnent, og har vanlig uspesifisert regning. For at arbeidstakerne skal få dekket telefonregningen helt eller delvis, må arbeidsgiveren få regningen som utgiftsbilag. Dette gjelder også når den ansatte selv betaler regningen, og får beløpet refundert i etterkant. En avtale om at arbeidsgiveren dekker et fast beløp som antas å dekke jobbdelen av telefonregningen kan sikre arbeidstakeren mot at arbeidsgiveren får innsyn i hvem familien har ringt til. Dersom det er nødvendig å ha en eksakt fordeling mellom jobbsamtaler og privatsamtaler må regningen være spesifisert. I slike tilfeller kan arbeidstakeren sladde private numre før regningen leveres, men da slik at det beløpet det er ringt for fortsatt går frem av regningen.

Dersom arbeidsgiveren står som telefonabonnent, kan arbeidsgiveren selv avgjøre om regningen skal være spesifisert eller ikke. Spesifisert regning vil gi arbeidsgiveren innsyn i private samtaler. Når man velger slike ordninger, bør det foreligge en klar avtale mellom arbeidstakeren og virksomheten som sikrer at arbeidstakeren for eksempel kan gå gjennom regningen og sladde alle nummer han har ringt privat.

Tilbake til innholdsfortegnelsen

Samtykke:

Kan arbeidsgiver true med negative konsekvenser dersom ikke arbeidstaker gir samtykke i ulike sammenhenger?
Samtykke fra den enkelte regnes for å være den beste personverngarantien siden den enkelte får anledning til å bestemme hvilke personopplysninger som kan behandles, til hva opplysningene kan brukes og hvordan. Samtykket har imidlertid en litt særlig stilling innen arbeidslivet fordi den ansatte eller jobbsøkeren ofte vil føle seg i en pressituasjon. Dette kan være fordi man føler at å ikke gi samtykke kan medføre at man ikke får ønsket en jobb, at man ikke får forfremmelse eller at man ikke får de oppgavene man mener man har krav på.

Dersom det å si nei medfører negative konsekvenser, vil ikke samtykket oppfylle kravet til frivillighet som følger av personopplysningsloven. Det er altså ikke lov å sette arbeidstakeren i en situasjon der han føler seg presset til å gi et samtykke. Dersom arbeidsgiveren stiller arbeidstakeren overfor et ultimatum ved å si at han ikke får jobben dersom han ikke oppgir opplysningene, tar Datatilsynet gjerne imot tips om det.

E-poster og filer

(12.07.2006) Redaksjonen

Hvor går grensene for hva arbeidsgiveren kan lese av e-poster og filer? Og hvor går skillet mellom private og virksomhetsrelaterte e-poster og filer?

Arbeidsgiverens styringsrett og personopplysningsloven

Arbeidsgiverens innsyn i de ansattes e-post og øvrige filer reguleres av personopplysningsloven. Samtykke fra den ansatte eller interesseavveiing etter personopplysningsloven § 8 bokstav f er det mest brukte rettslige grunnlag for å gjøre dette.

Arbeidsgiveren kan, på grunn av sin styringsrett, bestemme at de ansatte bare skal bruke bedriftens datasystemer til jobbrelaterte formål. En arbeidsgiver kan likevel ikke forbeholde seg retten til å lese all e-post som går inn og ut over virksomhetens system. Begrunnelsen er blant annet at den ansatte ikke selv kan styre hva som kommer inn i e-postkassen. Man kan for eksempel ikke garantere seg mot at en bekjent av en ansatt benytter denne sin e-postadresse på jobben til å oversende bilder fra siste helgs fisketur. Disse bildene vil være private, og arbeidsgiveren har ikke saklig grunn til innsyn i dem. Arbeidsgiveren kan i reglement eller instruks forbeholde seg retten til å slette eventuelle private meldinger som kommer inn over virksomhetens e-postsystem. Det følger da av alminnelig høflighet at det blir sendt melding til avsenderen om at e-posten er blitt slettet. Det vil også være rimelig at den ansatte som e-posten er adressert til gis beskjed når e-post faktisk slettes.

De fleste arbeidsgivere synes det er greit at de ansatte kan bruke systemet til enkelte private gjøremål. De fleste benytter derfor arbeidsgiverens datasystem både til jobbrelaterte og private gjøremål. Private gjøremål kan være å sende meldinger til kjente på e-post, eller å benytte hjemmedatamaskinen som arbeidsgiveren eier til å skrive private brev på. Noen ganger oppstår det spørsmål om hvorvidt arbeidsgiveren kan sjekke hva den ansatte har gjort på datasystemet, hvem han har skrevet til, hva som er skrevet og så videre. Denne typen problemstillinger dukker som regel opp fordi

den ansatte av en eller annen grunn (for eksempel sykdom eller ferie) er fraværende fra jobben. Arbeidsgiver vil da kunne ha saklig behov for å sjekke at ikke forespørsler og ordrer blir liggende ubesvart.
arbeidsgiver mistenker at den ansatte opptrer illojalt. Eksempel på dette kan være mistanke om at det gis opplysninger videre til konkurrerende selskaper.
arbeidsgiver mistenker at den ansatte opptrer i strid med virksomhetens instrukser og reglementer eller norsk lov. Dette kan for eksempel være å videresende filmer med et innhold som er uønsket eller ulovlig via e-post.

Klare retningslinjer for bruk av datasystemet
Arbeidsgiverens innsyn i de enkeltes e-postkasse på jobben kan til en viss grad sammenlignes med arbeidsgiverens gjennomgang av innholdet i posthyllene til de ansatte. Det vil finnes situasjoner hvor arbeidsgiveren har en saklig begrunnelse for å gå gjennom posthyllen på utkikk etter virksomhetsrelatert post. Dette kan for eksempel være fordi den ansatte er fraværende over lengre tid. Det samme vil være tilfelle for den ansattes e-postkasse.

Det skal foreligge regler eller instrukser for bruk av datasystemet på arbeidsplassen. Disse skal si noe om i hvilken grad det er lov å bruke systemet til private formål. I tillegg må reglene eller retningslinjene si noe om i hvilke situasjoner de ansatte må forvente at arbeidsgiveren kan kikke i e-postkassen eller på filer som ligger på den enkeltes område på datamaskinen. Denne informasjonen skal inngå i virksomhetens internkontrollsystem. Det er viktig at de ansatte gjennom informasjon blir gjort godt kjent med retningslinjene slik at de kan innrette seg etter dem.

Arbeidsgiverens rett til innsyn i e-postkasser må benyttes med forsiktighet, fordi disse postkassene skiller seg fra vanlige posthyller ved at det er vanskeligere å skille private opplysninger fra virksomhetsrelaterte opplysninger. Arbeidsgiveren bør gi klar instruks om hvilke forholdsregler den ansatte skal ta ved planlagt fravær (slik som ferie). Arbeidsgiveren kan for eksempel pålegge de ansatte å benytte fraværsmelding med informasjon om hvor ordre skal sendes. Ved uforutsett fravær, som sykemelding, kan arbeidsgiver legge inn en slik melding på vegne av den ansatte. Ved behov for innsyn skal den ansatte først informeres. Arbeidsgiver kan også be om samtykke ved behov for innsyn i slike saker. Et problem er at det ofte benyttes automatisk forhåndsvisning av e-posten, slik at arbeidsgiveren kan få tilgang til mer informasjon enn han har saklig begrunnelse for å se. Denne funksjonen kan i så fall fjernes.

Arbeidsgiveren vil som hovedregel ikke ha noen saklig begrunnelse for innsyn i åpenbart private opplysninger i e-post og filer. Han har i utgangspunktet heller ikke rett til å be om samtykke til slikt innsyn. Det største problemet er imidlertid som oftest å avgjøre om en e-post eller en fil er privat eller virksomhetsrelatert. Les mer om dette nedenfor.

Hva menes med en personlig e-postkasse?
De fleste virksomheter benytter e-postadresser som angir den ansattes navn, initialer eller lignende i adressen og deretter virksomhetens navn, slik som ola.nordmann@virksomheten.no eller on@virksomheten.no. Dersom den ansatte logger seg på med eget brukernavn og passord vil han ha en berettiget forventning om at denne e-postkassen ikke håndteres av andre enn ham selv, med mindre annet er klart avtalt med arbeidsgiver. Det er dette det siktes til når det snakkes om personlige e-postkasser i denne sammenhengen.

Dette gjelder også helt åpenbart e-postkasser av typen hotmail.com eller c2i.net som er opprettet av den ansatte som privatperson. I en del virksomheter forbys bruk av denne typen e-postkasser fra arbeidsgiverens system. Dette kan arbeidsgiveren gjøre i kraft av sin styringsrett.

Noen virksomheter benytter denne typen e postadresser i relasjon til arbeidet. I så tilfelle må muligheten for innsyn i og skille mellom virksomhetsrelatert og privat e-post avklares tydelig i retningslinjene. Grunnen er at slike adresser stort sett benyttes til private formål. Datatilsynet fraråder bruk av slike e-postadresser i arbeidsforhold.

E-postadresser av typen postkasse@virksomheten.no eller salgsavdelingen@virksomheten.no fremstår som klart virksomhetsrelatert. Verken avsender eller mottaker av e-posten vil ha en berettiget forventning om at e-post som sendes til slike adresser skal behandles som privat post. Dette kan imidlertid være mer tvilsomt hvis avsenderen har merket e-posten med en navngitt ansatt eller har skrevet ”konfidensielt” eller lignende i emnefeltet. I slike tilfeller anbefaler Datatilsynet at den ansatte konsulteres før en eventuell åpning blir gjort av andre.

Dersom den ansatte får anledning til å ha to e-postadresser (ola.nordmann@virksomhet.no og ola.nordmann.privat@virksomhet.no), vil dette kunne minske problemet med å skille mellom private og virksomhetsrelaterte opplysninger. Rutiner for å merke private e-poster eller filer med ”privat”, eventuelt plassere disse i egne mapper, vil også kunne hjelpe. Man vil nok likevel kunne oppleve situasjoner hvor for eksempel en fil blir lagret feil. Noen garanti for at det ikke skal oppstå problemer finnes ikke.

Fremgangsmåten ved innsyn i virksomhetsrelatert e-post
Arbeidsgiveren kan ha et saklig behov for innsyn i den ansattes e-poster og filer. Dersom det er laget regler eller retningslinjer for hvilke situasjoner arbeidsgiveren kan bruke innsynsretten, og de ansatte er klar over dette, er det i de fleste tilfeller tilstrekkelig for at arbeidsgiveren kan lese virksomhetsrelaterte e-poster og filer. Finnes ikke slike regler eller retningslinjer må den ansatte gi samtykke.

Selv med regler eller retningslinjer er det viktig at arbeidsgiveren så langt det lar seg gjøre informerer den ansatte på forhånd om at innsyn er ønsket. Hvis den ansatte er tilgjengelig bør vedkommende få anledning til å være tilstede under åpningen av e-poster og filer. Den ansatte kan da gis anledning til selv å sortere ut hvilke e-poster og filer som er virksomhetsrelaterte og hvilke som er private.

Dersom den ansatte er fraværende er det essensielt at vurderingen av om opplysningene er private foretas før e-posten eller filen åpnes. Dersom den fremstår som privat, skal den ikke åpnes. Noen ganger kan det likevel skje at arbeidsgiver vurderer feil og ved et uhell åpner noe som viser seg å være privat. Da skal filen snarest lukkes. Er en ansatt fraværende bør alltid en representant for den ansatte være tilstede ved åpningen av dennes e-post. Dessuten bør den ansatte i ettertid gis informasjon om hva det ble søkt innsyn i.

Hva avgjør om en e-post eller fil skal anses som privat?
Det må foretas en konkret helhetsvurdering av om det er mest sannsynlig at e-posten eller filen er privat eller virksomhetsrelatert. Momenter i vurderingen er blant annet om opplysningene er merket med privat eller lignende, hvem som er avsender eller mottaker og hva som står oppført som tittel. Den ansattes påstand om at opplysningene er private, skal tillegges vekt i vurderingen, men vil ikke nødvendigvis være avgjørende der andre momenter trekker i motsatt retning. Dersom e-posten eller filen er merket som privat i tråd med virksomhetens interne reglement eller instruks, skal også dette tillegges vekt. Forøvrig vil den konkrete situasjonen ha betydning i forhold til vektleggingen av de forskjellige momentene over.

Virksomhetens regler eller retningslinjer kan med fordel beskrive hvilke kriterier som vil bli lagt til grunn ved en vurdering om innsyn. De bør også si noe om hvordan e-poster og filer eventuelt skal merkes for å skille mellom virksomhetsrelaterte og private e-poster og filer.

Hva skjer dersom arbeidsgiveren mener at en privat fil eller e-post har et innhold som strider mot interne instrukser eller norsk lov?
Arbeidsgiveren er ansvarlig for sitt datanett, og dermed ansvarlig for at det ikke benyttes til ulovlig virksomhet. Dersom arbeidsgiveren mistenker at ansatte benytter systemet til for eksempel formidling av barnepornografi eller annet ulovlig materiale, bør alltid saken anmeldes til politiet. Det er viktig å huske at arbeidsgiveren fort kan komme til å ødelegge bevis i en eventuell kommende straffesak dersom innsyn foretas uten at de nødvendige forholdsregler er tatt. Det er derfor særlig viktig at politiet kontaktes i denne typer saker.

Det skjer fra tid til annen at arbeidsgiveren mistenker at en ansatt benytter systemet til illojal oppførsel eller brudd på interne regler og instrukser. Ofte er mistanken rettet mot innholdet i det som i utgangspunktet må karakteriseres som private e-poster og filer. Dersom arbeidsgiveren kan gi gode argumenter for at det er hold i mistanken, vil dette kunne medføre at kravet til saklig begrunnelse for innsyn anses som oppfylt. Det kan også i konkrete tilfeller være at vurderingen av arbeidsgiverens interesse i innsyn anses å veie tyngre enn den ansattes krav på personvern, slik at innsyn kan finne sted uten den ansattes samtykke.

Mange momenter vil kunne tillegges vekt i denne interesseavveiingen. Det vil for eksempel ha betydning hva mistanken gjelder, og forholdene som ønskes avdekket bør være så alvorlige at de kan medføre oppsigelse. Hva som ligger til grunn for mistanken vil også være av betydning. Det skal dessuten alltid vurderes om mistanken kan bekreftes på en annen og mindre personvernkrenkende måte. Videre vil det vektlegges dersom den ansatte kjenner til de skriftlige rutinene for hvordan innsyn skal skje. Datatilsynet anbefaler at den ansatte selv og en tillitsvalgt, eller en annen representant, gis anledning til å være tilstede ved åpningen av e posten eller filen. Dersom situasjonen gjør at det er vanskelig eller umulig å ha den ansatte tilstede, bør en representant for den ansatte være der. Hvilke vurderinger som er lagt til grunn for innsynet bør protokollføres.

Les mer i Spørsmål og svar om arbeidsliv.

Hva med de tillitsvalgtes e-post?
Av hensyn til arbeidstakerenes rettsvern og tillitsvalgtes muligheter til å ivareta dette har tillitsvalgte behov for et utvidet vern mot at ledelsen åpner deres e post og filer. Dette bør reguleres spesielt i virksomhetens retningslinjer. Dersom det ikke er gjort er utgangspunktet at e post som kan relateres til den tillitsvalgtes oppgaver er beskyttet mot innsyn i samme utstrekning som privat e-post.

Det vil imidlertid kunne være vanskelig å skille ut slik e-post fra øvrig e-post-korrespondanse. Datatilsynet anbefaler derfor at det opprettes en egen e-postadresse som kan benyttes til korrespondanse relatert til funksjonen som tillitsvalgt. Dette vil gjelde tilsvarende for verneombudet og AKAN - kontakten på en arbeidsplass.

Hvordan håndtere e-post ved avsluttet arbeidsforhold?
Det er ikke saklig grunn for arbeidsgiveren til å opprettholde e-postkasser i navnet til personer som ikke lenger arbeider i virksomheten. E-postkassen bør derfor slettes snarest når arbeidsforholdet er avsluttet. Virksomheten vil selvsagt ha et behov for å sikre seg virksomhetsrelatert e-post som har blitt eller vil bli sendt til den som har sluttet. Før den ansatte slutter må vedkommende derfor rydde opp i sine e-poster og filer, slik at det som er virksomhetsrelatert blir tatt vare på.

Når det gjelder e-post sendt til en ansatt som har sluttet, så kan ikke arbeidsgiveren automatisk videresende denne til en ny saksbehandler uten samtykke fra den som har sluttet. Dette er fordi det også vil kunne skje en videresending av private e-poster.

Etter avtale mellom den tidligere ansatte og virksomheten, kan e-postkassen opprettholdes i en begrenset periode, eventuelt med videresending til ny adresse.

Innsyn i e-poster og filer tilhørende en ansatt ved dødsfall
Spørsmålet må avgjøres konkret i hver enkelt situasjon. Arbeidsgiveren kan antagelig søke seg frem til virksomhetsrelatert post i disse tilfellene. Når det gjelder den ansattes pårørende eller arvinger kan ikke disse uten videre gis adgang til den avdøde sine private e-poster og filer.

Dødsboet trer inn i økonomiske forhold og forpliktelser. E-post er antagelig ikke en slik forpliktelse, og man bør derfor være restriktiv med å gi boet innsyn. Utlevering av opplysninger fra datasystemet til politiet i etterforskningsøyemed anses derimot som uproblematisk.

Hva kan bli konsekvensen av innsyn i strid med personopplysningsloven?
Brudd på personopplysningsloven kan medføre pålegg og eventuelt tvangsmulkt fra Datatilsynet, eller erstatningsplikt. Forsettlige eller grovt uaktsomme brudd på loven kan i tillegg medføre bøter og eventuelt fengsel dersom forholdet blir anmeldt til politiet.

Utskrifter av filer og e-poster har i flere anledninger blitt lagt frem som bevis i tilknytning til arbeidsrettssaker. Retten kan akseptere fremleggelse av bevis selv om dette er innhentet på ulovlig vis. Praksis viser imidlertid at retten i stor grad vurderer om beviset er lovlig frembrakt og regelmessig avskjærer bevis som er innhentet på ulovlig vis. Det er derfor viktig at virksomheten skaper gode rutiner i tråd med lovens krav.

Datailsynets retningslinjer for egne ansatte
Datatilsynet har retningslinjer for egne ansatte når det gjelder e-poster og filer. Disse har vi publisert slik at virksomheter og andre kan se et eksempel på hvordan slike retningslinjer kan se ut.

Les Datatilsynets retningslinjer for egne ansatte

Innsyn i e-post - en kort oversikt

(10.10.2006) Beate Sire Dagslet

Datatilsynet har laget en oversikt som i korte trekk viser regler for innsyn i ansattes e-post.

Oversikten viser til e-post, men gjelder alle typer elektronisk kommunikasjon og filer i et datasystem. Utfyllende informasjon finner du i artikkelen E-poster og filer, se peker nederst i artikkelen.

ARBEIDSGIVERenS RETTIGHETER

I utgangspunktet er det forbudt med innsyn i de ansattes personlige e-postkasse ved virksomheten. Dette er e-postkasser som er knyttet til en bestemt persons navn eller er avtalt å være personlig.

I enkelte situasjoner er det likevel mulig å foreta innsyn for å hente ut nødvendig virksomhetsrelatert e-post. Virksomhetsrelatert e-post er e-post som er knyttet til gjennomføring av arbeidsoppgaver.

Innsyn skal alltid være saklig begrunnet. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt. Prøv derfor å få tak i informasjonen på annen måte før innsyn gjøres.

I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt:

A: Ved fravær dersom:

det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn.
den ansatte samtykker eller virksomheten har skriftlige retningslinjer som de ansatte er kjent med og som klart og tydelig sier hvilke fraværssituasjoner som kan innebære innsyn

B: Ved opphør av arbeidsforholdet dersom:

det er behov for å sortere ut virksomhetsrelatert e-post før innholdet slettes og e-postkassen avsluttes i tråd med skriftlige retningslinjer
dette er avtalt med den enkelte

C: Ved mistanke om at:

e-post har et innhold som er straffbart
e-post som inngår som et ledd i gjennomføringen av en straffbar handling
det sendes e-post som medfører et grovt brudd på plikter som følger av arbeidsforhold, reglement eller annet skriftlig regelverk

Er et av vilkårene i punkt C oppfylt kan det også gjøres innsyn i privat e-post på den personlige e-postkassen. Ved mistanke om straffbare forhold bør politiet kontaktes. Dersom bare punkt A og B er oppfylt, kan man ikke foreta innsyn i privat e-post.

Når innsyn skal gjennomføres

Arbeidstakeren skal varsles før innsyn!

Disse tre punktene skal i tillegg gjennomføres:

Arbeidstakeren må få tilbud om å være tilstede ved åpningen selv, eller selv få utpeke en representant som kan være tilstede
Metoden for innsyn må være beskrevet før man setter i gang
Innsynet skal dokumenteres (hvorfor innsynet foretas, hvem som fattet beslutningen, hvem som var tilstede, metode for innsyn og resultatet)

Datatilsynet anbefaler

Ha klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. Legg særlig vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av såkalt fraværsassistent ved planlagt fravær. Videre må det tydelig gå frem om det skal være tillatt å benytte den personlige e-post adressen til privat bruk.
Dersom virksomheten tillater privat bruk, må man unngå uklare ord og fraser i beskrivelsen av omfang (som ”rimelig privat bruk er tillatt” og ”begrenset privat bruk”). Vær konkret!
Definer hva som anses som et grovt brudd på plikter i virksomheten
Lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv.

Råd til ARBEIDSTAKERe - Rettigheter

Begrens de private aktivitetene på arbeidsgivers datasystem. Datasystemet er ment for å utføre arbeidsoppgaver.
Prøv å unngå korrespondanse som ikke er jobbrelatert via e-posten på jobben.
Krev klare og tydelige retningslinjer for hva som er akseptabel/uakseptabel bruk av jobbens datasystem, og om det er lov å bruke det til private gjøremål.
Merk e-poster som er private med ”privat” i emnelinjen og/eller lagre disse i et mappesystem som tydelig viser at innholdet er privat.
Husk at alt du foretar deg både på Internett og med e-postsystemet vil kunne spores tilbake til deg.
Du skal varsles før innsyn eventuelt foretas
Du har rett til å få dokumentert hvorfor det ble foretatt innsyn, hvem som fattet beslutningen, hvem som var tilstede, hvordan innsynet ble foretatt (metode) og resultatet.

Mer informasjon

Utfyllende informasjon om emnet finner du i artikkelen "E-poster og filer".

Rettleiar - detaljregistrering

Kva for rettar har arbeidsgivarar og tilsette i bransjar der det blir samla inn store mengder detaljerte opplysningar om dei tilsette. Vurderingane vil særleg gjelde i kundesenterbransjen.

Avtalar
I rettleiaren blir det understreka kor viktig det er med avtalar mellom arbeidsgivar og representantar for dei tilsette om registrering og bruk av personopplysningar. Dette vil kunne redusere personverntrusselen og gi ei større grad av tryggleik for den einskilde. Avtalen bør mellom anna angi kva opplysningstypar arbeidsgivaren ønskjer, kva opplysningane skal brukast til og korleis opplysningane vil bli nytta. Ein slik avtale vil kunne fungere som argument for behandling av personopplysningar til lovlege kontrolltiltak. I rettleiaren er det skildra nærmare kva denne typen avtale bør innehalde.

Ulike formål med opplysningane
Opplysningane frå detaljregistreringar blir etter Datatilsynets erfaring nytta til tre hovudformål; berekning av prestasjonslønn, ressursplanlegging og måling/oppfølging av dei tilsette. Verksemda står fritt til velje om den vil lønne dei tilsette etter prestasjonar, men dette må vere avklart i den individuelle arbeidsavtalen. Når verksemda treng opplysningar som er nødvendige for arbeidsplanlegginga, bør det vere tilstrekkeleg å vite korleis teamet eller gruppa totalt sett presterer. Så lenge statistikken blir teken ut på gruppenivå, vil det ikkje utgjere ein personverntrussel. Når det gjeld måling og oppfølging av dei tilsette, kan det fort oppfattast som ubehagelege kontrolltiltak, samtidig som ein viss kontroll må kunne vere forventa i arbeidslivet. Arbeidsgivaren og dei tilsette sine interesser må derfor vegast opp mot

Les heile rettleiaren her (pdf-format)

Tilgangskontroll - (adgangskontroll)

(15.11.2004) Redaksjonen

Eit tilgangskontrollsystem inneheld informasjon om tidspunktet bestemte personar har kome inn i eller gått ut av eit område. Tilgangskontrollsystem er regulerte av personopplysningslova.

Meldeplikt

Eit tilgangskontrollsystem må meldast til Datatilsynet seinast 30 dagar før oppstart (personopplysningslova § 31). Meldeskjema finst her.

Samtykke eller interesseavveging
Verksemda kan starte opp med tilgangskontroll dersom den har samtykke frå alle som skal bruke systemet. Samtykket må vere informert, frivillig og uttrykkjeleg (sjå personopplysningslova §§ 8 og 2 nr. 7). I nokre tilfelle vil nytten for verksemda i å ha eit slikt system overstige den einskilde si interessa for personvern. I slike tilfelle treng ikkje verksemda få samtykke (personopplysningslova § 8 f). Det er verksemda som skal vurdere dette, men Datatilsynet kan overprøve vurderinga. Det er lite truleg at Datatilsynet vil ha innvendingar dersom det ligg føre ein avtale mellom arbeidsgivaren og arbeidstakarane sine representantar om korleis systemet skal brukast.

Dersom verksemda vil bruke opplysningar frå tilgangskontrollsystemet til anna enn å vareta den interne tryggleiken, må kvar enkelt tilgangskontrollert ha samtykt til dette. Verksemda skal i alle tilfelle gi informasjon om tilgangskontrollsystemet.

Kva kan registrerast i tilgangskontrollsystemet?
Tilgangskontrollsystemet kan berre innehalde opplysningar som er nødvendige for at formålet med systemet skal kunne oppfyllast. tilgangskontrollsystem har som formål å vareta intern tryggleik ved hjelp av registrering av passeringar i bestemte kontrollpunkt. Unødvendige opplysningar skal verken blir samla inn eller brukt.

Det kan vere nødvendig å lagre informasjon som for eksempel:

opplysningar om korthaldar, for eksempel internt telefonnummer, bilnummer og firmatilknyting.
autorisasjonsopplysningar og passeringsopplysningar.

Dette er opplysningar om område den einskilde får tilgang til, eventuelt i kva tidsrom, kva kontrollpunkt som er passert når (Se elles personopplysningslova §§ 11 og 28).

Dei kontrollerte skal ha informasjon og innsynsrett

Den som blir registrert i et adgangskontrollsystem skal alltid bli informert om dette. Informasjonen skal gjøre den registrerte klar over hva formålet med registreringen er, hvem som får tilgang til opplysningene, og hvordan opplysningene skal brukes. Det bør også bli gitt informasjon om hvor lenge passeringsopplysningene blir oppbevart (personopplysningsloven § 19).

Systemet må i tillegg være lagt opp på ein slik måte at det sikrer at opplysningene er korrekte og oppdaterte. De registrerte har som regel innsynsrett i sine passeringsopplysninger, slik at de kan få anledning til å oppdage og korrigere feilregistreringer (personopplysningsloven §§ 11, 18 og 27).

Må PIN-kode bli brukt i tilgangskontrollsystemet?
Når opplysningar om passeringa blir lagra i systemet: Etter Datatilsynets vurdering er det nødvendig med eit eintydig identifikasjonsmiddel, for eksempel PIN-kode, som sikrar at berre innehavaren av tilgangskortet blir identifisert som bruker av kortet. Datatilsynet tek dette standpunktet med bakgrunn i at personopplysningane som blir handterte skal oppfylle ein del krav som er gitt i personopplysningslova (§§ 11 og 12).

Når passeringa ikkje blir lagra i systemet: Dersom opplysningar om passeringa ikkje skal lagrast i systemet, krev ikkje Datatilsynet bruk av PIN-kode.

Kven kan få tilgang til opplysningane?

Det kan ikkje leverast ut opplysningar til utanforståande frå tilgangskontrollsystemet utan samtykke frå dei opplysningane gjeld. Politiet kan likevel krevje opplysningane utleverte som ledd i etterforskinga av ei straffbar sak.

Når skal opplysningane om passeringar bli sletta?

Lova krev at personopplysningar ikkje skal oppbevarast lenger enn nødvendig. Den behandlingsansvarlege må vurdere kor lenge den treng opplysningane. Vurderinga må takast ut frå omsyn til tryggleiken, og vil variere frå verksemd til verksemd. Når data ikkje lenger er nødvendige, skal dei slettast(personopplysningslova § 11 bokstav e. og § 28). Dersom tilgangssystemet er nødvendig for å hindre tap av liv og helse, økonomisk tap eller tap av omdømme og personleg integritet, gjeld avgjerda i personopplysningsforskrifta § 2-16, som krev minst tre månaders lagringstid for opplysningar om autorisert og uautorisert bruk.

Kan tilgangskontrollsystemet koplast med tidskontrollsystemet?

I utgangspunktet kan ikkje desse systema koplast. Dei to systema varetek ulike formål. tilgangskontrollen skal vareta interne tryggingsforhald, mens tidskontrollen skal brukast til lønns- og tidsutrekning. Det er ulovleg å kople behandlingar med forskjellig formål utan eit spesifikt samtykke for koplinga frå kvar enkelt av dei registrerte. Samtykke til ei eventuell samanstilling må baserast på god informasjon.

Kameraovervåking på arbeidsplassen

(25.04.2006) Christine Ask Ottesen

For at arbeidsgiver skal kunne kameraovervåke en arbeidsplass, kreves det et særskilt behov. Det vil si at det kreves noe mer enn en saklig begrunnelse.

Kravet er begrunnet i at det er en begrenset krets med mennesker som vedvarende eller regelmessig fanges opp av overvåkingen. For de fleste arbeidstakere vil det oppleves som belastende å få sin innsats kontrollert/overvåket kontinuerlig.

Det finnes en grense for hvor intensiv overvåking som kan tillates på en arbeidsplass. Hvor grensen skal trekkes må bero på en konkret og skjønnsmessig vurdering. I vurderingen skal det legges vekt på om de ansatte motsetter seg behandlingen. Interessen som skal i varetas må veies mot den integritetskrenkelsen overvåkingen vil innebære for den enkelte. I interesseavveiningen vil vinklingen av kameraene kunne ha betydning. For eksempel kan kravene være oppfylt i forhold til å overvåke en kasse hvor penger oppbevares, men ikke det øvrige området bak butikkdisken. I vurderingen vil det også ha betydning om det skal skje overvåkning i sanntid eller videoopptak som blir lagret for senere bruk.

I Datatilsynets praksis er det lagt til grunn at ivaretakelse av liv og helse og kriminalitetsbekjempelse vil kunne oppfylle kravet til særskilt behov. Interesser som økonomiske og sosiale forhold vil også kunne innebære en berettiget interesse, men interesseovervekten vil i slike tilfelle ofte falle ut til fordel for den enkeltes krav på personvern.

Dersom formålet er ivaretakelse av arbeidstakers liv og helse, vil kameraovervåking kunne være tillatt dersom arbeidsplassen ut i fra en konkret vurdering kan sies å ha en særskilt sikkerhetsrisiko. Typisk kan dette være i produksjonsvirksomheter som medfører fare for den enkelte, oljeindustrien og så videre, eller områder med stor fare for ran, slik som banker og postkontor. I enkelte slike situasjoner være tilstrekkelig med overvåking i sanntid, det vil si monitorering uten opptak.

Er formålet å hindre tyveri og hærverk fra utenforstående, vil kameraovervåking også kunne tillates. Dette gjelder likevel bare på områder hvor det foreligger en særskilt risiko for slik kriminalitet. Eksempelvis kan steder hvor større kontantbeløp håndteres kunne overvåkes på dette grunnlaget.

Kameraovervåking for å forhindre svinn og underslag fra ansatte, kan være tillatt dersom det for den konkrete virksomheten foreligger et dokumentert problem eller en konkret fare for svinn eller underslag av en viss størrelse. Ettersom man alltid skal ta i bruk det minst inngripende tiltaket, og kameraovervåking på arbeidsplassen ofte vil oppleves som svært belastende, må arbeidsgiver forsøke å komme problemet til livs på andre måter før kameraovervåkingen innføres.

Utover disse formålene kan kravene til særskilt behov for å kameraovervåke vanskelig tenkes oppfylt i arbeidslivet.

Kameraovervåking vil heller ikke være tillatt i en ”hjemlig” situasjon der de fleste forventer ro og fred fra andre, for eksempel i toalettrom, avkledningsrom, prøverom og pauserom.

Den som kameraovervåker har flere plikter. Overvåkingen skal tydelig varsles og sammen med varslingen skal det informeres om hvem som er ansvarlig for overvåkingen. Skjult overvåking er ikke tillatt. Opptak skal slettes når det ikke lenger er saklig grunn til oppbevaring, og senest etter sju dager. Overvåkingen skal meldes Datatilsynet.

Les Datatilsynets veileder om kameraovervåking
Gå til arbeidslivssidene

Varsling i arbeidslivet (”whistle-blowing”)

(04.01.2007) Astrid Flesland

Nye regler om varsling i arbeidslivet trådte i kraft 1. januar 2007. Arbeidstakere har fått en rett til å varsle om kritikkverdige forhold uten å bli utsatt for gjengjeldelse. Arbeidsgiverne har fått en plikt til å legge til rette for varsling.

Plikt til å tilrettelegge for intern varsling

I arbeidsmiljøloven slås det fast at arbeidsgiveren skal legge til rette eller utarbeide rutiner for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten. (Arbeidsmiljøloven § 3-6)

Det er virksomheten selv som i første omgang må vurdere om forholdene tilsier at man skal utarbeide rutiner eller sette i verk andre tiltak som legger til rette for varsling. Man må anta at ”kritikkverdige forhold” som nevnt i arbeidsmiljøloven § 2-4 favner relativt vidt. Opplysninger om kriminelle forhold og mislighold av lovbestemte påbud eller forbud, vil være omfattet. Videre kan brudd på virksomhetens etikkbestemmelser eller instrukser også være omfattet.

Sensitive personopplysninger

Opplysning om at en person har vært ”mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling” være en sensitiv personopplysning (personopplysningslovens § 2 nr. 8, b).

Datatilsynet legger til grunn at denne typen opplysninger ofte blir samlet inn i forbindelse med varsling i arbeidslivet.

Meldeplikt, ikke konsesjonsplikt

Virksomhetens bruk av personopplysninger til varslingsrutiner og varslingstiltak i tråd med kravene i arbeidsmiljølovens § 3-6 har hjemmel i lov, og har dermed også oppfylt kravet til rettslig grunnlag i personopplysningslovens §§ 8 og 9.

Som følge av dette er bruken av personopplysninger også unntatt konsesjonsplikt etter personopplysningsforskriftens § 7-16. Bruk av personopplysninger i varslingsrutiner og varslingstiltak vil dermed kun være meldepliktig. Det er imidlertid en forutsetning at man ikke behandler flere opplysninger enn det som er nødvendig for å ivareta formålet med varslingsreglene.

I forbindelse med revisjon av personopplysningsloven og personopplysningsforskriften vil det bli vurdert om det også skal gjøres unntak fra meldeplikten.

Andre plikter

Den behandlingsansvarlige (arbeidsgiveren) må ivareta de øvrige plikter som følger av loven ved behandling av personopplysninger. Følgende plikter fremheves særlig:

Internkontroll og informasjonssikkerhet
Den behandlingsansvarlige må etablere dokumentert informasjonssikkerhet og internkontroll for varslingsordningen (personopplysningsloven §§ 13 og 14, jf. personopplysningsforskriftens kap. 2 og 3). Rutinene skal være tilgjengelige for de den måtte angå jf. personopplysningsforskriftens § 3-1. Dette innebærer at de ansatte i virksomheten som vil bli omfattet av ordningen skal kjenne disse rutinene.

Informasjonsplikt
Det er Datatilsynets oppfatning at unntaket i personopplysningslovens § 20, andre ledd bokstav a. ikke kommer til anvendelse i tilknytning til varsling, fordi behandlingen ikke er ”uttrykkelig” fastsatt i lov. Det vil blant annet kunne være uklart for de ansatte om virksomheten er omfattet av kravene i § 3-6.

Eventuelle unntak etter personopplysningslovens § 23 må vurderes konkret i forhold til hver sak (hvert varsel), og ikke for varslingstjenesten som sådan. Virksomheten kan for eksempel ikke unnlate å gi informasjon til en person med henvisning til § 23, b, dersom det forhold det er varslet om ikke er straffbart, men kun er å anse som uetisk, eller i strid med interne instrukser.

Rett til innsyn
Enhver registrert vil ha rett til innsyn i de personopplysninger som behandles i tilknytning til varslingen jf. personopplysningslovens § 18. Unntakene i § 23 må vurderes konkret i forhold til den enkelte innsynsbegjæring.

Sletting
Personopplysninger må slettes når de ikke lenger er nødvendig ut fra formålet med behandlingen, jf. personopplysningsloven § 11 første ledd, bokstav e). Datatilsynet antar at lagring i 2 måneder etter avslutning av undersøkelsene knyttet til varselet, vil være passelig i de fleste sammenhenger.

Personopplysninger som fremgår av varsler som vurderes som ubegrunnede, bør slettes umiddelbart.

Utlevering m.m.
Utlevering av personopplysninger samlet inn i tilknytning til en varslingsordning kan skje dersom vilkårene for utlevering i personopplysningslovens §§ 8, 9 og 11 er oppfylt. Ved utlevering til utlandet må også kravene i §§ 29 og 30 være oppfylt.

Det regnes ikke som utlevering av personopplysninger dersom virksomheten setter ut håndtering av varsling til et eksternt firma. Det eksterne firmaet vil da anses som en databehandler jf. personopplysningslovens § 2 nr. 5.

Forholdet til The Sarbanes-Oxley Act of 2002

I USA gjelder strenge regler med hensyn til blant annet varsling om økonomisk kriminalitet. Selskaper som er børsnotert i USA kan være omfattet av The Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX) som gir bestemmelser om dette.

Det er Datatilsynets oppfatning at varslingsreglene i arbeidsmiljøloven favner videre enn varslingsbestemmelsene etter SOX, og at norske virksomheter har tilstrekkelig hjemmel i Aml. § 3-6 til også å oppfylle kravene etter denne bestemmelsen. Likevel slik at eventuell utlevering av personopplysninger til USA må følge bestemmelsene om utlevering til utlandet i personopplysningslovens § 29 og 30. Om vilkårene er oppfylt vil måtte avgjøres konkret i forhold til en eventuell utlevering.

Mer om bestemmelsene:

Ot. Prp. Nr. 84 (2005-2006) - Om lov om endringer i arbeidsmiljøloven (varsling)

Reklame på jobben

(26.09.2007) Gunnel Helmers

Den som markedsfører varer og tjenester overfor privatpersoner må respektere en reservasjon i reservasjonsregisteret. Hvordan er det med reklamehenvendelser til deg på din arbeidsplass?

Virksomheter og næringsdrivende har ikke samme vern som privatpersoner. En markedsfører kan sende relevant markedsføring via post eller telefon til en bedrift uten å måtte ta hensyn til de ansattes eventuelle reservasjoner. Det er likevel ikke fritt frem å sende hva som helst av reklame til ansatte på virksomhetsadressen. Disse kravene må være oppfylt:

Markedsføringshenvendelsen kan bare sendes til bedriften som sådan, eller direkte til noen som i kraft av sin stilling vil være rett kontaktperson.
Tjenesten eller produktet må være relevant for virksomheten og kontaktpersonen. Det er for eksempel ikke relevant å sende reklame om en bærbar PC til alle ansatte ved en virksomhet. En slik henvendelse må rettes til for eksempel en innkjøpsansvarlig eller virksomhetsadressen.
Når en registrert person ber om det, skal markedsføreren legge inn en sperre på vedkommende i sitt lokale navne- og adresseregister. (Personopplysningsloven § 26). Virksomheten skal ikke kontakte ham eller henne med nye markedsføringsfremstøt.

Det ville medføre en omgåelse av regelverket dersom ingen ansatte skulle være vernet mot direkte markedsføring også på arbeidsplassen. En stor del av Norges befolkning – over én og en halv million mennesker, ifølge opplysninger fra Brønnøysundregistrene – har reservert seg mot direkte reklame per telefon og post. Det er neppe i samsvar med de registrerte personenes ønsker, eller lovgivers intensjon, dersom markedsførerne fritt skal kunne sende all reklamen man har reservert seg mot å få hjem, til posthyllen på arbeidsplassen i stedet.

Les brev fra Datatilsynet til Dell (pdf, nytt vindu, klagerens kontaktopplysninger er fjernet)

E-post, faks og SMS krever forhåndssamtykke

Reklame på e-post eller SMS til enkeltpersoner krever at markedsføreren har fått forhåndssamtykke. Dette gjelder uavhengig om henvendelsen sendes til jobb- eller hjemmetelefon, eller til din privat- eller jobbadresse. Les mer om dette på Forbrukerombudets hjemmesider:
Nye retningslinjer for reklame på e-post og sms (nytt vindu)

Menneskerettsdomstolen: Overvåking i strid med menneskerettighetene

(16.04.2007) Gunnel Helmers

- Overvåking av epost, internettbruk og telefonsamtaler uten varsel og klar lovhjemmel strider mot den europeiske menneskerettskonvensjonen.

En kvinne som arbeidet på Carmarthenshire College i Wales ble utsatt for overvåking av logger over telefonsamtaler, eposter og internettbruk. Arbeidsplassen hadde ingen retningslinjer for slik kontroll, og den ansatte hadde heller ikke blitt informert.

- Overvåkingen strider mot den Europeiske menneskerettskonvensjonen (EMK) artikkel 8, konkluderer domstolen. Bestemmelsen gir rett til respekt for privatliv, familieliv og korrespondanse.

Overvåking av logger

Arbeidsgiveren oppga at de sjekket kvinnens bruk av telefon og epost, samt gikk gjennom besøkte Internettsider for å finne ut om arbeidstakeren brukte høyskolens ressurser til personlige formål. De mente at dette var nødvendig for å sikre at offentlige midler ble brukt forsvarlig.

Overvåkingen innebar analyse av spesifiserte telefonregninger, Internettlogger og epostlogger. Det vil si at arbeidsgiveren visste hvilke telefonnumre som var oppringt, antall samtaler, og dato og tidspunkt. Arbeidsgiveren gjennomgikk også hvilke nettsteder som ble besøkt, og tidspunktet for besøket. Loggopplysningene om epost bestod i hvem den andre parten var, og når eposten ble sendt.

Kvinnen mente overvåkingen var urettmessig. Hun fikk ikke medhold i britiske domstoler, og sendte saken videre til Menneskerettsdomstolen.

Innsyn i loggene er nok
I dommen gjennomgår Menneskerettsdomstolen en rekke prinsipper. Domstolens rettspraksis er slik at telefonsamtaler fra forretningslokaler åpenbart faller inn under begrepene ”privatliv” og ”korrespondanse” i menneskerettskonvensjonen artikkel 8. Retten mener det dermed også er logisk at eposter sendt fra arbeidsplassen og logger over besøkte internettsider har liknende beskyttelse.

Domstolen tok ikke stilling til om arbeidsgiveren leste innholdet i eposten eller ikke. De mente at det å kikke i loggene i seg selv er tilstrekkelig til å utgjøre brudd på menneskerettskonvensjonens artikkel 8. Retten legger vekt på at det ikke forelå noen instruks eller liknende, og at klageren ikke hadde blitt informert om overvåkningen.

Menneskerettsdomstolen understreker at de ikke ser bort fra at innsyn/overvåkning i noen tilfeller kan være nødvendig, men understreker at inngrepene må være i samsvar med loven og nødvendige av hensyn til den nasjonale sikkerhet, offentlige trygghet eller landets økonomiske velferd, for å forebygge uorden eller kriminalitet, for å beskytte helse eller moral, eller for å beskytte andres rettigheter og friheter.

I tråd med Datatilsynets praksis

Dommen er i tråd med Datatilsynets praksis: - Ansatte har en rett til beskyttelse av privatlivet også på arbeidsplassen, sier Knut-Brede Kaspersen, avdelingsdirektør for juridisk avdeling i Datatilsynet.

Dommen

Les dommen her (nytt vindu, hos British and Irish Legal Information Institute)

Referanse hos Menneskerettsdomstolen: COPLAND v. THE UNITED KINGDOM - 62617/00 [2007] ECHR 253 (3 April 2007)

Menneskerettskonvensjonens artikkel 8

- Norsk oversettelse hentet fra Ot.prp. nr. 3 (1998-99)

Retten til respekt for privatliv og familieliv
1. Enhver har rett til respekt for sitt privatliv og familieliv, sitt hjem og sin korrespondanse.

2. Det skal ikke skje noe inngrep av offentlig myndighet i utøvelsen av denne rettighet unntatt når dette er i samsvar med loven og er nødvendig i et demokratisk samfunn av hensyn til den nasjonale sikkerhet, offentlige trygghet eller landets økonomiske velferd, for å forebygge uorden eller kriminalitet, for å beskytte helse eller moral, eller for å beskytte andres rettigheter og friheter.

Datatilsynets egne retningslinjer for bruk av Internett og e-post

(04.01.2006) Ove Skåra

Datatilsynet har ved flere anledninger oppfordret alle virksomheter til å utarbeide retningslinjer for ansattes bruk av dataanlegget. Her kan du lese Datatilsynets egne retningslinjer overfor sine medarbeidere.

Datatilsynets egne retningslinjer for de ansattes bruk av dataanlegget er innarbeidet i internkontrollsystemet. Her er et utdrag av de bestemmelsene som dreier seg om bruk av Internett og e-post, hjemmekontor og bærbart utstyr. Det presiseres at hver enkelt arbeidsgiver må utarbeide retningslinjer som er tilpasset sin egen virksomhets behov, og at dette bør gjøres i dialog med de ansatte. Ikke minst er det viktig å påse at retningslinjene gjøres kjent for alle som til enhver tid kan bli berørt av disse.

Instruks for bruk av Internett:

Krav til aktsomhet:

Ta utgangspunkt i at du aldri er anonym på nettet og at all kommunikasjon på nettet kan spores tilbake til maskinen du sitter på i Datatilsynet.
Så lenge du befinner deg i Datatilsynets lokaler og benytter informasjonssystemet defineres du å være pålogget i embets medfør.
Det at du er ansatt i Datatilsynet forplikter spesielt i forhold til god etikk. Den enkelte skal derfor ha et reflektert forhold til hvilke søk, og hvilke nedlastinger av materiale som foretas. Du må også være spesielt aktsom for hva som kommuniseres ut.
Datatilsynet har som policy å ikke ”overvåke” den enkeltes bruk av Internett. Det forutsettes at bruken skjer i samsvar med de retningslinjer som er gitt. Vær imidlertid oppmerksom på at sikkerhetslogger kan inneholde informasjon om trafikk knyttet til enkeltpersoner. Disse sikkerhetsloggene gjennomgås jevnlig av sikkerhetsleder. Gjennomgangen skjer på et overordnet nivå. Ved mistanke om sikkerhetsbrudd vil sikkerhetslogger kunne inngå som grunnlag for å vurdere sikkerhetsbruddet. Ved innsyn i personopplysninger i logger, skal metoden for innsyn i e-post følges.
Datatilsynet tillater begrenset privat bruk av Internett, uten at dette på noen måte må komme i konflikt med grunnregelen i kulepunkt to, som forutsetter aktsom opptreden.
Det skal alltid foretas viruskontroll av nedlastede filer før disse tas i bruk på Datatilsynets informasjonssystem.
Det skal ikke lastes ned programmer, eller lyd- og bildefiler (eks. shareware, MP3 filer og film) til egen maskin som ikke er å anse som jobbrelatert. Vedlegg som mottas i e-post er ikke omfattet av dette.
Det er ikke tillatt å bruke chat-programmer, messenger, IRC mv.

Det anses som brudd på arbeidskontrakt å:

Søke eller laste ned materiale fra nettsider du er kjent, eller burde være kjent med inneholder ulovlig materiale. I den grad dette skulle være nødvendig som ledd i saksbehandling, må nærmeste leder ha gitt sin tillatelse til dette, i samråd med sikkerhetsleder.
Brudd på copyright (tekster, programmer, bilder), forsøk på hacking eller annen uautorisert tilgang til andre informasjonssystemer.

Instruks for bruk av e-post:

Hva skal gjøres:

Den enkelte skal bruke elektronisk post med tilstrekkelig aktsomhet. Elektronisk post må, forutsatt at den ikke er kryptert, betraktes å være relativt lett tilgjengelig for uvedkommende.

Følgende regler gjelder:

Det skal ikke sendes sensitive personopplysninger med elektronisk post. E-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, kommenteres eller besvares.
I den grad det er sendt e-post med sensitivt materiale til Datatilsynet, skal meldingen raskest mulig skrives ut og registreres som sak. Opprinnelig melding ( og evt. kopier av denne) skal slettes.
Vedlegg til e-post skal ikke åpnes, med mindre forsendelsen kommer fra en avsender det er rimelig å forvente ønsker saklig kontakt med Datatilsynet
Forhåndsvisning bør ikke benyttes, da dette kan medføre uønsket innsyn i e-post, samt kan gjøre virusangrep lettere.
Det er ikke tillatt å starte eller videresende kjedebrev.
Den enkelte er ansvarlig for fortløpende å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. I tillegg skal det foretas periodisk gjennomgang og sletting minst hvert halvår.
E-post er først forsvarlig slettet når de er slettet fra epostsystemets ”søppelkasse”.
Som en ekstra sikkerhet mot innsyn i private opplysninger, oppfordres de ansatte til å merke e-post med privat innhold med ”privat”, eventuelt opprette en mappe merket ”privat” for denne typen e-post.

Ved planlagt fravær ut over tre dager skal fraværsassistenten benyttes.

Instruks for behandling av e-postkasser og private filer ved avsluttet arbeidsforhold

Hva skal gjøres:
Før fratreden skal den ansatte rydde opp i sin e-postkasse og private filer på hjemmeområde og sørge for at opplysninger som fortsatt skal lagres overføres til rett person i tilsynet. Vedkommende er selv ansvarlig for å sørge for at adresse til eventuell ny personlig e-postkasse blir gitt til kontakter i den grad det er nødvendig.

Så snart den ansatte har fratrådt sin stilling skal dennes personlige e-postkasse og øvrige filer på dennes hjemmeområde slettes.

Ved dødsfall skal personlig e-postkasse og private filer slettes, med mindre det er sannsynlig at politiet vil ønske innsyn i opplysningene. Før sletting finner sted kan det foretas innsyn for å sortere ut virksomhetsrelatert e-post i tråd med rutine for dette.

Instruks for innsyn i e-post

Hva skal gjøres:
Datatilsynets virksomhet har som formål å sikre at den personlige integritet ikke blir krenket ved behandling av personopplysninger. Dette formålet legges også til grunn ved behandling av opplysninger om egne ansatte.

Rutinen skal sikre at virksomheten får tilgang på nødvendige opplysninger lagret i e-post uten at de ansattes personvern blir krenket. Reglene nedenfor skal alltid følges dersom det oppstår behov for innsyn i denne typen opplysninger.

Definisjoner:
"Personlig e-postkasse": e-postkasse knyttet til en enkelt ansatt

"Virksomhetsrelatert e-post": e-post som er knyttet til gjennomføring av arbeidsoppgaver

"Privat e-post": e-post med innhold av privat art, så som e-post til personlige kontakter, hilsener, e-post sendt til og fra fagforening, tillitsvalgte og helsetjeneste.

Følgende regler gjelder:

Innsyn i personlig e-postkasse skal som utgangspunkt ikke finne sted.

Ved planlagt fravær over lengre tid, skal adressert e-post ikke åpnes av Datatilsynet. Det er e-postadresseinnehaverens ansvar å sørge for at e-post som betegnes som saksdokument for organet ikke blir liggende på ens e-postadresse uåpnet.
Samtykke til å åpne personlig e-postkasse ved fravær skal foreligge før e-postkassen kan åpnes av arkivet i den hensikt å sortere ut virksomhetsrelatert e-post.
Dersom det er umulig å innhente samtykke kan arkivet åpne e-postkassen for å sortere ut virksomhetsrelatert e-post etter beslutning av e-postinnehaverens nærmeste leder eller stedfortreder, etter konsultasjon med minst en av de tillitsvalgte. Dette vil kunne være aktuelt dersom innsyn er nødvendig for å ivareta virksomhetens oppgaver. Behovet for innsyn skal dokumenteres.
Det skal alltid være minst et vitne tilstede ved gjennomføringen av innsyn uten samtykke og fremgangsmåten, herunder hvilke e-poster som er åpnet, skal dokumenteres.

Innsyn i privat e-post skal ikke finne sted. Det skal heller ikke gjøres søk i opplysninger som er merket ”privat” eller samlet i mappe som er merket ”privat”.

Ved mistanke om straffbare forhold knyttet til bruk av e-post/Internett skal politiet kontaktes.

For å sikre bevis kan e-postkassen speilkopieres. Behovet for speilkopiering skal dokumenteres. Innsyn i speilkopien skal følge rutinen over.

Instruks for bruk av hjemmekontorutstyr

Retningslinjene gjelder bruk av hjemmekontorutstyr som er levert av Datatilsynet til bruk i embeds medfør.

Følgende er fastsatt:

Det skal ikke behandles sensitive personopplysninger.
Saksdokumenter skal ikke varig lagres på lokal disk på hjemmekontor. Lagring utover 60 døgn skal begrunnes.
Det skal brukes brukernavn og passord for å få tilgang til hjemmekontoret
Det skal ikke installeres programmer på datamaskinen uten at det er godkjent av systemansvarlig
Det skal til enhver tid benyttes antivirusprogram. Dette skal jevnlig oppdateres og kjøres
Det skal benyttes brannmur

Instruks for bruk av bærbart utstyr

Instruksen skal sikre forsvarlig anvendelse av mobilt utstyr, herunder PC, USB-penn, PDA og liknende og er rettet mot alle medarbeidere som benytter mobilt utstyr.

Følgende er fastsatt:

Det skal ikke behandles sensitive personopplysninger.
Det skal brukes brukernavn og passord eller annen autentisering.
Det skal ikke installeres programmer på datamaskinen uten at det er godkjent av sikkerhetsleder
Det skal til enhver tid benyttes oppdatert antivirus program.

Opptak av telefonsamtaler

(24.05.2005) Guro Skåltveit

Datatilsynet har registrert en økende interesse i å gjøre opptak av telefonsamtaler, både hos virksomheter og enkeltpersoner. Tilsynet har derfor utarbeidet noen retningslinjer innen området.

Når er det lov å gjøre lydopptak?

- Lydopptak kan være aktuelt i mange ulike situasjoner, men i hvert enkelt tilfelle må den ansvarlige vurdere om lovens vilkår for behandling er oppfylt. Man må altså vurdere om man i det hele tatt kan gjøre opptak, sier juridisk rådgiver Irene Urnes. Hun understreker at hemmelige opptak av samtaler man selv ikke deltar i, er ulovlig etter straffeloven. Opptak av samtaler der man selv deltar er likevel ikke lov uten videre.

Personopplysningsloven omtaler ikke opptak av samtaler spesielt, men på grunn av lovens vide virkeområde og teknologinøytrale utforming, vil slike opptak likevel kunne falle innenfor loven. Alle lydopptak som blir gjort ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, slik som automatiske eller datamaskinbaserte opptakssystemer, omfattes av personopplysningsloven. Det gjelder også alle lydopptak som systematiseres i et personregister og dermed gjør at enkeltpersoner blir gjenfinnbare. I begge tilfellene er det en forutsetning at det er mulig å identifisere en bestemt person.

Dersom man ønsker å gjøre lydopptak, må man som hovedregel enten ha hjemmel i lov, eller den registrerte (motparten) sitt samtykke. Det kan dessuten bare gjøres opptak dersom formålet er klart angitt, og virksomheten har saklig grunn til å gjennomføre lydopptakene. Opptakene må dessuten være relevante for formålet.
Les mer om samtykke

Når opptaket skjer der det foreligger et arbeidsgiver/arbeidstakerforhold, må lovens vilkår både i forhold til arbeidstakeren og i forhold til kunden/tredjepersonen vurderes.

Retningslinjer

- Den ansvarlige har informasjonsplikt. Det vil si at det før det blir gjort opptak må komme klart frem hva som er formålet med opptakene, hvordan disse lagres og hvor lenge de oppbevares, forteller Urnes. Dette vil alltid gjelde når det er praktisk mulig å gjennomføre. Den registrerte har dessuten vanligvis rett til å få høre opptaket. Det finnes visse unntak fra informasjonsplikten og innsynsretten, men unntaksregelen er snever, og det er svært sjelden den er relevant i forhold til lydopptak.

Opptakene skal som utgangspunkt slettes når formålet er oppfylt. Irene Urnes forklarer at dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, og delvis baseres på den ansvarliges erfaringsgrunnlag. Det betyr at den ansvarlige til enhver tid må vurdere om det virkelig er nødvendig med fortsatt lagring av opptakene. Opptakene må dessuten oppbevares i tråd med kravene til informasjonssikkerhet. Blant annet må man sørge for sikring av opptakene for å unngå uautorisert tilgang.

Datatilsynets retningslinjer kan leses i sin helhet her

Bedriftshelsetjenesten

(16.09.2005) Christine Ask Ottesen

Hvordan skal bedriftshelsetjenesten behandle opplysninger om arbeidstakere?

Arbeidsgivere er pålagt å sørge for at virksomheten er innrettet slik at lovens krav blir oppfylt, og sikre at hensynet til at arbeidstakernes helse blir ivaretatt. Kravet går frem av arbeidsmiljøloven. Bestemmelsen innebærer en plikt for arbeidsgiver til blant annet å kartlegge helsefarer og føre en løpende kontroll med arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljølovens § 30 har bestemmelser om verne- og helsepersonale, hvor blant annet plikten til å ha bedriftshelsetjeneste er fastsatt.

Bedriftshelsetjenesten skal bidra til å skape sunne og trygge arbeidsforhold. I denne sammenheng skal bedriftshelsetjenesten opptre som sakkyndig overfor arbeidsgiveren. Bedriftshelsetjenestens hovedoppgave er å forebygge helseskader som følge av arbeidsmiljøet. Helsepersonellet kan også gi behandling. Behandlingstilbudet skal imidlertid ikke fortrenge forebyggende formål, og bør legges opp på en måte som tjener og utfyller det forebyggende arbeidet i samsvar med forskrift for verne- og helsepersonale.

Personopplysningene som behandles i forbindelse med bedriftshelsetjenesten, er ment for internt bruk. Hva som er korrekt bruk av opplysningene beror på en tolkning av bedrifthelsetjenestens lovlige innhold. Det er klart at ”bruk” også omfatter yrkesmessig attføring, rehabilitering og omplassering, samt utredning og eventuell behandling av yrkesrelaterte sykdommer.

Personopplysningslovens § 28 jf. § 11 oppstiller et forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger. Typiske opplysninger som er nødvendig i forbindelse med bedriftshelsetjenesten, er identifikasjon av arbeidstaker, bedrift og arbeidsplass, samt eksponeringsdata. I tillegg registreres som hovedregel også jobbrelatert opplysninger i tilknytning til arbeidstakers helse.

Register for bedriftshelsetjenesten
Det må skilles mellom arbeidsmiljørelaterte og mer ”private” opplysninger i bedriftshelsetjenesteregisteret. Som hovedregel skal private personopplysninger, typisk sosial situasjon og livsstil mv, registreres separat fra de opplysningene som er direkte knyttet til vurderingen av arbeidsmiljøet. Om opplysninger som ellers anses som mer ”private”, likevel kan anses som relevante i forhold til arbeidstakers yrkesmessige eksponeringer, avhenger av en faglig vurdering som den bedriftshelsetjenesten har plikt til å foreta. Vurderingen skal blant annet baseres på kjennskap til virksomheten, eksponeringsforhold mv.

Bedriftshelsetjenesteregisteret er hjemlet i arbeidsmiljøloven med forskrifter. Reglene i personopplysningsloven med forskrifter setter rammer for bruken av opplysningene i registeret.

Informasjon til arbeidsgiveren
I utgangspunktet skal kun personell tilknyttet bedriftshelsetjenesten ha tilgang til registrerte personopplysninger. Når bedriftshelsetjenesten utfører forebyggende arbeid, opptrer de som sakkyndige rådgivere overfor arbeidsgiveren. Dette arbeidet forutsetter en viss utveksling av informasjon mellom bedriftshelsetjenesten og oppdragsgiveren. Det er kun personopplysninger som har direkte betydning for oppdraget som kan videreformidles. Dette vil sjelden være annet enn opplysninger som har betydning for arbeidsmiljøet. Utover dette gjelder taushetsplikten.

Bedriftshelsetjenesten skal så langt det er mulig kun utlevere anonymiserte opplysninger til arbeidsgiveren. Arbeidstakeren skal uansett informeres om bedriftshelsetjenestens rolle, og om at personopplysninger kan bli videreformidlet. Som hovedregel kreves det et gyldig samtykke fra den ansatte.

Utvidet bedriftshelsetjeneste - to journaler
Dersom virksomheten tilbyr legetjenester som går ut over lovpålagt bedriftshelsetjeneste, skal det skilles mellom de opplysningene som er relevante for bedriftshelsetjenesten og de opplysningene som ikke er relevante. Opplysninger knyttet til et individuelt helsetjenestetilbud utenfor bedriftshelsetjenesten skal inngå i en pasientjournal. Disse opplysningene har arbeidsgiveren ikke krav på innsyn i. Pasientjournalen reguleres av helsepersonelloven med tilhørende forskrifter.

Dersom bedriftshelsetjenesteregisteret og pasientjournalen føres i samme system, må det finnes tekniske sperrer som sikrer at registrene føres logisk atskilt. De to registrene skal som hovedregel ikke kunne kommunisere med hverandre. Det vises i denne sammenheng til reglene om informasjonssikkerhet i personopplysningslovens § 13 jf. personopplysningsforskriftens kapittel 2.

Bytte av bedriftshelsetjeneste
Virksomheten kan bytte tilbyder av bedriftshelsetjeneste. Dersom dette skjer, skal de ansatte informeres, og det er i utgangspunktet bare de bedriftsrelaterte opplysningene som skal overføres.

Meldeplikt
Bedriftshelsetjenesten vil være unntatt konsesjonsplikt, men underlagt meldeplikt i tråd med personopplysningsforskriftens § 7-26 jf. personopplysningslovens § 33.

Forventer personvern på arbeidsplassen

(29.09.2005) Gunnel Helmers

En ny undersøkelse viser at de fleste forventer personvern på arbeidsplassen. Datatilsynet har registrert en økning i henvendelsene fra arbeidsgivere og arbeidstakere, og øker antallet tilsyn på dette området.

Undersøkelsen av folks holdninger til personvern avdekker at nesten 67 prosent ikke ønsker kameraovervåking på egen jobb eller lærested.

Nesten halvparten av de spurte mener det er problematisk om arbeidsgiver eller lærested kan se hvem man veksler epost med, mens om lag tre av fem spurte mener det er problematisk om arbeidsgiver eller lærested kan lese innholdet i eposten.

Kun 27 prosent syns det er problematisk at arbeidsgiver kan se hvilke nettsider man har besøkt.

Undersøkelsen ble foretatt av forsker Inger-Anne Ravlum ved Transportøkonomisk institutt, på oppdrag fra Datatilsynet og Moderniseringsdepartementet.

Vi stoler på arbeidsgiveren
Selv om vi syns det er problematisk med overvåking på jobben, stoler vi på at arbeidsgivere generelt er ryddige i sin omgang med personopplysninger. Bare 16 prosent oppgir at de har liten eller ingen tillit til arbeidsgivere generelt. Dette er samme tall som danskene oppga i en en EU-undersøkelse om personvern tatt opp i 2003. Danskene stolte absolutt mest på arbeidsgiverne av samtlige EU-land, mens finner og svensker var noe mindre tillitsfulle.

Les TØI-rapporten fra 2005 her (nytt vindu)
Les mer om EU-undersøkelsen fra 2003 her

Bekymrede arbeidstakere, spørrende arbeidsgivere
Datatilsynet ser likevel en tiltakende interesse for personvern i arbeidslivet. Hittil i år har 15 prosent av henvendelsene til Datatilsynet dreid seg om arbeidsliv. Det vil si at omlag 1200 telefonsamtaler eller eposter har hatt personvern i arbeidslivet som utgangspunkt. Dette er en markant økning fra 2004.

Både arbeidstakerne og arbeidsgiveren ønsker å vite hvilke tiltak som er lovlige. Begge lurer på hvor langt man kan gå når det gjelder innsyn i epost. Arbeidstakerne er i tillegg særlig opptatte av kameraovervåking og bruk av personalmapper, mens arbeidsgiverne lurer på hvor langt de kan gå når de ønsker oversikt over de ansattes prestasjoner.

- Disse sakene er ikke enkle, sier Christine Ask Ottesen, juridisk rådgiver i Datatilsynet. Datatilsynet bruker mye tid på å veilede når det gjelder personvernspørsmål i arbeidslivet. På den ene siden har man en arbeidsgivers rett til å føre en viss kontroll med sine ansatte. På den andre siden har man den ansattes rett til personvern. Sakene oppleves også som vanskelige av partene. De blir sjelden sendt inn skriftlig. Som oftest får Datatilsynet en telefon der arbeidsgiver eller arbeidstaker ber om veiledning.
- Vi opplever stadig at når vi først har snakket med den ene parten, ringer den andre opp kort tid etter, sier Ask Ottesen. De skriftlige sakene kommer gjerne først inn etter at et arbeidsforhold har blitt svært vanskelig, eller avsluttet.

Tilsynsrunde høsten 2005
Datatilsynet skal i høst på tilsyn til om lag 15 arbeidsplasser for å se på hvordan epost håndteres, om virksomheten benytter seg av lydopptak, og hvordan man bruker personalmappene.

Astrid Flesland, Datatilsynets fagansvarlige for arbeidslivssektoren, antar at det er mye uvitenhet om personopplysningsloven i virksomhetene.
- Det er nyttig for Datatilsynet å se hva arbeidsgiverne gjør i praksis, påpeker hun, og understreker at et tilsyn også er en god anledning til å informere om regelverket.
Epost blir et tema fordi Datatilsynet har sett at svært mange lurer på hvordan de skal håndtere det. Det samme gjelder personalmappene.
- Erfaring tilsier at det som havner i personalmappen aldri blir slettet, påpeker Astrid Flesland.
Lydopptak av telefonsamtaler er et relativt nytt område for Datatilsynet, og viktig å få kartlagt.

Mer kontroll og overvåking
Datatilsynet antar at det kommer til å bli et stadig voksende press i retning av mer overvåking og flere kontrolltiltak på arbeidsplassene.

- Vi antar at flere arbeidsgivere nesten føler seg presset å ta i bruk kontrollmulighetene som følger med når man kjøper nye data- og telefonsystemer, sier Flesland. – De har jo tross alt betalt for det.
Hun syns det er svært uheldig om arbeidsgivere tar slike kontrollmuligheter i bruk uten å ha vurdert om tiltaket faktisk er nødvendig. - Det er viktig å spørre seg om hvilken virkning dette vil få for abeidsmiljøet. Stoler man virkelig så lite på de ansatte?

Mange innebygde kontrollmuligheter er laget ut fra andre lands arbeidslivskultur. I USA har det i lengre tid vært mer omfattende kontroll av arbeidstakerene enn det som er vanlig i Norge. En undersøkelse foretatt blant 526 amerikanske selskaper i mai 2005, viser at 76 prosent av arbeidsgiverne overvåker ansattes internettbruk, mens 50 prosent av arbeidsgiverne lagrer og kontrollerer arbeidstakernes filer. En drøy tredel av virksomhetene logget tastetrykk og effektiv skrivetid, samt så gjennom filer. Mer enn halvparten leste ansattes epost.

Les mer om denne undersøkelsen her (nytt vindu, American Management Associations hjemmesider)

Les mer om arbeidsliv på Datatilsynets hjemmesider:
Detaljregistrering i arbeidslivet
Arbeidsliv – spørsmål og svar

Personellregistre

(29.11.2002) Redaksjonen

Det finnes unntak fra konsesjons- og meldeplikt for personellregistre. Et sentralt krav i bestemmelsen er at den ansatte må samtykke dersom det skal lagres sensitive opplysninger om ham eller henne.

Formålet med et personellregister er personaladministrasjon. Eksempel på hva som omfattes av personaladministrasjon kan være administrering av lønn, utvikling, opplæring, karriereplanlegging og behandling av disiplinærsaker.

Unntak fra melde- og konsesjonsplikt
De aller fleste personellregistre er unntatt konsesjons- og meldeplikt. Personellregistre som bare inneholder ikke-sensitive opplysninger med tillegg av enkelte sensitive (se under) er unntatt melde- og konsesjonsplikt, så sant den ansatte har samtykket til dette og opplysningene er nødvendige for å administrere arbeidsforholdet. Samtykket skal være en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte.

Med samtykke kan disse opplysningene også registreres:

fraværsopplysninger som er registreringspliktige (bør begrenses til fraværsdato, type fravær og varighet, med tillegg av enkelte opplysninger pålagt registrert i henhold til arbeidsmiljøloven)
fagforeningsopplysninger
opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidsplassen på grunn av helseforhold.

Konsesjon/melding for noen få personellregistre
Dersom arbeidsgiveren skal behandle sensitive opplysninger til andre formål enn personaladministrasjon, opplysningene ikke har sammenheng med arbeidsforholdet, eller han ikke får den registrertes samtykke, må han søke konsesjon etter personopplysningslovens § 33.

Sensitive personopplysninger: opplysninger om: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger.

Fra personopplysningsforskriftens § 7-16

Personellregistre mv. Arbeidsgivers behandling av personopplysninger om nåværende eller tidligere ansatte, personale, representanter, innleid arbeidskraft samt søkere til en stilling, er unntatt fra konsesjonsplikten etter personopplysningsloven § 33 første ledd og fra meldeplikt etter § 31 første ledd.

Unntak fra konsesjonsplikt gjelder bare dersom:

a) den registrerte har samtykket i behandlingen
b) opplysningene er knyttet til arbeidsforholdet, og
c) personopplysningene behandles som ledd i personaladministrasjon.

Unntak fra meldeplikt gjelder bare dersom de sensitive opplysningene er begrenset til:

a) opplysninger om medlemskap i fagforeninger som nevnt i personopplysningsloven § 2 nr. 8 bokstav e,
b) nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som er registreringspliktige i henhold til lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. § 20
c) opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold.

Vilkår for å behandle personopplysninger
Selv om behandlingen av opplysninger til et personellregister kan være unntatt melde- eller konsesjonsplikt, må behandlingen følge de øvrige reglene i personopplysningsloven. Enhver behandling av personopplysninger må ha grunnlag i personopplysningslovens § 8. Samtykke er det klare utgangspunktet. Virksomheten bør derfor først vurdere å skaffe seg et samtykke for behandlingen. Noen behandlinger vil ha hjemmel i lov, og andre er nødvendige for å oppfylle en avtale med den registrerte. Enkelte behandlinger kan være nødvendige for å ivareta en berettiget interesse, som hensynet til den enkelte ansattes personvern ikke overstiger.

Dersom personellregisteret skal inneholde sensitive opplysninger kreves det i tillegg at behandlingen oppfyller et av vilkårene i § 9. Et av de aktuelle vilkårene i § 9, er bokstav f, som gjelder behandlinger som er nødvendige for at den behandlingsansvarlige kan gjennomføre sine arbeidsrettslige plikter eller rettigheter.

En del opplysninger kan behandles med hjemmel i § 8, uten samtykke. Disse kan kalles grunnopplysninger. Datatilsynet er av den oppfatning at de 25 eksemplene på opplysningskategorier som ramses opp i den grå boksen under utgjør slike grunnopplysninger i et arbeidsforhold. Adgang til behandling av disse opplysningskategoriene følger delvis av lov og kan være nødvendige for å oppfylle en avtale med den registrerte. Videre vil behandlingen kunne være nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som hensynet til den enkelte ansattes personvern ikke overstiger. Om arbeidsgiveren ønsker å behandle andre opplysninger, må også disse opplysningene ha grunnlag i personopplysningslovens § 8, (og § 9 hvis det er sensitive opplysninger). Et eksempel på grunnlag er samtykke.

Eksempler på opplysningskategorier:

navn
adresseopplysninger
statsborgerskap/bostedland
anropsnummer for teletjenester
fødselsnummer og annet nummer knyttet til person (rullenummer/arbeidstakernummer)
rubriseringsdata, (såsom kategori, type ansatt/representant, distrikt, type varer, kontonummer i regnskap, representantkategori, andre opplysninger til bruk i statistikk og annen bedriftsintern avregning)
kjønn
nærmeste pårørende
sivilstand
antall barn og barnas fødselsår
stillingsbetegnelse
yrkesopplysninger som etter overenskomst eller tariffavtale som har betydning for lønns- og arbeidsvilkår
opplysninger om utdannelse og praksis
lønns- og provisjonsopplysninger
kontonummer
pensjonsopplysninger
trekk- og skatteopplysninger
ansettelses- og sluttdato (permisjoner e l)
sluttårsak
fraværsdato, type fravær og varighet. Angivelse av sykdommens art tillates ikke registrert utover det som er pålagt ved lov 4. februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv § 20
dødsdato
firmabil e l
utlånte eiendeler
lån til ansatte eller garanti for lån
opplysning om den ansatte er mobiliseringsdisponert (ja/nei), evt militært løpenummer, grad, og rulleførende avdeling.

Lønnsopplysninger

(30.10.2006) Gunnel Helmers

Fagforeningen kan få utlevert lønnsopplysninger på individnivå dersom den tillitsvalgte underskriver en taushetserklæring.

Innsyn i forkant av lønnsforhandlinger

Det er i de fleste tilfeller tilstrekkelig for fagforeningene å få opplysninger om de ansattes lønn på gruppenivå, altså slik at man får oppgitt hvilken lønn personer i en gitt stillingskategori har, uten at lønnen kan knyttes direkte til personen. Det kan derfor innhentes lønnsopplysninger fra en virksomhet i stillingskategorier med fem eller flere ansatte. På samme måte kan opplysninger om lønnsmottageren er fagorganisert eller ikke hentes ut på gruppenivå. Dersom det er minst fem av hvert kjønn i en stillingskategori, kan også opplysninger om kjønn knyttes til lønnsopplysningene.

Innsyn i lønnsopplysninger på individnivå, altså når det er færre enn fem ansatte i en stillingskategori, kan kun foretas dersom den tillitsvalgte skriver under på en taushetserklæring før det blir gitt innsyn. Siden offentlighetsloven fører til at opplysninger om lønn i hovedsak er offentlig tilgjengelig i offentlig sektor, vil de nye vurderingene få størst virkning i privat sektor. Datatilsynet understreker at man her snakker om innsyn i lønnsopplysninger på generelt grunnlag i forkant av lønnsforhandlinger.

Hovedlinjer - innsyn i lønnsopplysninger for fagforeninger
Offentlige virksomheter (underlagt offentlighetsloven)

Innsyn er regulert i offentlighetsloven. Man kan kreve innsyn i dokumentet som omhandler avlønning.

Private virksomheter (ikke underlagt offentlighetsloven)

Oversikt over lønnsopplysninger på grupper av personer i samme stillingsbetegnelse kan utleveres uten underskrevet taushetserklæring. Opplysningene må da være slik at enkeltpersoner ikke kan kjennes igjen, og det må være på fem eller flere personer i hver gruppe.
Dersom en gruppe er på fire eller færre personer, eller oversikten er så detaljert at den i realiteten vil avdekke hvem opplysningene gjelder, får tillitsvalgte innsyn dersom han eller hun først har underskrevet en taushetserklæring.

Les brevet fra Datatilsynet til LO (pdf, nytt vindu)

Innsyn for arbeidstakere

Denne artikkelen handler i hovedsak om hvilke rettigheter en fagforening har i forkant av lønnsforhandlinger. Det finnes imidlertid også muligheter for innsyn for arbeidstakere som lurer på om det foregår forskjellsbehandling.
Disse innsynsmulighetene gjelder:

Forskjellsbehandling på bakgrunn av kjønn av personer som utfører arbeid av lik verdi (likestillingsloven)
Forskjellsbehandling på bakgrunn av det å være organisert i fagforening eller å stå som uorganisert. (Det såkalte ”ufravikelighetsprinsippet” i arbeidsretten )
Offentlighetsloven gir i tillegg rett til innsyn i en rekke offentlige virksomheter, samt noen private virksomheter som omfattes av denne loven.