Arbeidsmiljøinspeksjon
Internkontrollforskriften (link) stiller krav om at virksomhetene skal sikre og dokumentere at arbeidsmiljøarbeidet utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Dette arbeidet skal bidra til at HMS -kunnskap og kunnskap om sammenhenger mellom arbeid og helse blir en del av beslutningsgrunnlaget for å bygge opp gode arbeidsmiljøer i de enkelte avdelingene og kontorene.
Det vil imidlertid være en grad av frihet enhetene i mellom i forhold til valg av arbeidsmåter og til å kunne bygge opp egne kulturer for HMS - arbeid, bare at det jobbes med arbeidsmiljøproblemstillinger og at dette kan dokumenteres.
De systematiske aktivitetene innebærer både daglig overvåkning av arbeidsmiljøet med oppretting av skjevheter og mer periodevise kartlegginger som vernerunder, gruppe-samtaler m.m. Videre innebærer dette utforming av mål, planlegging og gjennomføring av tiltak, evaluering av HMS-arbeidet og dokumentasjon.
Med kartlegging menes en gjennomgang av enhetenes miljø i den hensikt å få en oversikt over hva som fungerer godt, hva som trenger å forbedres og hva som mangler og trenger å utvikles. Arbeidsmiljøloven beskriver arbeidsgiverens kartleggingsplikt (Link).
Alle enheter skal gjennomføre følgende kartlegging av arbeidsmiljøet i en 3-årig syklus:
Det skal avholdes medarbeidersamtale etter 3 måners ansettelse[1] og skal bli tilbydd vernerunde og kontorgjennomgang ved nyansettelse. Når en medarbeider slutter skal det gjennomføres en avsluttende medarbeidersamtale som oppsummerer og avslutter tjenesteforholdet.
Det skal utarbeides årige HMS-planer på avdelings og kontornivå hvor arbeidsmiljøinspeksjoner skal være en del av planen. Alle ansatte skal slik ha hatt en eller flere medarbeidersamtaler i løpet av en treårig periode.
Vernerunde er observasjonsbefaring i enheten, der den som har ansvar eller har fått delegert HMS-oppgaver i de aktuelle lokaler sammen med verneombud skal kontrollere forhold ved det fysiske arbeidsmiljøet. Bedriftshelsetjenesten inviteres med på vernerunde etter behov. Målet er å få en overordnet situasjonsbeskrivelse av enheten. Ønsker den enkelte en egen vernerunde på sitt kontor skal dette meldes til HMS-medarbeideren.
Nedenfor er en mal for forberedelser, gjennomføring og etterarbeid beskrevet. For å redusere møtetid kan gruppesamtaler og vernerunder forberedes samtidig, og etterarbeid etter gruppesamtaler og vernerunder utføres samtidig.
Leder/HMS-medarbeider og verneombud møtes for å:
Leder/HMS-medarbeider og verneombud går rundt. Ansatte deltar ved at de er til stede på sine arbeidsplasser for å kunne gi informasjon under gjennomgangen. Sjekkliste fylles ut underveis (link). Hovedverneombud deltar ved behov.
Etterarbeidet skal gjøres av vernerundens deltakere
Last ned skjemaet som PDF-dokument: Skjema_for_vernerunde.pdf
Enheten bestemmer selv om samtalen skal gjennomføres innen hver av enhetens studieområder/fagområder/kontor eller om annen organisering er hensiktsmessig. Uansett organisering må de tilsatte få uttale seg om arbeidsmiljøet, og deres syn skal bli/gjøres kjent for ledere med personalansvar på de ulike nivåer.
Enheten kan bestemme at ett eller flere saksfelt skal ha en egen gjennomgang.
Arbeidsmiljøutvalget kan også komme med anbefalinger for eksempel at visse saksfelt skal gås gjennom særskilt.
Gruppesamtale er et redskap for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet og inngår som en del av enhetens systematiske HMS-arbeid. Formålet er å sette av tid i egnet fora, til å kartlegge og diskutere det psykososiale miljøet. Med dette ønsker man å ivareta og forbedre samarbeid og trivsel på arbeidsplassen.
Det understrekes at gruppesamtaler er et av de formelle verktøyene som (administrative) ledere (eller de dette er delegert til), har for å bli kjent med arbeidsmiljøforholdene innenfor sitt ansvarsområde. Derfor har de et spesielt ansvar for at gruppesamtaler planlegges, gjennomføres og følges opp.
Målgruppen er alle ansatte.
Gruppesamtalene gjennomføres minst hvert tredje år i hver enhet.
Den enkelte enhet har frihet til å velge sin form for gjennomføring av samtalen, forutsatt at prinsippene som er retningsgivende for samtalen overholdes. Det er utarbeidet er forslag på prosedyre for gruppesamtalen for de som ønsker dette (link til 4.3.6).
Hensikten er å ivareta og forbedre samarbeid og trivsel på arbeidsplassen.
Medarbeidersamtaler er en del av ledernes personalansvar. Studielederne skal etter samråd med dekan, gjennomføre medarbeidersamtaler med ansatte inne sitt studieområde. Medarbeidersamtalene skal gjennomføres i henhold til HiFs retningslinjer for medarbeidersamtaler (se nedenfor). Medarbeidersamtalen er ikke primært et kartleggingsverktøy innen HMS, men taes med fordi det noen ganger avdekkes forhold av arbeidsmiljømessig karakter som bør følges opp.
Høgskolen i Finnmark skal utdanne høyt kvalifiserte kandidater innenfor de yrker som høgskolen utdanner til. Dessuten skal høgskolen drive forskning og utviklingsarbeid på sine fagområder. En forutsetning for at høgskolen skal nå sine overordnede mål, er at de personalmessige ressurser blir forsvarlig forvaltet ved at medarbeidernes behov, rettigheter og interesser blir ivaretatt.
Medarbeidersamtalen er i utgangspunktet en planlagt, forberedt og tilbakevendende, fortrolig samtale mellom en medarbeider og dennes nærmeste overordnede. Det er den enkelte medarbeiders arbeidssituasjon og høgskolens oppgave som står i fokus.
Samtalen skal ha til hensikt å:
Innhente informasjon som muliggjør en planlegging av organisasjonen og de ressurser som personalet representerer, dvs. å være et planleggingsverktøy.
Kartlegge aktuelle behov for kompetanseutvikling og personlig fagutvikling.
Bidra til trygghet, åpenhet og tillit i organisasjonen.
Samtalen avsluttes med en oppsummering hvor man blir enig om en oppfølgingsplan med forslag til eventuelle tiltak og frister for disse. Medarbeideren fyller ut oppfølgingsplanen som underskrives av begge parter. Man beholder et eksemplar hver.
Medarbeidersamtalen skal normalt gjennomføres hvert tredje år, hyppigere hvis mulig. Det skal avholdes medarbeidersamtale etter 3 måneders ansettelse. Når en medarbeider slutter skal det gjennomføres en avsluttende medarbeidersamtale som oppsummerer og avslutter tjenesteforholdet.
Konklusjonene fra medarbeidersamtalene må anvendes som redskap for ledelse og integreres i høgskolens øvrige strategiske arbeid. Samtalene må ikke stå alene på siden av høgskolens øvrige arbeid, og på den måten ”leve sitt eget liv”.
En viktig forutsetning er at alle ved høgskolen er grundig informert om hva medarbeidersamtaler er, og hvorfor/hvordan de gjennomføres.
Det er utarbeidet et opplegg for gjennomføring av medarbeidersamtalen som består av tre deler:
Medarbeidersamtaleskjema: Skjema_for_medarbeidersamtale.pdf
Oppfølgingsplan (link til 4.4.4): Skjema_for_oppflgingsplan_etter_medarbeidersamtale.pdf
Utviklings- og kompetanseplan (link til 4.4.5): Skjema_for_utvikling_og_kompetansebehov_etter_medarbeidersamtale.pdf
Medarbeidersamtaleskjemaet (Link) må imidlertid ikke betraktes som et uttømmende opplegg for at medarbeidersamtaler skal bli vellykket. En god medarbeidersamtale er også avhengig av at prinsippene om gjensidighet, åpenhet, ærlighet og likeverd hos samtalepartene etterleves. Forberedte samtaler fungerer best og det er derfor viktig at begge parter tenker igjennom spørsmålene før samtalen. Skjemaet skal derfor utdeles i forkant.
Selv om medarbeidersamtaler er ressurskrevende, er det en positiv og nødvendig investering som kan bidra til bedre ressursbruk og økt trivsel.
[1] Jmf Personalpolitikk for Høgskolen i Finnmark 12.oktober 2007
| Skriv ut - | Sideoversikt - | Standardversjon |
| Oppdatert av Per Håkon Bakkejord 18.01.2008 |