Beredskapsplan

Innledning

Målet med beredskapsplanen er at alle tilsatte skal være best mulig forberedt til å møte kriser, ulykker og sorg blant studenter og tilsatte.

Alle tilsatte og studenter skal være informert om planen, slik at varslingsrutiner og sjekklister blir fulgt når en situasjon oppstår.

Organisering
Et hovedpunkt i god beredskap er tydelig ansvarsfordeling - dvs. ansvar for å ta beslutninger og sørge for at disse blir fulgt opp. Høgskoledirektør har alltid det overordna ansvaret, men den praktiske gjennomføringen kan delegeres. Organiseringen gjelder både under planleggingen av beredskapsarbeidet og når en krise inntreffer.

Definisjon: Kriseledelse er en fast organisert gruppe fra ledelse og støtteapparat, mens kriseteam settes sammen avhengig av behov i hver enkelt ulykke.

Informasjon
Media har en viktig oppgave i å formidle informasjon, og høgskolen må vise åpenhet og vilje til å informere. For å unngå rykter og skape unødig uro må informasjon være troverdig, tillitvekkende og "gis et ansikt". Alle berørte må huske taushetsplikten, og overlate til rette ansvarlige å formidle navn og øvrige fakta.

Omsorg
Alle som berøres av ulykke eller krise skal kunne oppleve nærhet, interesse og omsorg. Medstudenter og -tilsatte har alle et medansvar for det, i tillegg til det profesjonelle hjelpe- og beredskapsapparatet.

Eksterne
Aktører som f.eks. politi, kirken, redningsapparat og helsevesen har overordnet og legitim myndighet til å håndtere viktige deler av den akutte krisen. De kan også være gode medspillere i oppfølgingen.

Revisjon
Beredskapsplanen skal gjennomgås årlig med tilsatte som har et beredskaps- og oppfølgingsansvar. Dette bør skje i en form som inkluderer en øvelse.

Tilknytta planer
Høgskolen i Finnmark har egne detaljerte beredskapsplaner og -rutiner for

utenlandsopphold
brannberedskap
IT-sikkerhet
dødsfall

Alle enheter må oppdatere egne beredskapsrutiner i forhold til brann med utgangspunkt i generell branninstruks; ansvarlige, rømningsveier, oppsamlingsplasser, brannøvelser m.m.

Varslingsplan ved krise, ulykke og dødsfall

Den som først blir oppmerksom på en ulykke har ansvar for å melde fra.

Huskeliste for ulykken/krisesituasjonen: Sett i gang førstehjelp om nødvendig!

1. Ring først:                 Lege/ambulanse: 113
                                         Politi: 112
                                         Brann: 110

Når du varsler, husk å si:

*Hvem du er
*Hva som er skjedd
*Hvor skadestedet er/adresse
*Hvor mange er skadet/omfanget av skaden

2. Ring deretter: Høgskolens sentralbord: 78 45 05 00 - som varsler direktør og rektor.

- Utenom arbeidstid skal direktør eller rektor; alternativt andre medlemmer i kriseledelsen, varsles av informant.

- varslet person varsler de øvrige i kriseledelsen

- kontaktinformasjon skal oppgis på telefonsvarer.

Kriseledelse

Tittel/navn	Tlf. HiF	Tlf. privat	Tlf. mobil
- høgskoledirektør Pål Markusson	78 45 02 15	78 43 15 95	95 29 86 98
- rektor Ketil Hanssen	78 45 04 54	78 43 02 38	91 76 40 38
- personal-/økonomidirektør Harald Frost	78 45 02 18	78 43 42 30	90 11 79 56
- sosialkonsulent Kjellaug Reed	78 45 02 90	78 43 09 90	95 72 06 77

Hovedansvar

Organisering/ informasjon	Høgskoledirektøren har ansvar for all organisering og tilrettelegging nødvendig i den aktuelle situasjon. Høgskoledirektøren har i samråd med politiet ansvar for all informasjon internt og eksternt. Alle henvendelser henvises til høgskoledirektøren.
Omsorg	Rektor og høgskoledirektør har sammen overordna ansvar for iverksettelse av særlige omsorgstiltak i selve krisesituasjonen og i løpet av påfølgende dager på høgskolens vegne.

I høgskoledirektørens fravær trer personal- og økonomidirektør inn, og i rektors fravær prorektor. I SiF har direktøren ansvar for iverksettelse og oppfølging av planen, og kalles raskest mulig inn i kriseteamet om student er involvert.

Ved krisesituasjon som involverer student eller tilsatt på en bestemt avdeling har dekan og evt. studieleder ansvar for å bistå ved oppgaver som nevnt over. Det samme gjelder personal- og økonomidirektør om det gjelder en tilsatt.

Handlingsplan ved krise/ulykke

Hendelse	Ansvarlig	Tiltak
Alvorlig ulykke/ krise	Den som kommer først til ulykkesstedet/ oppdager ulykken	Varsle: Lege/ambulanse 113, Politi 112, Brann 110 Sette i gang førstehjelp Varsle HiFs sentralbord
	Sentralbordet	Ta imot kortfattet informasjon Bekrefte at budskapet blir videreformidlet Kontakt høgskoledirektør og rektor
	Høgskoledirektør	Sammenkalle kriseledelsen Varsle direktør i Samskipnaden (hvis student) Varsle berørt dekan/stabsleder Varsle Statsbygg dersom bygningsmessige forhold er involvert Informere media
	Kriseledelse	Vurdere behov for å opprette kriseteam på avdelingen/kontoret som berøres Vurdere å opprette telefon(er) for pårørende Orientere pårørende/foresatte om hva som blir gjort ved høgskolen Evt. involvere sosialtjeneste, prest e.l. Evt. informere alle tilsatte og studenter, alt etter omfanget av ulykken
	Dekan/stabsleder	Informere studieleder, tilsatte og studenter ved avdelingen Sammen med studiedirektør vurdere om undervisning, eksamen el. andre arrangement skal avlyses (avgjøres før evt. møte med studentene) Tilrettelegge for tid til samtale/bearbeiding Planlegge og følge opp tiltak som minnestund, minneprotokoll m.m. Være oppmerksom på studenter som får problemer
Etterarbeid	Kriseteam (f.eks. dekan, studieleder, repr. for personale, personal og økonomidirektør, sosialkonsulent, representant fra bedriftshelsetjeneste, lege e.l.) - vurderes av høgskoledirektør i hvert enkelt tilfelle	Planlegge og følge opp tiltak Få oversikt over vitner til ulykken; gi dem tilbud om samtale/"debriefing" Informere aktuelle instanser, også eksterne, om oppfølging videre Informere berørte om hjelpeapparat i/utenfor høgskolen Følge opp tilsatte brukt i hjelpearbeidet
	Høgskoledirektør/AMU	Direktør orienterer Arbeidsmiljøutvalg Utvalget vurderer om man kan forebygge/hindre framtidige ulykker/kriser
	Rektor	Kontakte pårørende/foresatte, evt. med blomster/hilsen
	Høgskoledirektør/dekan	Svare på spørsmål/undersøke forsikrings- og/eller erstatningsansvar
	Sosialkonsulent/ pers.-/øk.direktør	Videre oppfølging av tilsatte/studenter ved lengre sykefravær, etter ulykke og ved varige skader

Politiet har ansvar for å varsle foresatte/pårørende, evt. i samarbeid med lokal prest, og granske ulykken. Politiet kan også ta del i informasjonsarbeidet.

Handlingsplan ved dødsfall hos tilsatt/student

Hendelse	Ansvarlig	Tiltak
Plutselig dødsfall - ulykke - naturlig død - selvmord	Den som finner omkomne/ forulykkede	Varsle: Lege/ambulanse 113, Politi 112 Iverksette førstehjelp/gjenoppliving Varsle HiFs sentralbord
	Sentralbordet	Ta imot kortfattet informasjon Bekrefte at budskap blir videreformidlet Kontakt høgskoledirektør og rektor
	Høgskoledirektør	Sammenkalle kriseledelse Varsle direktør i Samskipnaden (om student) Varsle Statsbygg Informere media Varsle berørt dekan/stabsleder Varsle Studentparlamentets leder (om student)
	Rektor	Koordinert med politi/prest: Kontakte foresatte/pårørende
	Kriseledelse	Vurdere behov for og ev. opprette kriseteam ved berørt avdeling/kontor Informere tilsatte og studenter Innhente tillatelse fra foresatte til å gi sannferdig informasjon (ved selvmord)
	Stabsleder drift	Flagg heises på halv stang
Oppfølgings- arbeid	Kriseteam (f.eks. dekan, studieleder, repr. for personalet, personal- og økonomidirektør, sosialkonsulent, representant fra bedriftshelsetjenesten e.l.) - vurderes av høgskoledirektør i hvert enkelt tilfelle	Legge opp arbeidet videre, organisere/gjennomføre planlagte tiltak Gi informasjon etter behov, 1 minutts stillhet, minneprotokoll m.m. Organisere minnestund (konf. rektor) Tilrettelegge for tid til å snakke med studenter/ansatte Orientere om hva som skjer videre; begravelse/bisettelse Kontakte ekspertise etter behov
	Høgskoledirektør	Vurdere forsikrings-/erstatningsansvar
	Rektor	Lede organisering av minnestund Invitere pårørende/foresatte Sørge for blomster/hilsen
	Dekan/stabsleder	Vurdere om undervisning, eksamen eller andre arrangement skal avlyses Organisere fellestransport til begravelse Hjelp til pårørende som er tilreisende Representasjon i begravelsen Registrering av dødsfall, sletting av data i HiFs interne systemer og ev. melding til andre berørte instanser Rydde kontoret (inkl. PC) dersom ikke dette utføres av de pårørende
Etterarbeid	Personal- og økonomidirektør/ sosialkonsulent/ kriseteam	Være oppmerksom på studenter/tilsatte som får problemer "Debriefing" for studenter/tilsatte som har hatt nær kontakt med/fant den døde

Lege stadfester død. Politiet har ansvar for å varsle foresatte/pårørende, evt. i samarbeid med lokal prest, og å granske ulykken. Politiet kan også ta del informasjonsarbeidet.

Se også HiF-rapport 98:2c-"Studiekvalitet: Når det som ikke skjer hos oss faktisk hender. Et redskap i forbindelse med dødsfall ved HiF", som inneholder detaljerte tiltak som kan iverksettes

Handlingsplan ved alvorlig sykdom hos tilsatt/student

Hendelse	Ansvarlig	Tiltak
Alvorlig sykdom	Dekan/stabsleder	Kontakte rektor/høgskoledirektør/tilsatt/ student og/eller foresatte/pårørende Vise oppmerksomhet Sende hilsen/blomster Innhente samtykke til å gi informasjon til medstudenter og tilsatte Klarere hva som skal sies og hvem som skal informeres Informasjon til tilsatte og medstudenter/klasse/gruppe/kull Organisere evt. besøkstjeneste
	Sentralbordet	Ta imot kortfattet informasjon Fortelle at melding blir videreformidlet Kontakte berørte dekan/stabsleder
	Sosialkonsulent	Oppdatere studenten på sine rettigheter Følge opp med samtaler med studenten

Veiledende handlingsplan ved alvorlig bekymring for students liv og helse

Hendelse	Ansvarlig	Tiltak
Grunnlag for bekymring	Den som opplever forholdet som bekymringsfullt	Snakke med den man er bekymret for Varsle lærer/studiekoordinator hvor studenten er tilknyttet; alt. varsle rådgivningstjenesten/sosialkonsulent
	Fagpersonale/ studiedirektør	Presentere bekymringen (evt. anonymt m.h.t. både melder og den bekymringen gjelder) for rådgivningstjenesten
	Rådgivningstjenesten /sosialkonsulent	Drøfte bekymringens innhold Gi tilbakemelding til melder/lærer/ studieleder om evt. tiltak

Det trengs ikke samtykke fra den bekymringen gjelder før en kan gå videre med den

- Den man bekymrer seg for er ikke alltid i stand til å hjelpe seg selv, og bør derfor få hjelp fra andre.

Husk taushetsplikten - både som medmenneske og som fagpersonell!

Sorggruppe

Sorg er en naturlig del av livet. Sorgen inneholder for de fleste faser som sjokk, reaksjon, bearbeiding og nyorientering. Et nettverk av familie, samboer/medboer, venner og kolleger kan bidra positivt i sorgprosessen. Noen ganger kan dødsfall gi behov for en sorggruppe som kan gi profesjonell støtte og veiledning; særlig når flere deler felles sorg og savn. Etablering av sorggruppe må vurderes i hvert tilfelle; da initiert av sosialkonsulent og i samarbeid med eksterne aktører.

Revisjon og øvelse

Beredskapsplanen skal revideres årlig eller ved særskilte behov, som etter ulykke, krise eller dødsfall, eller ved endret trusselfare i samfunnet. Høgskoledirektøren har ansvar for gjennomføring av revisjonen, som skal være utført pr. medio mai hvert år.

En beredskapsøvelse bør gjennomføres årlig. Øvelsen bør koordineres med Statsbygg, Sivilforsvaret, Røde Kors, Politiet og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap.

Kontaktoversikt

Avd./stilling/navn	Tlf. HiF	Tlf. privat	Tlf. mobil

Faglig ledelse / fellesadministrasjon
høgskoledirektør Pål Markusson	78 45 02 15	78 43 15 95	95 29 86 98
rektor Ketil Hanssen	78 45 04 54	78 43 02 38	91 76 40 38
personal-/økonomidirektør Harald Frost	78 45 02 18	78 43 42 30	90 11 79 56
prorektor Beathe Sætveit	78 45 02 71		92 28 05 51
studiedirektør Anne Mari Harper	78 45 02 30	78 43 67 56	99 26 56 03
kontorsjef IT-/drift Knut Jakobsen	78 45 02 01	78 43 61 36	91 53 54 45
informasjonskonsulent Ingrid Pedersen	78 45 03 55		92 60 75 36

PHF
dekan Harald Lien	78 45 01 51	78 43 16 99	91 39 94 24
studieleder Aksel Pedersen	78 45 03 07	78 43 79 66	47 27 47 26
studieleder Carola Kleemann	78 45 01 65	78 44 39 70	95 80 33 05
studieleder Øivind Granerud	78 45 02 13	78 43 46 71	97 08 67 45
studieleder Mikkel Anders Bongo	78 45 01 39		91 33 38 45

NSF
dekan Ingvar Hauge	78 45 04 74	78 44 02 62	97 72 29 02
kontorleder Per Møller	78 45 02 32	78 43 75 73	41 46 02 58
studieleder Peer Andersen	78 45 01 46	78 44 24 40	90 52 58 09
studieleder Arild Røkenes	78 45 04 29		90 68 55 72
studieleder Halvard Braseth	78 45 01 79	78 43 51 88	95 81 15 30
studieleder Torbjørn Schei	78 45 04 60	78 43 04 92	99 79 43 02

HF
dekan Siw Blix	78 42 78 42	78 41 05 22	90 96 77 86
kontorleder Odd Arvid Knudsen	78 42 78 02	78 41 42 24
studieleder Anna Josefsen	78 42 78 20	78 41 38 29	41 68 89 80

SiF
direktør Rita Amundsen	78 45 05 23	78 43 62 19	91 55 45 91
sosialkonsulent Kjellaug Reed	78 45 02 90	78 43 09 90	95 72 06 77

Statsbygg
Raymond Guttormsen	78 45 01 99	78 43 64 22	91 16 83 22
- Securitas: kan formidle kontakt m/håndverker	78 43 44 03

Den norske kirke
Prestekontoret i Alta	78 44 42 70
Hammerfest kirkekontor	78 42 26 80

Finnmark Bedriftshelsetjeneste
Nina Grønstrand	78 45 59 50