Ergonomisk gjennomgang av arbeidsplasser etter behov er en del av den grunnpakken Høgskolen i Finnmark kjøper av bedriftshelsetjenesten. Gjennomgangen følger en sjekkliste utarbeidet i henhold til krav til dataarbeidsplasser gitt i Forskrift om Arbeid ved dataskjerm (AT-528) og spesifisert i Veiledning til Arbeid ved dataskjerm (AT-540)
Ansatte som har plager de mener skyldes deres kontorinnredning eller utstyr, eller som de mener kan avhjelpes med annen kontorinnredning eller utstyr, og ansatte som søker om støtte til databriller kan få en ergonomisk gjennomgang av sin arbeidsplass.
Henvendelsen om gjennomgang rettes til HMS-koordinator ved personal-og økonimikontoret som kontakter bedrifshelsetjenesten og fører en oversikt over bestillinger og gjennomføring.
Ansatte som har plager de mener skyldes deres kontorinnredning eller utstyr, eller som de mener kan avhjelpes med annen kontorinnredning eller utstyr kan søke HMS-koordinator ved personal-og økonimikontoret om utbedringer eller hjelpemidler. Vurderingen av søknaden baserer seg på sakkyndig uttalelse fra bedriftshelsetjenesten etter kontorgjennomgangen, eventuelt legeattest.
Reglementet tar sitt utgangspunkt i bestemmelsene gitt i Arbeidsmiljøloven, forskrift 1259 til arbeidsmiljøloven; om arbeid ved dataskjerm og veiledning til denne forskriften.
Reglementet er drøftet til enighet med organisasjonene 3. februar 1998. Evaluert og drøftet til enighet med organisasjonene 6.april 2006 og 6. mai 2008.
En forutsetning for refusjon av terminalbriller er at behovet er godtgjort i hvert tilfelle av øyelege eller offentlig godkjent optiker, og at vanlige synskorrigerende hjelpemidler ikke kan benyttes.
Dersom utfallet av undersøkelse og prøve gjør det nødvendig, og dersom vanlige synskorrigerende hjelpemidler ikke kan benyttes, skal arbeidstakeren få spesielle synskorrigerende hjelpemidler (eksempelvis databriller) som egner seg for vedkommende arbeid, jf. forskriften § 11.
Det følger av veiledningen til § 11 at arbeidstakeren er berettiget til å få briller eller synskorrigerende hjelpe midler, dersom det skriftlig kan dokumenteres:
Alle faste ansatte, samt vikarer og engasjerte med arbeidskontrakt ut over ett år kan søke om terminalbriller.
Før synsundersøkelse hos optiker foretas, skal den ansatte ha forsøkt å utbedre arbeidsplassen med hensyn til utforming og belysning i forhold til "Råd om tilrettelegging av arbeidsplassen" i skjemaet.
HMS ansvarlig ved personal- og økonomikontoret kontakter bedriftshelsen for ev. ergonomisk kontorgjennomgang hos vedkommende.
Dersom et fortsatt er behov for synsundersøkelse bestiller den ansatte time hos optiker. Søkerne fyller ut DEL 1 og nærmeste leder attesterer denne.
Søker tar med utfylt skjema og går til godkjent optiker, som fyller ut DEL 2.
Dersom dette tilsier at søkeren har behov for databriller, innvilges søknaden. Det gjøres oppmerksom på at det er kun rene databriller som skal kjøpes (dette skal også stå på brilleseddelen). Høgskolen dekker ikke utgiftene dersom søkeren kan klare seg med en vanlig nærbrille/arbeidsbrille.
Regning med spesifikasjon på at dette er en databrille, samt spesifisering av utgifter til synsprøve, glass og innfatning sendes personal- og økonomikontoret ved HMS ansvarlig. Den ansatte betaler selv utgiftene som refunderes etter reglementet, og blir overført til vedkommendes lønnskonto.
Høgskolen i Finnmark dekker utgifter til brilleglass, synsprøver og arbeidspenger fullt ut hvis kriteriene ovenfor er oppfylt (jfr. Forskrift 1259 om arbeid ved dataskjerm § 11).
Innfatning dekkes opp til kr 800, ved første gangs kjøp av databrille. Glass skiftes ved behov, maksimalt hver 2. år.