Utfylling av reiseregning

Internt rundskriv nr. 1/2004 Om utfylling av reiseregning

I internt rundskriv nr 4/03 dat. 23. april 2003, var det skrevet følgende: "Hvert utlegg i form av faktura/utbetaling skolen har i forbindelse med en reise, vil bli ført i balansen".(det betyr at beløpet ikke er belastet den kontoen reisen er bevilget på) Videre "Når reiseregning skrives, SKAL flybilletter, hotellopphold, konferanseavg. og lignende føres opp på baksiden av reiseregningen som om den reisende selv har betalt dette, og trekkes fra som reiseforskudd på framsiden. Det er viktig med NØYAKTIGE tall.

Dessverre er det altfor mange etter 1,5 år som ikke gjør dette; det fører til mye overstrykinger/rot på reiseregningen.

For ettertiden vil vi sende tilbake de reiseregningene hvor dette ikke er gjort, så nå gjelder det å holde rede på hvilke utgifter det er betalt for. Vær obs. på at det kan komme "ekstrautgifter" på for eksempel en flybillett (Service fee) og/eller et fakturagebyr på hotellregning. Dette må også føres på. Har dere ikke tatt/fått kopi, så ta kontakt med Torunn, Bente eller undertegnede. Vi finner det ut såfremt regningen er kommet.

Det er også et krav til utfylling av reiseregning for at den skal være trekkfri, forskrift av 14.10.76 § 3, 2. ledd:

• Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift
• FORMÅL MED REISEN og reisested 
• Navn og adresse på overnattingssted/utleier. (Dette gjelder ikke ved hybel-/brakkesats herunder privat overnatting)
• Ved flere overnattingssteder: dato for overnattingen
• Type losji fordelt på
• Hotell
• Pensjonat
• Annet nærmere angitt (for eksempel "privat overnatting")

I tillegg sier reiseregulativet § 15 pkt. 4: "ved bruk av privat bil skal den faktiske reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen". (se AADs kommentarer 44):"Dato og klokkeslett for når tjenestereisen begynte og når den blir avsluttet, spesifiseres på reiseregningen. Er det andre med i bilen, skrives navnene opp under anmerkningsrubrikken.

Med vennlig hilsen