S-sak 15/2004
Kvalitetssikringssystem for Høgskolen i Oslo (Jnr. 03/2127)
Arbeidet med utvikling av et kvalitetssikringssystem for HiO startet i 2002. Styret har vært orientert om dette arbeidet, inkl. en første gangs behandling av saken i styret 5. september 2003, samt et styreseminar der bl.a. dette nye systemet var tema i november. Høsten 2003 ble det deretter nedsatt en egen arbeidsgruppe for å arbeide videre med utvikling av kvalitetssikringssystemet og innholdet i dette, bl.a. ut fra styrets premisser for dette. Styret ønsket bl.a. at det skulle fokuseres spesielt på systemet som et bidrag til positiv utvikling og forbedring, og at det ikke skulle fokuseres ensidig på kontroll. Samtidig skulle det utvikles et et enkelt og brukerbasert system som kan avdekke kritikkverdige forhold og samtidig inneholde rutiner som gjør at man raskt kan reagere når det er nødvendig. Arbeidsgruppen som ble nedsatt avga innstilling i november 2003. Innstillingen har vært på intern høring, før saken nå fremmes for styret. Det er forutsetningen at det dokumentet som er lagt fram for styret skal justeres i samsvar med eventuelle merknader i styret og videreutvikling av dette dokumentet vil skje etter at styret har drøftet den årlige rapporten om utdanningskvalitet, jf. framlegget til vedtak.
Fra administrasjonens side ble det opplyst at målene i kvalitetssikringssystemet nå vil bli fornyet i samsvar med den nye strategiplanen som styret skal behandle i dette møtet.
Prorektor har ledet arbeidsgruppen og opplyste at det har vært et viktig hensyn å unngå å etablere et stort kvalitetsbyråkrati ved HiO. Man har i stedet ønsket å legge opp til en desentralisert modell innen den eksisterende virksomheten ved HiO, uten nye utvalg eller ytterligere særordninger. Rektor minnet også om at styret gjennom fastsetting av stillingsinstruks for studielederne har plassert en viktig del av ansvaret for dette arbeidet. Han minnet også om at det arbeides med en håndbok om administrative prosedyrer der et første utkast foreligger i disse dager.
Fra styret var det mye positiv omtale av arbeidet som er gjort og det opplegget som nå er skissert. Samtidig var det bred tilslutning til den desentraliserte modellen med delegering av ansvar og aktiv brukermedvirkning. Det ble sett på som positivt at det er lagt vekt på å plassere ansvar, framfor å beskrive hvordan dette ansvaret skal utøves i detalj. Det var også enighet om at systemet nå må prøves ut, og så får man bygge inn nødvendige tilpasninger etter hvert som behovet for det blir avdekket. Flere av styrets medlemmer fremmet konkrete forslag og innspill for å sikre nødvendig samhandling og oppfølging rundt dette.
Ett styremedlem la fram skriftlig forslag om tilføyelser til administrasjonens forslag til vedtak med sikte på å gjøre det mer presist og tydelig på noen punkter. Forslaget lød slik:
”Alle enheter ved HiO med unntak av spesialiserte forskningsenheter, har ansvar for å iverksette slike regelmessige evalueringer i samarbeid med sine brukere. Likeledes har de ansvar for at deres oppgaver i forhold til prinsippene for håndtering, rapportering og oppfølging av resultatene blir i varetatt..
Det bør arbeides videre med grunnlagsdokumentet når det gjelder beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet ved andre enheter enn de enkelte utdanningene. I den forbindelse legges stor vekt på utgangspunktet om dialog i kombinasjon med et kort notat om resultatene av evalueringen og om planlagt oppfølging (jfr. innholdet i den presentasjon av evalueringssystemet som utvalget ga på styreseminar den 6. november 2003).”
Det var ikke innvendinger til dette og høgskoledirektøren foreslo at disse synspunktene ble søkt redigert inn i møteboka på vanlig måte sammen med øvrige merknader og forslag fra styret.
De øvrige av styrets medlemmer tok opp følgende punkter og innspill, som man ønsket fulgt opp i vedtaket og i det videre arbeidet med saken:
- det var ønskelig å få tilbakemeldinger om evaluerings- og rapporteringsordningene gir det ønskede grunnlaget for oppfølging og utvikling. Dette bør framkomme i en tydelig form, f.eks etter de årlige rundene med dialog om kvalitet.
- forenkling må være et viktig og løpende hensyn å ha med i vurderingene rundt systemet. Forslag til forenkling bør inngå i rapporteringene som årlig skal ende opp hos styret.
- et omfattende kvalitetssikringssystem må fortsatt legge til grunn at studentene har ansvaret for egen læring
- selv om utdanningsvirksomheten må være i fokus, forutsettes det at alle deler av virksomheten ved HiO som innvirker på kvaliteten i utdanningene jevnlig evaluerer og går gjennom sin oppgaveløsning, i dialog med sine brukere. Resultatene av dette skal også inngå i rapporteringen til styret. Dette innbefatter administrative tjenester eller enheter og deres ansvarsområder overfor brukerne, jf beskrivelsen av disse områdene innen kvalitetssystemet.
Til selve beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet (sakens vedlegg 1) var det konkrete innspill til punkt 2.2. om mål for kvalitetssikringssystemet. Det var konkret forslag om et ekstra punkt om å sikre relevans i henhold til yrkesfeltet. Det ble også lagt til grunn at det i første punkt burde hete ”…utdanningsvirksomheten inkl. praksis,…” for å understreke ytterligere at praksisdelen av studiene ble tatt med i alt videre arbeid med kvalitetssikring. I tredje punkt burde ”at” erstattes med ”om”.
Fra studentenes side ble det presisert at om studentenes innflytelse og medvirkning i kvalitetssikringen skal være reell, forutsetter det at studentrådene får kunnskap om og innsikt i hvordan systemet skal fungere. Styret sluttet seg til at en slik forberedelse må ligge til grunn.
Høgskoledirektøren ba om mulighet til å redigere innspillene og intensjonene fra styrets medlemmer i et presist og samordnet forslag til vedtak, herunder det skriftlige forslaget om tilføyelser til vedtaket. Han oppfattet intensjonene som samstemmige, men med noe ulik ordlyd.
Rektor oppsummerte debatten og innspillene - skriftlige og muntlige - og bekreftet at disse ville bli tatt med i det videre arbeidet. Han konkluderte med stor enighet om saken blant styrets medlemmer, og takket de involverte for godt arbeid med utviklingen av dette første dokumentet om kvalitetssystemet ved HiO.
Vedr. endelig møtebok:
Det oppsto i etterkant av møtet problemer med å få godkjent omtalen av denne saken og vedtaket i endelig møtebok.. Saken ble derfor tatt opp til plenumsbehandling i styremøte 29. april 2003 (S-sak 33/2004). Det ble der klarlagt at det vedtaket som styret inviteres til å fatte, er i samsvar med presiseringene i det foran siterte forslaget fra ett styremedlem, likevel slik at alle enheter omfattes.
Styrets enstemmig vedtak ble som følger, i samsvar med den justerte tilrådingen, samt øvrige innspill og merknader:
”Kvalitetssikringssystemet for Høgskolen i Oslo skal være en kontinuerlig prosess med hovedfokus på utvikling og forbedring av alle sider ved virksomheten.
Styret slutter seg til grunnlagspremissene i det framlagte dokumentet og understreker at dette gjelder alle enheter i virksomheten. Kvalitetssikringssystemet skal utvikles videre når det gjelder virksomheten innen administrasjonen og FoU-området.
Følgende hovedprinsipper skal ligge til grunn for arbeidet:
· Avdelinger og enheter ved HiO har ansvar for å iverksette regelmessige evalueringer av alle sider ved virksomheten i samarbeid med sine brukere.
· Studentene skal være aktive samarbeidspartnere i evalueringsarbeidet ved utdanningene, som en naturlig følge av deres ansvar for egen læring. De skal også være aktive medspillerei evalueringen av enheter hvor studentene er naturlige brukere av tjenesten.
· Evalueringene skal skjei åpen dialog ved avdelinger og enheter. Mulige tiltak for forbedringer skal drøftes og iverksettes snarest mulig.
· Avdelinger og enheter rapporterer årlig til høgskolens styre om kvaliteten ved de områdene som er besluttet evaluert og tiltak som allerede er iverksatt. Rapportene til styret skal gi grunnlag for strategiske prioriteringer for kommende studieår. Som del av rapporteringen til styret skal det inngå en vurdering av om evalueringen og premissene for kvalitetssystemetgir nødvendige grunnlag for oppfølging og utvikling ved den enkelte avdeling og enhet, og om det kan foreslås endringer isystemet.
· Det foretas mer omfattende evalueringer av studiene og de administrative tjenestenes samlede kvalitet ca. hvert femte år.
· Det innføres et system med årlige møter/dialog om kvalitetsarbeidet mellom høgskolens sentrale ledelse og avdelingene/enhetene/administrasjonen.
· Høgskolen sentralt initierer mer omfattende evalueringer av de ulike kvalitetsområder med spesielt ansvar for det totale lærings- og studiemiljøet, studietilbudenes kvalitet mht relevans og styringskvalitet.
· Grunnlagspremissene for kvalitetssikring vedtatt av styret skal ligge til grunn for kvalitetssikringsarbeidet i HiO. Avdelinger og enheter kan med bakgrunn i evalueringene fremme forslag om endringer i grunnlagsdokumentet.
Kvalitetssikringssystemet iverksettes umiddelbart.”