S-sak 23/2004

Meldinger til styret

a)          Foreløpig møtebok fra studieutvalges møte 14. april 2004

b)         Søknad om dispensasjon fra bestemmelse i forskrift til rammeplan for sykepleierutdaningen – Brev fra UFD 31. mars 2004

c)         Etatstyringsmøte med UFD 14. april/Dagsorden – Orientering i møtet

d)         Strategiplan for SEFIA (godkjent 19. april) – Til orientering for styret

e)         Evaluering av Pedagogisk utviklingssenter (PUS) – HiO-notat 2004 nr. 2 (Delt ut i møtet, jf kommende sak til behandling i styremøtet 10. juni)

f)           HiO-forskning 2/2004 – Tema: Kan livskvalitet måles ?

g)          Foreløpig saksplan

h)         Andre meldinger

i)           Riksrevisjonen: Presentasjon av oppgaver og arbeidsform 

Vedr. møtebøker:

Mrk: Møtebok fra forrige styremøte er ikke godkjent, og foreligger derfor ikke som meldingssak nå. Omtale og vedtak i S-sak 15/2004 er satt opp til plenumsbehandling under S-sak 32/2004.

Mrk: Foreløpig møtebok fra studieutvalget er endelig; ingen endringer er kommet til innen fristen.

Til punkt b)      Vedr. praksisplasser

Tidligere innsendt søknad om dispensasjon fra bestemmelse i forskrift til rammeplan for sykepleier­utdaningen for et mindre antall studenter ved Avd. SU var imøtekommet fra departementets side i dette tilfellet.

Situasjonen vedr. praksisplasser for flere studier er ellers et tilbakevendende tema, også i diskusjonen med departementet. Det blir forventet at HiO selv skal være en aktiv part overfor bl.a. helseforetakene, og selv arbeide aktivt for å få avtaler på plass. Høgskoledirektøren opplyste om at arbeidet er greit i gang overfor helseforetakene, men at dette dessverre går noe seinere enn det HiO ønsker.

Til punkt c)      Etatstyringsmøte med UFD 14. april

HiO hadde sitt årlige etatstyringsmøte med UFD 14. april. Rektor refererte fra møtet og meldte at HiO stort sett fikk svært god tilbakemelding på vårt arbeid og systematikken det arbeides etter på mange felt. Det var mye positiv tilbakemelding til vårt arbeid med kvalitetsreformen, der UFD var spesielt opptatt av arbeidet med kvalitetssikringssystemet som hele organisasjonen skal omfattes av. HiOs grunnlags­premisser for dette arbeidet var blitt godt mottatt. Det var også positiv interesse for HiOs organisering på FoU-området og de nye programområdene som er under etablering. Utviklingen med bedring i FoU-produksjonen og på formidlingssiden fikk positiv tilbakemelding fra UFD.

UFD var opptatt av HiOs interne organisering og om dette var gitt en god behandling i organisasjonen. Erfaringer ble etterlyst, om hva som er gjort/ikke gjort og begrunnelser for det, og om HiO finner seg godt til rette med de valg som er gjort. Det var også spørmål til personalpolitikken og hva som evt. planlegges for en mer omfattende rekruttering på litt sikt, når store grupper eldre tilsatte ventes å fratre.

HiO fikk kritiske merknader til innsatsen innen internasjonalisering der det bør forventes bedre resultater, jf fallet i antall utreisende studenter fra HiO i 2003. Her var det spørsmål til organiseringen av studiene og om det ble lagt godt nok til rette for utveksling.  Det var videre merknader til at HiO syntes å ha svært mange avtaler, der det kan antas at antallet i seg selv hindrer utdyping av selve institusjons­samarbeidet. HiO ble bedt om å vurdere antall avtaler, og se på om det kan være hensiktsmessig å sende flere studenter ut til færre samarbeidsinstitusjoner.

Årsakene til HiOs økte studiepoengsproduksjon ble som ventet grundig gjennomgått i møtet. HiO fikk bekreftelse på at vi ikke skal forutsette noen større reduksjoner i kapasiteten innen grunnutdanningene. Dette vil imidlertid gi en del pressproblemer, bl.a. mht. tilgjengelige bygg. HiO tok dermed også opp byggproblematikken, jf behovet for avklaring av status for saken vedr. Patologibygget i Pilestredet Park.

Til punkt h)      Andre meldinger

Rektor orienterte styret om at det er fremmet forslag overfor departementet vedr. ett nytt eksternt  medlem og ett nytt eksternt varamedlem til HiOs styre. Departementet har imidlertid ikke meldt tilbake om oppnevningen, slik at det lot seg ikke gjøre å få dette i orden til dette møtet. Det er som vanlig  forsøkt å innkalle varamedlem til dette møtet, uten å lykkes.

Til punkt i)       Møte med Riksrevisjonen

Rektor ønsket Riksrevisjonenes representanter velkommen til møtet med styret. Fra Riksrevisjonen møtte eksepedisjonssjef Jens Gunvaldsen, seksjonsleder Knut Lien og revisor Tove Bjørg Martinsen.

Ekspedisjonssjef Gunvaldsen innledet med å vise til at omstilling og utvikling i oppgavene stiller nye krav og forventninger både til institusjonene, deres styrer og til revisjonen. Det legges nå opp til at revisor skal ha en nærmere kommunikasjon med den øverste ledelse ved virksomheten, inkl. styrene, om revisjons­messig viktige forhold. Riksrevisjonen etablerer  derfor en ny rutine med deltakelse på styremøtene der årsregnskap og årsberetning er oppe til behandling. Riksrevisjonen vil da kunne informere om revisjon og revisjonsforhold direkte overfor styret.

Med endringer i fullmakter og overgangen til nettobudsjettering er god internkontroll svært viktig, inkl. fokus på regnskapsavleggelse og årsrapportering. I dette inngår også identifisering av og fokus på risikoområder ved styring og ledelse av institusjonene. Dette er av de oppgaver som er av ny dato for mange styrer, men der styrene også har et spesielt ansvar for å ha fokus på slike forhold ved virksomheten.

Gunvaldsen viste videre til at Riksrevisjonen driver både med forvaltningsrevisjon (måloppnåelse, resultater, roller og hvordan vedtak følges opp i organisasjonen) og regnskapsrevisjon (ettersyn med at regnskapene er korrekte og at disposisjonene er akseptable). Regnskap og økonomistyring er viktige styrings­instru­menter, og styrets ansvar for disse områdene må følges opp på en hensiktsmessig måte. Styret må også ha et forhold til virksomhetsstyring, som inkluderer avklaringer og beskrivelser knyttet til styrets og styreleders rolle og ansvar, arbeidsdeling internt i styret, direktørens rolle, saksportefølje, rutiner for styremøter, habilitet, etikk mv. Det er styret som øverste ansvarlige organ som også må ha strategier på dette området, og bl.a. sikre seg nødvendig tid til strategiske diskusjoner, ikke bare behandling av enkeltsaker. Skal styret fungere profesjonelt forutsettes det også en kvalitetssikring av at alle sentrale spørsmål blir behandlet på riktig nivå. Det kan være sunt og nødvendig med åpenhet rundt styrets funksjon og virkemåte, og at man har mekanismer for å evaluere styrets virkemåte.

Seksjonsleder Knut Lien orienterte deretter om formålet med regnskapsrevisjon, som nødvendigvis må innbefatte mye detaljstyring. Formelt sett er mandatet for dette arbeidet gitt av Stortinget. Regnskaps­revisjonen skal etterse at regnskapet kan bekreftes og at disposisjonene kan aksepteres, bl.a. i forhold til fatsatte rammer for virksomheten som måltall mv. Riksrevisjonen har en årssyklus for sitt arbeid på dette området, med besøk ved institusjonen høst og vinter der bilag gjennomgås og sjekkes, og der det pågår en dialog med institusjonen om ulike forhold, evt. møter om det er nødvendig. Større forhold kan utvirke brev fra Riksrevisjonen, for å få forklaringer eller ekstra opplysninger. Riksrevisjonen kan også komme med merknader – mindre eller større – som styret da bør forholde seg til. Riksrevisjonen kan gå inn med veiledning til forhold som bør justeres eller endres innen generell økonomiforvaltning. Veiledningen skal være uavhengig og objektiv. Endelig har Riksrevisjonen et årlig fast møte med departementet om UH-sektoren som helhet og revisjonsforhold knyttet til institusjonene.

Revisor Tove Bjørg Martinsen fikk deretter ordet. Hun har revidert HiOs regnskaper siden 1999, og kjenner dermed HiO godt. Revisor går gjennom årsregnskapet avgitt 15. februar – med resultat, balanse og noter. Hun kunne opplyse at HiOs regnskap for 2003 inneholdt hele 55 124 bilag. Med minst to transaksjoner bak hvert bilag blir dette et formidabelt regnskap. For 2003 har det vært særskilt fokus på innkjøp og innkjøpsrutiner og på eksternt finansierte prosjekter. Revisjonen er ellers lagt slik opp at man over tid går gjennom alle sentrale områder.

For 2003 påpekte Martinsen to forhold der det var behov oppfølging fra HiOs side: Avdelingene benytter seg ikke alltid avtalene om innkjøp som er inngått av administrasjonen sentralt, slik de skal. Videre er det registrert at enkelte eksterne prosjekter har vært igangsatt før kontrakt er underskrevet. Administra­sjonen har laget rutiner for begge områder og rutinene fungerer tilfredsstillende. Konklusjonen er der­med at dokumentasjonen er solid fra administrasjonens side og gir et korrekt bilde av virksomheten.  HiOs årsregnskap kan dermed godkjennes.

Martinsen pekte på ytterligere ett forhold: HiO regnskapsfører Universitets- og høgskolerådets (UHR) virksom­het. Regnskapet for UHR inngår i HiOs totale regnskap på samme måte som et stort prosjekt ved HiO. Etter Riksrevisjonens mening bør UHR få et eget årsregnskap og skilles helt ut fra HiO regnskap. Riksrevisjonen vil ta dette opp med UFD.

I tråd med praksis som innføres nå skal revisor delta under styrets behandling av årsberetningen. Martinsen ville dermed være til stede under behandlingen av S-sak 24/2004 om Styrets årsberetning.

Etter Riksrevisjonens gjennomgang, bekreftet også administrasjonen at det løpende samarbeidet med Riksrevisjonen fungerer veldig bra.

Rektor takket deretter Riksrevisjonens representanter for en nyttig og opplysende gjennomgang. Han la vekt på at dette var en trygg tilbakemelding å få, både for HiO og for styret.