S-sak 32/2004

Tilsettingsprosedyre for studieledere – Evaluering og forslag til endring (Jnr. 03/1908)

HiO må i løpet av våren rekruttere nye ledere til 3 studielederstillinger, med tiltredelse tidlig i høst­semesteret. Det tilsier evaluering av tilsettingsprosedyrene, jf foreløpige orienteringer til styret om dette i 2003, samt evt. justeringer i gjeldende prosedyre for slike tilsettinger. Administrasjonen har i den forbindelse fremmet sak for styret med evaluering av fjorårets tilsettingsarbeid for disse stillingene, samt forslag til endring i gjeldende prosedyre.

Fra og med høsten 2003 gikk studielederfunksjonen over fra å være et valgt verv til å bli stillinger med åremålstilsetting. Tilsettingsprosedyre ble fastsatt av styret i forbindelse med behandlingen av framtidig organisering og ledelsesstruktur ved HiO i februar 2003 (S-sak 20/2003). Det ble i denne forbindelse opprettet rekrutterings- og nominasjonskomiteer for å forberede og gi tilråding til nominasjons- og rekrutteringsprosessen, forut for formell innstilling i avdelingsstyrene. Styret har selv tilsettings­myndigheten, jf UH-lovens § 30a nr. 2. Våren 2003 ble det deretter tilsatt 23 studieledere samt senterleder for SEFIA etter disse prosedyrene.

Administrasjonen la i mai og juni 2003 fram to notater for styret der det ble gitt en foreløpig vurdering av tilsettingsarbeidet, og hvordan prosessen hadde forløpt. Etter denne foreløpige tilbakemeldingen, har det blitt gjennomført en mer omfattende høringsrunde med avdelingene, der det er bedt om tilbakemeldinger på flere konkrete punkter. Erfaringene fra dette er nå oppsummert, og sammen med de første oppsum­mer­ingene fra administrasjonen våren 2003, gir det grunnlag for å foreslå visse endringer i gjeldende prosedyre. Dette gjelder i første rekke bruken av rekrutteringskomitéer i det forberedende arbeidet, samt vurdering av hvor innstillingsmyndigheten bør ligge, og endelig innpassing av innstillings- og tilset­tingsbestemmelser knyttet til studieledere i HiOs personalreglement, på linje med bestemmelsene for øvrige stillingsgrupper.

Rekrutteringskomitéer med 8 medlemmer har vist seg både uhensikts­messig og krevende i innstillings­arbeidet. Mange av deltakerne har også vært lite eller helt ukjent med slikt arbeid, som både er komplekst og krever presis og disiplinært saksbehandling. Overholdelse av taushetsplikt er en viktig forutsetning. Disse forholdene til sammen har skapt visse vanskeligheter underv­eis i arbeidet. Administrasjonen tilrår derfor at rerkutteringskomitéene fritas for videre arbeid vedr. rekruttering av studieledere, og at forslag til innstilling foretas av et utvalg bestående av dekan, avdelings­direktør og personaldirektør, eller personer de bemyndiger. Høgskoledirektøren kan dessuten utpeke en ekstra representant i hvert enkelt tilfelle, enten student, studieleder eller representant for UF-personalet. Tjeneste­mannsrepresentant som nevnt i personalreglementets § 9, har rett til å delta i utvalget. Studentene vil være sikret medvirkning både i tilsettingsorganet (styret) og i det innstillende organet (avdelingsstyret), ettersom administrasjonen foreslår at avdelingsstyret bør opprettholdes som innstillingsorgan, ut fra de erfaringer som er kommet fram. Det er bedt om at den refererte sammen­setningen blir en midlertidig ordning, inntil endringene til personalreglementet er sluttforhandlet.

Administrasjonen har avslutningsvis bedt styret om fullmakt til høgskoledirektøren til å forhandle om endring i HiOs personalreglement på grunnlag av styrets tilbakemeldinger i saken. Det er viktig å avklare dette nå, av hensyn til behovet for å ha nye ledere på plass tidlig i høstsemesteret. Tilsettingssakene bør derfor om mulig legges fram for styret i møtet 10. juni. Stillingene er allerede lyst ut.

Saken har vært lagt fram for tjenestemannsorganisasjonene til drøfting/påbegynt forhandling, jf vedlagt referat. (Forhandlingene er ikke avsluttet og protokoll foreligger derfor ikke.) Den største av de 4 tjenestemannsorganisasjonene har erklært seg uenig i administrasjonens forslag, hva gjelder medvirkning fra den sentrale administrasjonen i det forbredende innstillingsarbeidet. De øvrige organisasjonene støtter administrasjonens forslag. Avdelingene har også meldt tilbake om positive erfaringer med slik medvirkning, jf høringsrunden sist høst.

Rektor påpekte behovet for en enklere tilsettingsprosedyre, noe også tjenestemannsorganisasjonene i prinsippet er enige i. Rektor påpekte at en erfaring fra forrige runde var at dekanene burde inn i prosessen før saken kom til innstilling i avdelingsstyret, jf endringen som nå er foreslått. Han la ellers vekt på at den sentrale medvirkningen i innstillingsarbeidet sikret både kontinuitet og kompetanse i behandlingen av ledertilsettinger. Slike saker forelegges ikke avdelingsstyrene så ofte, og de som jevnlig behandler slike saker sentralt vil dermed ha nyttige erfaringer og vurderinger å bidra med.

Høgskoledirektøren la også stor vekt på behovet for en forenkling i  arbeidet. Han understreket at den praktiske gjennomføringen av hvordan dette skal gjøres er en forhandlingssak, som skal avsluttes med tjenestemannsorganisasjonene, jf vedlagt referat i saken. Han var imidlertid uenig i forslaget fra den største av tjenestemannsorganisasjonene, som riktignok var en ytterligere forenkling av prosedyren, men som etter hans syn kunne bidra til å svekke kvaliteten på saksbehandlingen.

Fra styret var det ulike synspunkter: Det var kommentarer til de ulike gruppenes medvirkning i det forberedende arbeidet, inkl. det uheldige i å svekke tidlig medvirkning i prosessen fra studentene og tilsatte i undervisnings- og forskerstilling. Flere mente imidlertid at det var uheldig med for mange deltakere i den forberedende prosessen. Samtidig må det forberedende arbeidet ha nødvendig legitimitet ved at overordnede ledere deltar i dette.

Ved fortsatt innstillingsmyndighet i avdelingsstyret vil alle de nevnte gruppene være representert. Avdelingsstyret kan også sende saken tilbake til utvalget, om man mener at behovet for det er tilstede. Flere stilte spørsmål ved å innføre en midlertidig ordning som én tjeneste­manns­organisasjon er uenig i, mens andre mente dette måtte være til å leve med til man kommer fram til en permanent ordning, spesielt siden det må tas hensyn til framdriften i de konkrete tilsettingssakene som har gjort at dette tas opp nå.

Ett av styrets medlemmer mente at det var svært uheldig om styret nå skulle uttale seg om en sak som er forhandlingsgjenstand med tjenestemannsorganisasjonene, og mente dette ville virke provoserende. Han var enig i innvendingene fra den største tjenestemannsorganisasjonen overfor administrasjonens forslag, og ønsket å fremme et alternativt forslag til vedtak. Det ble deretter fremmet følgende alternative forslag til vedtak fra 4 av styremedlemmene:

1. ”Tilsetting av studieledere skjer etter eksisterende ordning og inntil forhandlinger om ny ordning er fullført.
2. Framtidig tilsettingsordning bør utredes nærmere på grunnlag av diskusjonen i styret
3. Dekanens medvirkning skal innpasses i den forberedende innstillingprosessen”

Det var flere kommentarer til hvordan et forberedende utvalg kunne sammensettes ut fra ulike hensyn. Imidlertid ble det ikke fremmet flere alternative forslag enn det refererte.

Styret gikk deretter til votering over de to forslagene, administrasjonens forslag og det alternative forslaget.

Votering:

Det alternative forslaget fikk 5 stemmer. Administrasjonens forslag fikk 5 stemmer. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende, og administrasjonens forslag ble dermed vedtatt, med rektors dobbeltstemme. 

Styrets vedtak ble deretter som følger, i samsvar med administrasjonens tilråding:

1.  ”De avdelingsvise rekrutterings- og nominasjonskomitéene fritas for videre oppgaver i tilknytning til rekruttering og tilsetting av studieledere, jf. styrets tidligere vedtak i S-sak 23/2003.

2. Innstillingsmyndigheten for studieledere skal fortsatt ligge hos avdelingsstyret, og SEFIAs styre for SEFIA.

3. Som midlertidig ordning til det er forhandlet fram endring i høgskolens personal­regle­ment fastsetter styret at forslag til innstilling for studieleder­stillinger foretas av et utvalg som består av avdelingsdirektør, dekan og personaldirektør, eller personer de bemyndiger. Høgskoledirektøren kan utpeke en ekstra representant i hvert enkelt tilfelle, enten student, studieleder eller representant for UF-personalet. Tjeneste­mannsrepresentant som nevnt i personalreglementet § 9, har rett til å delta i utvalget.

4. Styret gir høgskoledirektøren fullmakt til å føre forhandlinger om endring i personalreglementet på grunnlag av de synspunktene som framkom i styremøtet.”