S-sak 16/2005

Elektronisk tilgjengelighet til styrets saksframlegg (Jnr. 05/106)

I samsvar med meldingsak til forrige styremøte hadde administrasjonen til dette styremøtet forberedt et nytt system for å gjøre saksframleggene til styret tilgjengelige på HiO-veven, for styrets medlemmer/vara­medlemmer, alle på tilsattnettverket, samt en del andre, bl. a. ledelsen i Studentparlamentet.

Rektor mente dette var en hensiktsmessig tilrettelegging, men pekte på at det i enkelte saker vil være behov for avveininger av hva som kan distribueres elektronisk og hva som ikke kan det. Dette må man være observante på. Han stilte også spørsmål ved om studentenes behov for elektronisk tilgjengelig­het til styredokumentene er godt nok ivaretatt nå, jf at dette nå er løst ved tilgang for Student­parlamentet og ledelsen her.

Høgskoledirektøren viste til arbeidet som er gjort, med god tilrettelegging og bistand fra IT-tjenesten, og som har resultert i et opplegg som man nå er rimelig fornøyde med å ha fått til. Dette bør nå kunne prøves ut en periode som forutsatt. Han la videre vekt på at opplegget er drøftet med aktuelle parter - både tjenestemannsorganisasjonene, Studentparlamentet og lederne i avdelingen - og at opplegget her har fått tilslutning. Det har vært et poeng parallelt å kunne redusere den svært omfattende papirspredningen av dokumentene. De 80 eksemplarene som har vært distribuert til nå, er nå knappet ned til bortimot det halve, jf også at HiO som storforbruker av papir bør legge opp til slik miljømessig gevinst når elektronisk tilgang gjør det mulig. I avdelingene skal ledelsen påse at ett eksemplar av styre­dokumentene er tilgjengelige for gjennomsyn på forkontor el.l., for de som evt fortsatt ønsker det. Administrasjonen har ellers lagt ut flere dokumenter elektronisk denne gangen enn det som var varslet. Er dokumentene tilgjengelige elektronisk vil dette bli fulgt opp, men man kan ikke påregne at alle vedlegg kan distribueres på denne måten. Når det gjelder studentenes tilgang til styredokumentene må dette ses på etter hvert. Studentparlamentet har tilgang og vil på vanlig måte kunne benytte de elektroniske doku­men­tene til videre spredning til f.eks. studentrådene i avdelingene, om det er behov for det i visse saker. Studentparlamentet får som tidligere papirutgave av dokuementene i tillegg.

Fra styret var det enkelte kommentarer: Noen ville ønsket flere papireksemplarer i distribusjon fortsatt, mens andre minnet om prosjektet ”Grønn stat” som HiO nå skal følge opp, og som forutsetter en mer kritisk holdning til omfattende papirspredning. Andre påpekte behov for lettere tilgang til selve nettstedet fra HiOs hovedside, noe administrasjonen vil følge opp. Det var ellers kommentarer til behovet for å vurdere kritisk hva som skal legges ut, og at det i enkelte saker må være en restriktiv linje til å spre dokumenter elektronisk. I en del tilfeller kan det også være naturlig å distribuere dokumenter til styret før de legges ut elektronisk. Dette må vurderes fra sak til sak, jf bestemmelsene i offentlighetsloven.

Styret gjorde deretter enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens tilråding: 

1. ”Saksframleggene til styret på ordinært sakskart gjøres heretter elektronisk tilgjengelige i samsvar med ordningen som er beskrevet i saksframlegget. 

2. Deltakerne i styremøtene vil fortsatt få tilsendt hele sett av styredoku­mentene.

Ordningen iverksettes fra mars 2005. Erfaringene med ordningen vurderes etter ca ett års drift.”