S-sak 25/2005
Styrets årsberetning for 2004 (Jnr. 04/2171)Riksrevisjonens kommentarer til årsavslutningsrevisjon av regnskapsåret 2004
Til denne saken var det gjort avtale om det årlige møtet mellom Riksrevisjonen og styret, i samsvar med den nye ordningen som er innført for dette. Riksrevisjonen skal ha årlig møte med styret når årsregnskap og årsberetning behandles. Fra Riksrevisjonen møtte ekspedisjonssjef Jens Gunvaldsen og stedlig revisor Tove Bjørg Martinsen.
Styret behandlet først forslaget til årsberetning: Det ble pekt på at årsberetningen burde gjennomgås mht. korrektur, men ellers var det kun ett innholdsmessig forhold som ble korrigert: Det ble pekt på at under avsnittet om internasjonalisering synes det som om vi underkommuniserer det faktum at det nedlegges et betydelig arbeid med å hente studenter inn til HiO. Dette bør komme tydeligere fram. Ut over dette hadde ikke styret forslag til endringer i årsberetningen.
Riksrevisjonen fikk deretter ordet til sin gjennomgang: Ekspedisjonssjef Gunvaldsen konstaterte at årsregnskapet allerede var behandlet av styret i forrige møte, noe som var utradisjonelt i henhold til ny saksgang. Årsregnskapet burde vært behandlet sammen med årsberetningen og revisjonsberetningen, og styret skulle være kjent med revisjonsberetningen før godkjenning av egen årsberetning, i tilfelle det var tilbakemeldinger fra Riksrevisjonen som burde behandles og omtales her. Imidlertid var HiO på forhånd gjort kjent med revisors konklusjoner - at HiOs årsregnskap for 2004 er godkjent og at man vil få et avsluttende revisjonsbrev uten merknad - og dermed gir ikke dette resultatet grunnlag for endringer i saksgangen dette året. Møtet skal ellers normalt være lukket når Riksrevisjonen møter styret og gir sine tilbakemeldinger, jf prinsippet om utsatt offentlighet som gjelder til Riksrevisjonen har avgitt sine tilbakemeldinger til Stortinget.
Gunvaldsen presiserte videre at man nå ikke bare vektlegger regnskapsdata, men også resultatdata, og dette er viktig å være oppmerksom på i fortsettelsen. Mål, risiko og risikohåndtering er forhold styret og ledelsen ved institusjonen skal ha fokus på, og der Riksrevisjonen vil sjekke ut status i ettertid. Han la tydelig vekt på kvalitetssikring av tall og data. Det er et vanlig funn at dette ikke alltid er godt nok. Han la til at Riksrevisjonen også ser på hvordan UFD utøver sin etatstyring overfor institusjonene, jf referatet fra møtet som HiO nylig har hatt med UFD.
Revisor Tove Bjørg Martinsen fikk deretter ordet til presentasjon av revisjonen av HiOs regnskap for 2004: Tre forhold er spesielt gjennomgått i 2004: Utestående fordringer, innkjøp av varer og tjenester og årsavslutning. Avd. LU hadde mye utestående fordringer pr. 2. tertial, men etter brev til HiO om dette ble fordringer krevd inn, slik at dette var på et akseptabelt nivå ved årsskiftet. Innkjøpsrutinene ved HiO er funnet å være gode. HiO ble bl.a. innklaget for klagenemnda for offentlige anskaffelser (vedr. kjøp av trykkeritjenester), men kjennelsen hefra stadfestet at HiO ikke hadde brutt regelverket. Fra regnskapsavslutningen ble ett forhold påpekt: HiO har tidligere regnet 3,5 mill.kr. som utestående fordring i forbindelse med overgangen til nytt regnskapssystem, begrunnet i periodiseringsproblemer mv. Kravet er rettet til UFD, som har avslått dette. HiO burde derfor ha korrigert denne fordringen i årsregnskapet for 2004 før dette ble avsluttet, og lagt beløpet til i underskuddet for 2004. Det regner man med blir korrigert. Forholdet er ikke av en slik art at det har gitt merknader til regnskapet. Martinsen avsluttet med å stadfeste at dokumentasjonen til revisor har vært tilfredsstillende og at årsregnskapet gir et korrekt bilde av virksomheten. HiO får dermed avsluttende revisjonsbrev for 2004 uten merknader.
Rektor takket Riksrevisjonens representanter, og konstaterte deretter at det er et profesjonelt arbeid fra administrasjonens og spesielt Økonomiseksjonens side som ligger til grunn for at HiO kan få en slik tilbakemelding fra Riksrevisjonens side.
Styrets enstemmig vedtak ble som følger:
”Styret avgir sin årsberetning for 2004 i samsvar med administrasjonens forslag, med de merknader som framkom i styrets behandling av saken.”
Oslo 3. mai 2005
Per Lilleengen, rektor
Åsulv Frøysnes, høgskoledirektør