06.03.2008
14:00
17:20
Pilestredet 46, møterom 301
Sissel Østberg
Inger Taasen
Bennedichte C.R. Olsen
Finn Nortvedt
Liv B. Finess
Kristin Uhre
Thomas Dyrdahl
Mats Eriksson
Mona Sandbæk møtte for Fakhra Salimi
Peter Maassen (til 16.40)
Kari Pahle
Fra administrasjonen:
Åsulv Frøysnes
Tove Bull-Njaa
Else Bjørnæs
Kari Aamli
Anne Berit Faaberg
Fakhra Salimi
Anne Berit Faaberg
Det var ingen merknader til innkalling eller dagsorden.
- Dagsorden
S-sak 7/2008 Meldinger til styret
S-sak 6/2008 Godkjenning av det foreløpige regnskapet for 2007 (Jnr. 07/1542) (Behandlet skriftlig)
S-sak 8/2008 Økonomisk rapport for 2007 (Jnr. 07/1542)
S-sak 9/2008 Rapport og planer (2007- 08) (Jnr. 07/1408)
S-sak 10/2008 Adgangsregulering av studier ved HiO 2008/2009 (Jnr. 08/932)
S-sak 11/2008 Oppretting av stilling som professor II i rehabilitering - Avd. HF (Jnr.08/65)
S-sak 12/2008 Endring av studielederområde fra allmennlærerutdanning til skole og barnehage - Avd. LU (Jnr. 08/725)
S-sak 13/2008 Prosessen ved tilsetting av dekaner og studieledere - Evaluering (Jnr. 07/2082)
S-sak 14/2008 Evaluering av byggeprosjektet Pilestredet 35 (Jnr. 07/4117)
- S-sak 7/2008
Meldinger til styret:
a) Møtebok fra styremøte 31. januar 2008
b) Referat fra møte i FoU-utvalget 15. januar 2008
c) Forslag til endringer i forskrift til opplæringsloven om godkjennings­ordning for personer med utenlandsk lærerkompetanse – Høring – Brev til KD 27. februar 2008
d) Forslag til forskrift for godkjenning av yrkeskvalifikasjoner fra utlandet med hjemmel i barnehageloven - Høring - Brev til KD 27. feb. 2008
e) Referat fra drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 25. feb.
f) Deltaking i etatstyringsmøte med Kunnskapsdep.
g) Foreløpig saksplan
h) Andre meldinger
Til punkt b) Referat fra møte i FoU-utvalget 15. januar 2008
Fra styret var det spørsmål til arbeidet med FoU-strategi for HiO, og om det på noe tidspunkt er planlagt forutgående informasjon til eller drøfting i styret, før saken legges fram til behandling i september. Rektor og høgskoledirektør viste til prosessen som er igangsatt, og bekreftet at det skal bli lagt fram informasjon for styret underveis, men at det ikke har vært avklart når dette helst kan skje. Administrasjonen skal følge opp med melding til styret.
Til punkt f) Deltaking i etatstyringsmøte med Kunnskapsdepartementet
Det er satt opp etatstyringsmøte mellom KD og HiO mandag 14. april. KD har eksplisitt etterlyst representanter for de eksternt oppnevnte styremedlemmene i disse møtene, og det er derfor besluttet at to av styremedlemmene fra den eksterne gruppa skal delta på møtet. De to deltakerne blir Mats Eriksson og Peter Maassen.
Til punkt h) Andre meldinger
Stjernøutvalgets utredning
Det var enighet om å utvide møtetiden litt for å kunne ha en rask orienteringsrunde om høringsarbeidet som pågår i HiO. Rektor orienterte om arbeidet og møtevirksomheten som er i gangsatt knyttet til høringen. Administrasjonens foreløpige høringsutkast ble delt ut til orientering for styret. Utkastet er laget med sikte på den interne debatten i HiO, og vil bli kortet ned og omformet til styrets behandling av en endelig høringsuttalelse i neste møte.
Det ble deretter besluttet at styret skal sette av tid til å drøfte Stjernøutvalgets utredning i seminarform, før styremøtet begynner den 24. april. Det tas sikte på å få en innledning fra en representant i utvalget. Styret møtes til lunsj kl. 12.30, og holder seminar fra kl. 13, og så rokeres møtetiden slik at møtet kan vare fram til kl. 18, om nødvendig.
- S-sak 6/2008
Godkjenning av det foreløpige regnskapet for 2007 (Jnr. 07/1542)
Det foreløpige regnskapet for 2007 ble lagt fram til behandling for styret pr e-post, som avtalt i forrige styremøte. Dette var nødvendig for å få styrebehandlet saken før innsending av det foreløpige regnskapet til KD, slik KD krever. Det er meget kort tid mellom det tidspunkt regnskapsdataene foreligger, og fristen for innsending til departementet.
Styret var ellers kjent med at den økonomiske rapporten for 2007 vil foreligge til behandling i møtet 6. mars, inkludert kommentarer til regnskapet for den enkelte avdeling/enhet. Formell behandling av selve årsregnskapet er satt opp på dagsorden til møtet 12. juni.
Styret vedtak i saken ble i samsvar med tilrådingen:
”Styret godkjenner høgskolens foreløpige regnskap for 2007.”
- S-sak 8/2008
Økonomisk rapport for 2007 (Jnr. 07/1542)
Innledningsvis orienterte høgskoledirektøren om en retting i forhold til S-sak 6/2008. En manglende innrapportering av en påløpt kostnad på 5,3 mill.kr ved Avd. LU gjorde at det oppsatte regnskapet måtte revideres. Korrigeringen har medført at avsatte ubrukte midler ved utgangen av 2007 er redusert med 7,9 mill. kroner, mot tidligere rapportert reduksjon på 2,6 mill. kroner. Det er dessuten foretatt en korrigering av note 15, noe som har gjort at resultatet for 2007 er redusert med 0,5 mill. kroner. Saken er derfor vedlagt korrigerte vedlegg i henhold til S-sak 6/2008.
Høgskoledirektøren orienterte videre om en viktig side ved saken: HiO har noe for store avsetninger, selv om utviklingen går i riktig retning. Han minnet ellers om at ved et årsskifte vil det uansett være store innestående beløp bl.a. grunnet skattetrekk og avgifter som forfaller på nyåret, og som til sammen utgjør store summer. Han viste til at HiO har gode planer for virksomheten, men at det tar for lang tid å få realisert planene i konkrete tiltak. Ofte skyldes dette mangel på personale til å iverksette ulike tiltak raskt nok, uten at det går på bekostning av annen virksomhet. En oppfølging av dette er startet i en diskusjon med lederne i avdelingene, bl.a. om man i en del tilfeller skal sørge for en viss overlapping i personalet der man har avgang fra stillinger innen få år, og der det er rom for å ha noe ekstra bemanning i en avgrenset periode, bl.a. ut fra de oppgaver man ønsker å få løst raskt. Alle avdelinger har ellers god kontroll med økonomien, men samlet sett er man litt vel forsiktige med å få midlene ” i arbeid” raskt nok.
Rektor minnet om at med et finansieringssystem der vekslingene i studiepoengproduksjon er svært avgjørende, så vil det medføre at avdelingene er noe forsiktige med sine tiltak. Dette er en effekt av det nåværende systemet som må påregnes til en viss grad.
Fra styret var det en del spørsmål til dokumentet og dataene som framgår, bl.a. knyttet til kompetanseutvikling, økte lønnskostnader, og variasjonen i aktivitet knyttet til oppdragsvirksomhet. Styremedlemmer var opptatt av å få fortgang i ulike prosesser og tiltak, og stilte spørsmål ved om HiO samlet sett var dristig nok til å ta nødvendige strategiske grep for å få dette til. Det var også spørsmål til nåværende organisering av oppdragsvirksomheten ved HiO.
Høgskoledirektøren besvarte dette og gjorde rede for hvordan oppdragsvirksomheten har vært og er organisert i HiO, og at det er noe varierende tilslutning til felles løsninger. Skal det gjøre noe mer med dette, felles for HiO, så må det gjøres noen skikkelige grep. Anbudssystemet er blitt svært innviklet på dette området, samtidig som HiO har valgt å satse spesielt på FoU. Det er dermed et spørsmål om vi har kapasitet til å følge bredt opp på ulike områder samtidig. At man ikke har en særavtale på plass for UF-personalet, gjør det dessuten mer komplisert å få de tilsatte til å ta på seg ekstra oppgaver.
Styret gjorde etter dette et par mindre justeringer i vedtaksforslaget, og samlet seg enstemmig om følgende vedtak:
1. ”Styret tar rapporten om den økonomiske situasjonen for 2007 til orientering.
2. Styret peker på at avsetningen av bevilgningsfinansierte midler fortsatt er høy, men merker seg at utviklingen er snudd i løpet av 2007 slik at avsetningene nå er redusert.
- S-sak 9/2008
Rapport og planer (2007- 08) (Jnr. 07/1408)
Til denne saken ble det innledningsvis lagt fram noe korrigert tabellmateriale, samt justeringer knyttet til listen over resultatindikatorer. Høgskoledirektøren gjorde rede for inndelingen av årets dokument som er bygget opp i samsvar med KDs ønsker. Dokumentet ble oversendt KD innen fristen 1. mars. Eventuelle justeringer og endringer vil bli ettersendt etter styremøtet.
I gjennomgangen av saken var det en rekke spørsmål bl.a. til uttellingene iht. eksternt finansiert virksomhet og NFR-midler. Det framkommer at nåløyet er svært trangt for å få uttelling, samtidig som det meldes at mange søknader er svært gode, selv om de ikke når helt opp. Det er derfor viktig å sørge for å holde søkemotivasjonen oppe på litt sikt, selv om man ikke når opp i første runde. Dette er krevende å få til. Det var ellers konkrete spørsmål til oppfølgingen av miljøledelse, mobilitet blant de tilsatte, om studentenes situasjon har fått nok plass i omtalen, og spørsmål til hva som konkret kan gjøres for å få til forbedringer på praksisområdet.
Høgskoledirektøren viste til at selv om en del er ugjort på miljøsiden, så arbeides det med flere tiltak etter den planen som ble behandlet av det forrige styret. For praksisfeltet er det tungt å få til avtaler knyttet til primærhelsetjenesten, selv om dette har vært tatt opp med Oslo kommune flere ganger, senest i november i fjor. Her må man gjøre nye forsøk på å få til løsninger.
Høgskoledirektøren tok deretter opp spørsmålet om en videreføring av tidligere rektorfullmakt til å disponere ubrukte strategimidler til tiltak det er ønske om å få realisert raskt. I år kan dette bli aktuelt i forhold til å øke opptaket til førskolelærerutdanning, om søkertallene viser seg å kunne tilsi en slik økning. Behovet for førskolelærere er stort i Oslo-regionen. Avd. LU er positiv til en slik mulig økning, ut over den opptakskapasiteten som allerede er planlagt. En økning med 30 studieplasser vil for dette studiet bety en helårseffekt på ca. 900 000 kroner for 2009, og det halve beløpet for kommende høst. Høgskoledirektøren presiserte at slike eventuelle ekstra tiltak vil skje i nært samråd med de avdelingene det gjelder.
Fra styret var det tilslutning til at rektor igjen kan godkjenne disponering av ubrukte strategimidler som foreslått.
Styret gjorde deretter enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
”Styret godkjenner rapporten om høgskolens virksomhet i 2007.”
- S-sak 10/2008
S-sak 10/2008 Adgangsregulering av studier ved HiO 2008/2009 (Jnr. 08/932)
Dette er en sak som må behandles av styret, jf lovens § 3-7-5 om at det er opp til styret selv å regulere adgangen til det enkelte studium eller deler av det, innenfor rammer og mål gitt av KD. HiOs studier har stor søkning, og det er derfor nødvendig at de er underlagt adgangsregulering.
Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
1. ”Styret for Høgskolen i Oslo fastsetter adgangsregulering for 4-årig allmennlærerutdanning, alle bachelorstudiene og øvrige studietilbud på lavere grads nivå for studieåret 2008/2009.
2. Styret for Høgskolen i Oslo fastsetter adgangsregulering for alle videreutdanninger og masterstudier for studieåret 2008/2009.”
- S-sak 11/2008
Oppretting av stilling som professor II i rehabilitering - Avd. HF (Jnr. 08/65)
Avd. HF har fremmet forslag om å få opprettet professor II-stilling knyttet til masterstudiet i rehabilitering, der de første studentene ble tatt opp sist høst. Oppretting av en slik stilling har vært en del av forutsetningene som har vært lagt til grunn for akkreditering av studiet.
Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
”Styret for Høgskolen i Oslo oppretter 20 % stilling som professor II i rehabilitering knyttet til masterstudiet i rehabilitering - fordypning barn og eldre, ved Avdeling for helsefag.”
- S-sak 12/2008
Endring av studielederområde fra allmennlærerutdanning til skole og barnehage - Avd. LU (Jnr. 08/725)
Saken fremmes for styret ettersom det er styret som har fastsatt studielederområdene. Det er ellers første gang Avd. LU fremmer forslag om et studielederområde som skal dekke funksjoner knyttet både til barnehage- og skolefeltet.
Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
”Studielederområde ved Avdeling for lærerutdanning endres fra studielederområde for allmennlærerutdanning til studielederområde for skole og barnehage fra 1. august 2008.”
- S-sak 13/2008
Prosessen ved tilsetting av dekaner og studieledere - Evaluering (Jnr. 07/2082)
Det ble lagt fram en sak for det forrige styret i juni 2007, der administrasjonen gjorde rede for sin vurdering av rekrutteringsprosessen våren 2007, der det var gjort noe varierende erfaringer med utøvelsen av profesjonalitet i innstillingsarbeidet. Det ble i den forbindelse konkludert med at en ny sak skulle legges fram for styret, etter at synspunkter var innhentet fra avdelingene. Det er denne saken som nå er lagt fram, der det særlig er plassering av innstillingsmyndigheten for de aktuelle stillingene det er delte meninger om.
Rektor viste til uttalelsene som avdekker ulike synspunkter i avdelingene, og at det er argumenter for både å beholde dagens ordning for innstilling og tilsetting, og for å endre denne. Hun skjønte at administrasjonen hadde gjort erfaringer som tilsa at endringer gjerne burde innføres, men pekte også på andre prinsipielle sider ved saken. Når HiO har opprettholdt avdelingsstyrene som styringsorganer, er det naturlig å benytte dem i en slik prosess, og heller se nærmere på forbedring av prosessen mellom intervjugruppa og avdelingsstyret som innstillende myndighet.
Fra styret kom det innspill om at det viktigste var å ta tak i det som krevde forbedring, og å følge dette opp. Det var også synspunkter til at man fra tidligere hadde en valgprosess, mens man nå var over til tilsetting, noe som mange opplevde som en altfor lukket prosess, selv om tilsettingsprosesser har klare prosedyrer for innsyn. Her burde det vært en nærmere omtale i saksdokumentet, mente ett av styremedlemmene. Det trengs forbedringer på dette området, mente dette styremedlemmet, som bl.a. etterlyste offentliggjøring av søkerliste. Det er ellers nå lagt til grunn at offentlige søkerlister skal gjøres mer tilgjengelige i HiO for ettertiden.
Vedtak om innstillings- og tilsettingsmyndighet skal framgå av HiOs personalreglement. Noen endringer og oppdateringer er gjort i reglementet, som deretter er gjenstand for forhandling med tjenestemannsorganisasjonene. Når prosessen er fullført, vil styret få en meldingssak om det reviderte personalreglementet.
Styret gjorde deretter enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
”Høgskolen i Oslo opprettholder ordningen med avdelingsstyrene som innstillende myndighet ved tilsetting av dekaner og studieledere.”
- S-sak 14/2008
Evaluering av byggeprosjektet Pilestredet 35 (Jnr. 07/4117)
Høgskoledirektøren gjorde innledningsvis rede for saken som var grundig presentert i saksdokumentene. Han viste til at det har kommet fram både ulike synspunkter og en del feiloppfatninger underveis. Det har vært enighet om å legge fram en oppsummerende evaluering til slutt. Han gjorde deretter rede for hvorfor denne kompliserte byggesaken skiller seg fra svært mye fra andre byggesaker for HiO. Prosjektet var en totalentreprise der HiO hadde inngått en avtale om et ferdig produkt, og der muligheten til direkte påvirkning underveis var mindre enn mange kunne ønsket seg fra brukersiden. Han understreket at denne prosessen var utenfor HiOs kontroll. Det har medvirket til at dette ble en meget krevende og vanskelig sak. I tilfeller der HiO selv står ansvarlig for byggearbeidet, som i omrokeringene på Frydenlund, er situasjonen en annen. Dette skillet mellom type byggesaker har det vært vanskelig å oppnå tilstrekkelig forståelse for internt i prosessen.
Høgskoledirektøren viste deretter til de erfaringene som er oppsummert og som spesielt ga en vanskelig situasjon for Avd. SAM ved innflytting. Ideelt sett skulle man hatt et halvår ekstra til ferdigstillelse av bygget, men det kunne resultert i ca. 15 mill. kroner i tomgangsleie, noe det ikke var økonomisk rom for. Midler i denne størrelsesorden ble i stedet nyttet til innredning av bygget. Økonomisiden her har for øvrig vært en meget viktig og krevende del å følge opp, bl.a. slik at HiO underveis ikke ble forledet til å forsinke bygget.
Det var flere innspill til saken. Fra styremedlemmene Kari Pahle og Bennedichte C. R. Olsen ble det satt fram forslag om et tillegg til vedtaket, formulert i 5 punkter. Disse to medlemmene ønsket å ha tillegget med, fordi de mente at vedtaket var for knapt formulert og i for liten grad fulgte opp innholdet i saksframlegget i selve vedtaket. Tillegget hadde følgende ordlyd:
1. Høgskolen må organisere framtidige byggeprosjekter med klar plassering av ansvar og mandat. Beslutningsveiene må være tydelige for alle involverte. I planleggingsarbeidet må det inngå en detaljert prosjektplan med tidsplan og konsekvensvurderinger.
2. Ved større byggeprosjekter bør høgskolen etablere en egen byggeledelse som følger opp prosjektets framdrift og sikrer at arbeidene utføres som avtalt.
3. Vurderinger og beslutninger må dokumenteres. Viktige veivalg må vurderes opp mot prosjektets mål. Sentrale arbeidsmiljøfaktorer må vurderes i tilknytning til de valg som tas. Risikovurderinger må inngå som en naturlig del av framtidige byggeprosjekt.
4. Høgskolens byggeprosjekter må følge opp krav om universell utforming og ha en bevisst miljøprofil.
5. Ansattes og studentenes representanter skal ha reell mulighet til medvirkning.
Fra andre medlemmer i styret var det også enighet om å ta de omtalte erfaringene fra saksframlegget med til seinere prosjekter. Samtidig pekte disse medlemmene på at trass i belastningene denne store saken har medført for mange impliserte, så har dette også vært et stort og betydningsfullt løft for hele HiO, der høgskolen nå har fått samlet hele virksomheten langs Pilestredet. Flere av styrets medlemmer berømmet både tidligere styre og ledelse og administrasjonen for å ha grepet en enestående sjanse og å ha utført et stort og viktig arbeid for HiO, trass de negative erfaringene man også erkjenner å ha gjort underveis. Dette skyldtes bl.a. uheldige omstendigheter, som et stramt arbeidsmarked, og åpenbare problemer med oppfølging og ansvar hos byggfirmaet som sto for arbeidet. Saken ville imidlertid bli forkjært framstilt om man ikke nå la stor vekt på den langsiktige gevinsten som er oppnådd, framfor å fortape seg i belastningene man hadde bl.a. ved innflyttingen for Avd. SAM. Ved åpningen av bygget nylig framkom det tydelig at HiO har fått et praktbygg i Pilestredet 35, og man kan være stolte over det man har oppnådd, ved denne campusutbyggingen. Disse medlemmene ønsket derfor ikke å ha et ekstra tillegg til vedtaket, noe som da ville gi evalueringen en for negativ vinkling, i forhold til det positive som er oppnådd for HiO.
Studentenes representanter i styret fant saksframstillingen oppklarende i forhold til de mange uttalelsene og klagene som har versert rundt saken. De ønsket å vektlegge at studentene – ved siden av de tilsatte - har behov for å få tydelig informasjon og innflytelse i en slik prosess, men mente det kunne inngå i erfaringspunktene administrasjonen hadde trukket opp i saksframlegget.
Styret sluttet seg deretter til administrasjonens oppsummering av viktige erfaringer som bør tas med og vurderes ved seinere byggesaker. Styret ønsket dessuten begrepet ”kvalitetssikring” inkludert i pkt. 3 og føyde til et nytt punkt 6, om åpenhet og tydelighet rundt prosessen, slik at disse erfaringspunktene ble som følger:
- Det bør legges opp til at en har nødvendig tid til planlegging og gjennomføring av prosjektet.
- I prosjektorganiseringen må en sørge for at det er klar myndighet knyttet til beslutningsprosessene.
- Det bør sikres større bredde i prosjektledelsen slik at en får bedre kvalitetssikring og dokumentasjon og mindre personlig belastning på enkelte deltakere i arbeidet.
- Det bør sikres tid og prosesser for konkret planlegging av innredning av ulike typer rom.
- Risikovurderinger skal være del av planleggingen av et byggeprosjekt. Det er viktig at slike vurderinger nedfelles skriftlig.
- Det bør legges vekt på større åpenhet og tydelighet rundt prosessen både overfor studenter og tilsatte.
Etter dette gikk styret til votering over administrasjonens forslag til vedtak, samt det framsatte forslaget med tillegg til dette opprinnelige vedtaksforslaget. Administrasjonens forslag til vedtak ble justert ved at ”bør” ble skiftet med ”må” i 2. linje.
Votering:
Styret gjorde først enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens justerte tilråding.
Forslaget om å ta med et tillegg i 5 punkter til dette vedtaket falt med 8 mot 2 stemmer.
Styrets vedtak ble som følger, i samsvar med den justerte tilrådingen:
”Styret viser til behandlingen av saken og administrasjonens redegjørelse med oppsummering av viktige erfaringer som må tas med og vurderes ved seinere byggesaker, og tar saken til orientering.”