24.04.2008
15:00
18:00
Pilestredet 46, møterom 301.
Til stede:
Sissel Østberg
Inger Taasen
Bennedichte C.R. Olsen
Finn Nortvedt
Liv B. Finess
Kristin Uhre
Thomas Dyrdahl
Mats Eriksson
Peter Maassen
Kari Pahle
Fakhra Salimi
Fra administrasjonen: Åsulv Frøysnes, Tove Bull-Njaa, Else Bjørnæs, Kari Aamli, Anne Berit Faaberg
Anne Berit Faaberg
Det var ingen merknader til innkalling eller dagsorden.
- Styreseminar
Styreseminar
NOU 2008: 3 ”Sett under ett” – Ny struktur i høyere utdanning,
Før styremøtet ble det holdt seminar om NOU 2008: 3 ”Sett under ett” – Ny struktur i høyere utdanning, der utvalgsleder, professor Steinar Stjernø, tok del og ga en kort innledning til utredningens hovedkon­klusjoner. Han besvarte også en del spørsmål og kommentarer fra styrets medlemmer, før han forlot seminaret. Styret drøftet deretter forslaget til høringsuttalelse fra HiO, som grunnlag for videre bearbeidelse i selve styrebe­handlingen.
Utforming av styrets møtebok
En aktuell problemstilling vedr. utforming av styrets møtebok ble også drøftet på seminaret. Styret besluttet at man heretter endrer på tidligere praksis vedr. referering til enkeltpersoner i møteboka. Det ble bestemt at når medlem(mer) av styret fremmer skriftlige forslag til vedtak som blir tatt opp til votering, så skal forslagsstiller(e) refereres ved navn. Eventuelle andre drøftinger rundt styrets møteordning og møtebok vil bli tema på styrets seminar i september.
-
- Dagsorden
Dagsorden
S-sak 15/2008 Meldinger til styret
S-sak 16/2008 Kommunikasjonsstrategi for HiO 2008 - 2011 (Jnr. 08/1421)
S-sak 17/2008 Oppretting av stilling som professor i sosialt arbeid, Avd. SAM (Jnr. 07/198)
S-sak 18/2008 Høring - NOU 2008 : 3 – ”Sett under ett – Ny struktur i høyere utdanning” (Jnr. 08/571)
S-sak 19/2008 Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlund (Jnr. 06/2802)
-
- S-sak 15/2008 Meldinger til styret:
S-sak 15/2008 Meldinger til styret:
a) Utkast til møtebok fra styremøte 6. mars 2008 (til styrets medlemmer)
b) Referat fra møte i studieutvalget 3. mars 2008
c) Referat fra møte i FoU-utvalget 13. mars 2008
d) Referat fra drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 14. april
e) Høring - Forslag til endringer i opplæringsloven - Brev til KD 29. jan. 2008
f) Høring - Forslag til endringer i lov om universiteter og høyskoler og tilhørende forskrifter – Brev til KD16. april 2008
g) Høringsuttalelse til forvaltningsreformen – Brev (kopi) fra Universitets- og høgskolerådet 15. april 2008
h) Godkjenning av masterstudium i psykisk helsearbeid 120 sp – Brev fra KD 26. mars 2008
i) Revidert personalreglement for HiO
j) Etatstyringsmøte med KD 14. april – Oppsummering fra rektor (utskrift fra HiO-veven) - Orientering i møtet
k) Orientering om søkertall pr. 21. april
l) Foreløpig saksplan
m) Andre meldinger
Til punkt a) Utkast til møtebok fra styremøte 6. mars 2008
Møtebok forelå kun i utkast til styrets medlemmer, ettersom utformingen av møteboka var satt som tema for en kort drøfting på styreseminaret, før møtet. Møteboka vil bli ferdigstilt i samsvar med styrets konklusjoner i saken.Til punkt b) Referat fra møte i studieutvalget 3. mars 2008
Fra styret var det noen spørsmål til referatet fra studieutvalgets møte, der det framgikk at utvalget hadde drøftet og problematisert sitt mandat og sin strategiske funksjon. Det ble pekt på som positivt at studie­ut­valget er opptatt av og drøfter sin egen rolle og funksjon, bl.a. på det flerkulturelle området. Det er dessuten viktig at studieutvalget har god kontakt til FoU-utvalget, i drøftinger som gjelder strategi, mandat og utvalgenes funksjoner.Til punkt f) Høring - Forslag til endringer i lov om universiteter og høyskoler og tilhørende forskrifter
Fra studentenes representanter i styret var det kritiske innspill til høringsarbeidet overfor studentene, og spesielt til forslaget om å å innføre én ukes frist for å be om begrunnelse for karakter. Rektor viste til at det har vært en drøfting med Studentparlamentet om saken. Her er det flere forhold som må avveies med både fordeler og ulemper for studentene. En lengre frist vil neppe tjene studentenes interesser, bl.a. i forhold til frist for å melde seg til kontinuasjonseksamen.Til punkt k) Orientering om søkertall pr. 21. april
Oppdatert tallmaterial ble delt ut i møtet. HiO har en meget svak nedgang i antall primærsøkere (nedgang på 0,86 %), mens det er oppgang i det totale søkertallet (2,4 %). Det er noe nedgang i søkningen til en del av helsefagene og sykepleie, men det vil ikke være noen problemer med å fylle HiOs studieplasser. Det er ellers positivt å se en oppgang i søkningen til førskolelærerutdanningen. Ellers virker det som om studienes navn har åpenbar betydning for søkningen. Offentlig styring har skiftet navn til Administrasjon og ledelse. Studiet har nå fått nesten en firedobling av antall søkere. Søkernes adgang til å omprioritere mellom sine oppførte studieønsker innen 1. juli, må ellers forventes å gi visse endringer eller justeringer i forhold til de tallene som er lagt fram nå.-
- S-sak 16/2008 Kommunikasjonsstrategi for HiO 2008 - 2011 (Jnr. 08/1421)
S-sak 16/2008 Kommunikasjonsstrategi for HiO 2008 - 2011 (Jnr. 08/1421)
Et revidert forslag til ny kommunikasjonsstrategi har blitt utarbeidet av en gruppe kommunikasjons­medarbeidere fra avdelingene, SPS og administrasjonen. Forslaget har deretter blitt drøftet med ledergruppene.
Fra styret var det flere spørsmål og kommentarer til det reviderte forslaget: Det ble etterlyst om strategien tar nok høyde for situasjoner der agendaen styres utenfra, og ikke av HiO. Videre var det spørsmål til utviklingen på det digitale området og til at HiO-veven er vist til som viktigste kommunika­sjonsverktøy, jf evt. behov for intranett. Det var også konkrete innspill til språklige justeringer, mens andre savnet omtale av konkrete virkemidler for å kunne følge opp strategien, og større bredde i omtalen av eksterne målgrupper. Enkelte styremedlemmer ville også ønsket en nærmere omtale av hva som er bra på dette området, og hva som fungerer mindre bra. Flere i styret ønsket seg en årlig rapportering om kommunikasjonsområdet i HiO.
Informasjonsdirektøren fikk ordet for å utdype en del av spørsmålene til strategien. Hun viste til at i krisesituasjoner er det HiOs beredskapsplan som legges til grunn, der kommunikasjonsområdet inngår.
Flere eksterne målgrupper kunne innarbeides. HiO-veven som det viktigste kommunikasjonsmiddelet – også internt i HiO – er vektlagt fordi den er transparent, den viser HiO tydelig utad, og samsvarer med kravene til meroffentlighet. Dette er en måte å møte HiOs samfunnsoppdrag på utad. Hun minnet ellers om at kommunikasjonsstrategien er en strategiplan som skal fungere som et arbeidsredskap for de involverte. Blant annet skal avdelingene kunne hente føringer og formuleringer herfra, til egne strategi­planer, uten å måtte lage egne kommunikasjonsplaner. Ulike handlingsplaner vil dessuten bli laget til denne overordnede planen, bl.a. i Informasjonstjenesten og i Studieseksjonen. Hun avsluttet med å bekrefte at styret gjerne kunne få en årlig rapport om dette feltet, slik det var ytret klare ønsker om.
Høgskoledirektøren bekreftet at årlig rapportering til styret vil bli lagt til grunn. Han pekte ellers på hvor raskt dette arbeidsområdet endrer seg, og at det er ledergruppene som jevnlig diskuterer de problemstillingene som oppstår. En større utvikling og forbedring knyttet til studiefeltet, med bedre tilrettelagt informasjon overfor studentene som mål, er under arbeid. Intranett er ellers blitt jevnlig diskutert i HiO, uten at man har gått in for en slik ordning hittil.
Rektor oppsummerte drøftingen og viste til at også rektoratet har et tett samarbeid med Informasjons­tjenesten på dette området. Hun oppsummerte de justeringer som styret hadde samlet seg om i planen, bl.a. noen språklige endringer, og konkluderte med at styret ber om en årlig rapportering tilbake fra dette feltet.
Styret gjorde deretter følgende enstemmige vedtak:
”Styret for Høgskolen i Oslo godkjenner kommunikasjonsstrategien for Høgskolen i Oslo 2008-20011, med de merknadene som framkom i møtet.”
-
- S-sak 17/2008 Oppretting av stilling som professor i sosialt arbeid, Avd. SAM
S-sak 17/2008 Oppretting av stilling som professor i sosialt arbeid, Avd. SAM (Jnr. 07/198)
Avdeling SAM har fremmet forslag om å få opprettet en stilling som professor i sosialt arbeid, knyttet til studielederområdet for sosialt arbeid. Avdelingen begrunner ønsket med at mange av medarbeiderne under dette området er i aldersgruppen 60 år +, og at flere planlegger hel eller delvis AFP i nær framtid. Andre oppgaver er også kommet til, bl. a. et større forskningsprosjekt, som vil binde opp en av professorene på fagområdet i 3 år. Tilsettingsprosesser tar tid, og man ønsker derfor å starte rekrutteringsarbeidet for nye medarbeidere i tide.
Høgskoledirektøren viste til at dette er et eksempel på tilrettelegging for tidligrekruttering som avdelingene har blitt oppfordret til å benytte seg av når det er hensiktsmessig ut fra oppgaver mv.
Styret sluttet seg til dette og gjorde vedtak i saken i samsvar med tilrådingen:
”Styret for Høgskolen i Oslo oppretter stilling som professor i sosialt arbeid knyttet til studielederområdet for sosialt arbeid ved Avdeling for samfunnsfag.”
-
- S-sak 18/2008 Høring - NOU 2008 : 3 – ”Sett under ett"” (Jnr. 08/571)
S-sak 18/2008 Høring - NOU 2008 : 3 – ”Sett under ett – Ny struktur i høyere utdanning” (Jnr. 08/571)
Innledningsvis viste høgskoledirektøren til det foreløpige utkastet til uttalelse som hadde vært åpent tilgjenglig i HiO, og der det syntes å være bred oppslutning om hovedkonklusjonene. Med flere debatt­møter underveis synes ellers saken å være svært grundig drøftet, noe innspillene i den interne høringen også har blitt preget av.
Styret drøftet høringssaken i styreseminaret rett i forkant av styremøtet. Styret var enige om at man ønsket å trekke opp en del hovedkonklusjoner fra HiOs side i starten av selve høringsuttalelsen, før man kommenterte enkeltkapitler. Styret var også samstemte om å legge vekt på en positiv innstilling til forpliktende samarbeid og eksemplifisere dette noe mer i selve høringsuttalelsen. Det var ellers innspill om tydelige signaler om behov for strategimidler og andre virkemidler om man ønsker å oppnå gode prosesser og endringer som sektoren ser seg tjent med.
Rektor sa seg avslutningsvis godt fornøyd med administrasjonens arbeid i saken. Hun fikk deretter full­makt til å sluttføre høringsuttalelsen innen fristen, ut fra de intensjoner og føringer som styret samlet seg om.
Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen:
”Styret avgir høringsuttalelse i samsvar med det utsendte utkastet og med innarbeiding av de merknadene det er enighet om. Rektor gis fullmakt til å utforme den endelige høringsuttalelsen.”
-
- S-sak 19/2008 Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlund (Jnr. 06/2802)
S-sak 19/2008 Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlund (Jnr. 06/2802)
Ved møtestart ble det delt ut tilleggsdokumenter til saken med utdrag fra møtebok fra Arbeidsmiljøutvalgets møte 17. april, vedlagt notater fra hovedverneombudet ved Avd. LUI og svar til dette fra høgskoledirektøren.
Høgskoledirektøren fikk ordet innledningsvis for å kommentere situasjonen i lys av den lange prosessen som ligger bak dette krevende og omfattende arbeidet, og som det var gjort grundig rede for i saks­dokumentene. Selv om mye ble gjort sist sommer, bl.a. med noe mer utførte arbeider enn først planlagt både ved Avd. HF og Avd. LUI, så gjenstår en del arbeider denne sommeren. Det er ellers særlig Avd. LUI som har opplevd størst frustrasjoner med prosessen og oppfølgingen sist sommer/høst, men det var også i denne avdelingen flest personer ble berørt av eller involvert i flytting. Arbeidet som skal gjennomføres sommeren 2008 vil bedre forholdene for denne avdelingen.
Byggearbeidet og flyttingen som ble gjennomført ved HiO sommeren 2007 var meget omfattende og innbar en stor og betydelig mer­innsats fra en lang rekke medarbeidere som arbeidet med bygging og flytting. Informasjonen underveis overfor studenter og tilsatte burde i en del tilfeller vært bedre. Ombygging kombinert med flytting medfører betydelige forandringer i en kort og hektisk fase, og en situasjon som ikke kan være ideell for en periode. Her er det forbedringspunkter å merke seg for alle parter. Byggearbeidene som pla­n­legges for gjennomføring sommeren 2008 og 2009 medfører ellers mindre grad av flytting for tilsatte.
Det meget kompliserte bygge- og flytteprosjektet på Frydenlundområdet er så langt gjennomført i tråd med styrets mål og intensjoner, men med en del høyere kostnader ved seg enn tidligere anslått. Intensjonen om å skape bedre arbeids­forhold for studentene på Frydenlund synes å bli oppfylt med arbeidene som ble gjennomført i 2007 og det som skal gjennomføres i 2008. Ventilasjonsarbeidet som er planlagt for den eldre delen av byggene kan dessverre ikke gjennomføres før i 2009. Luftkvaliteten er imidlertid også nå klart innenfor det tillatte i forhold til regelverket. Høgskole­direktøren viste ellers til den vanskelige kontorsituasjonen man nå opplever, spesielt Avd. LUI, og som er vanskelig å løse på kort sikt. Kostnadsbildet er også endret, bl.a. grunnet arbeid som er blitt mer omfattende enn opprinnelig planlagt. Det krever ekstra bevilgninger for 2009. Endelig kostnadsvurdering vil følge i forbindelse med budsjettfordelingen for 2009.
Fra styrets medlemmer var det ulike innspill: Enkelte fokuserte på det kritikkverdige ved prosessen som var gjennomført og stilte spørsmål til forarbeidet, og om det hadde blitt for dårlig bl.a. i forhold til Avd. LUIs situasjon. Andre mente at situasjonen for de tilsatte og studentene, bl.a. i førskolelærerutdanningen, var blitt svært vanskelig og måtte utbedres, spesielt om et økt opptak ved denne utdanningen var under planlegging. Det var videre kritiske innspill til at hele kostnadsbildet ikke var presentert, mens andre var mer opptatt av hva som kunne læres av prosessen, og hva som kunne tilrettelegges bedre for å unngå nye problemer. Det ble spurt om en revidert framdriftsplan kunne legges fram før sommeren, og det ble foreslått å justere forslaget til vedtak slik at Arbeidsmiljøutvalgets vedtak også ble lagt til grunn i saken.
Høgskoledirektøren besvarte noen av disse innspillene: For førskolelærerutdanningens vedkommende kunne en del merkbare utbedringer blitt gjort i løpet av rimelig kort tid sist høst, men avdelingen ønsket ikke å gjøre dette etter studiestart. Avdelingsledelsen har ellers meldt at økt studentopptak ved denne utdanningen ikke blir aktuelt i år. Han bekreftet videre at en framdriftsplan vil foreligge til styremøtet i juni, da denne også skal legges fram for Arbeidsmiljøutvalget på samme tid. Han minnet deretter om kostnads­siden vedr. utnyttelsen av de aktuelle byggene som var et meget viktig grunnlag forut for igang­settelsen av dette store prosjektet. Dette var noe som det måtte gjøres noe med, men det har kommet lite fram i debatten nå.
Rektor pekte på at selv om ikke alt hadde gått som forutsatt i 2007, så er det stor vilje til å gjøre dette bedre for ettertiden. Hun ønsket fokus på det helhetlige grepet som blir gjennomført for Frydenlund gjennom dette arbeidet, og mente at flyttingene som blir gjennomført vil ha klart positive effekter for de berørte avdelingene og Læringssenteret, slik mye av tilbakemeldingene allerede viser. Imidlertid kreves det fortsatt noe tålmodighet for å få alt på plass. Det var en viss motstand fra enkelte hold mot hele prosjektet, og det ser og hører man fortsatt spor av. Imidlertid er det blitt lagt til rette for ekstra velferdstiltak og holdningene synes nå mer positive, noe som er viktig å få fram. Avslutningsvis la hun til grunn en justering av forslaget til vedtak, slik at Arbeidsmiljøutvalgets vedtak ble lagt til som grunnlag i punkt 1. Hun sa seg også fornøyd med at en konkret framdriftsplan vil bli lagt fram til styremøtet i juni.
Styret gjorde enstemmig vedtak i saken i samsvar med den justerte tilrådingen:
1. ”Styret tar høgskoledirektørens redegjørelse og konklusjonene fra Arbeidsmiljøutvalgets møte 17. april om første del av omrokeringen på Frydenlund til etterretning.
2. Styret har merket seg at kostnadene ved full gjennomføring av omrokeringsprosjektet blir større enn tidligere anslag. Styret godkjenner de planlagte tiltakene ut fra den foreløpige kostnadsskissen og avventer endelig kostnadsvurdering i forbindelse med budsjettfordelingen for 2009.”
-