Informasjon om personvernombudsordningen

Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS (NSD) er oppnevnt som personvernombud for forsknings- og studentprosjekt som gjennomføres ved «Institusjon». Dette betyr i praksis at meldeplikten til Datatilsynet ved behandling av personopplysninger er erstattet med meldeplikt til Personvernombudet for forskning.

Formålet med ordningen er å sikre forskere og studenter tilgang til og bruk av persondata og samtidig ivareta personvernet for de som berøres av forskningen. Det er også viktig at forskere og studenter får et tilbud om betryggende arkivering av persondata etter at forsknings- og studentprosjektene er avsluttet.

Hva gjør personvernombudet?

Personvernombudet vurderer om undersøkelsesopplegget ditt oppfyller de krav personopplysningsloven og helseregisterloven setter.

Personvernombudet foreslår eventuelle nødvendige endringer i undersøkelsesopplegget ditt dersom det ikke oppfyller lovens krav.

Personvernombudet vurderer om prosjektet ditt er konsesjonspliktig og derfor krever søknad til Datatilsynet. Uansett skal medlingen gå til personvernombudet.

Personvernombudet gir deg råd og veiledning om forskning og personvern.

Personvernombudet bistår deltakere i prosjekt med å ivareta sine rettigheter.

Når må et prosjektet meldes?

Alle forsknings- og studentprosjekt som innebærer behandling av personopplysninger skal meldes.

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. En person vil være direkte identifiserbar via navn, personnummer eller andre personentydige kjennetegn.

Opplysninger som registreres med et referansenummer som viser til en atskilt liste med for eksempel navn eller personnummer, er (indirekte) personopplysninger, uansett hvem som oppbevarer navnelisten, hvor den oppbevares og hvordan den oppbevares. En person vil også være indirekte identifiserbar, dersom det er mulig å identifisere vedkommende gjennom bakgrunnsopplysninger som for eksempel bostedskommune eller institusjonstilknytning kombinert med opplysninger om alder, kjønn, yrke, diagnose, etc.

Prosjektet skal meldes senest 30 dager før datainnsamlingen skal starte.

Hvordan skal et forsknings- og studentprosjekt meldes?

Personvernombudet har utarbeidet et eget skjema som skal benyttes ved melding av (nye) forsknings- og studentprosjekt. Meldeskjemaet er lagt ut på NSDs hjemmeside

Skjemaet skal benyttes både for meldepliktige og konsesjonspliktige forsknings- og studentprosjekt.

Hvem skal fylle ut meldeskjemaet?

Meldeskjemaet skal fylles ut av den som skal gjennomføre prosjektet.

Hva skal legges ved meldeskjemaet?

Kopi av spørreskjema, intervjuguide, registreringsskjema, informasjonsskriv, samtykkeerklæring, søknad/tilråding fra Regional komité for medisinsk forskningsetikk, vedtak om dispensasjon fra taushetsplikten, etc. skal legges ved meldeskjemaet. Dersom meldeskjema sendes inn før svar foreligger, skal kopi av tilråding/vedtak ettersendes. Meldeskjema og vedlegg skal sendes inn i ett eksemplar.

Saksbehandling hos personvernombudet

Meldeskjemaet med vedlagt dokumentasjon vurderes i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Vurderingen skjer i nær dialog med prosjektleder. Dersom opplegget ikke er i overensstemmelse med regelverket for behandling av personopplysninger, påpeker ombudet hvilke endringer som må gjøres for at de kravene som er nedfelt i regelverket skal være oppfylt.

For meldepliktige prosjekter avsluttes saksbehandlingen ved personvernombudet og prosjektleder får skriftlig tilbakemelding om at prosjektet kan igangsettes. For prosjekter som vurderes som konsesjonspliktige sender personvernombudet søknad til Datatilsynet (med kopi til prosjektleder) og prosjektet kan ikke igangsettes før konsesjon fra Datatilsynet foreligger.

Arkivering av prosjektdata

Personvernombudet vil ved prosjektavslutning ta kontakt med prosjektleder med tilbud om arkivering av prosjektdata.

Spørsmål?

Er det spørsmål i forhold til meldeplikt eller utfylling av meldeskjemaet er det bare å ta kontakt med en saksbehandler hos Personvernombudet for forskning .

Les mer

• Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste
• Datatilsynet
• De nasjonale forskningsetiske komiteer

Kontaktperson ved HiO: Jon Li