Fleksiskjema - brukarrettleiing

Registrering av arbeidstid, rekneskap for fleksitid og fråvær

Dato: 15. august 1996, oppdatert 31.10.2005

Vedtaksgrunnlag: Administrativt vedtak

Sakshandsamar: Berit Amundsen / Liv Synnøve Bøyum

HSF har eit eige skjema for registrering av arbeidstid og fråvær, heretter kalt fleksiskjema. Skjemaet er bygd på prinsippet at det berrre er avviket frå normalarbeidstida som vert registrert. Skjemaet summerer såleis ikkje det tal timar ein har arbeidd totalt.

Skjemaet er basert på eit rekneark, slik at ein ved registrering samstundes får ei automatisk utrekning av og ein rekneskap over pluss- og minustid (fleksitidsrekneskap). Skjemaet fungerer og som rekneskap over feriedagar og som oversikt over sjukedagar og dagar med velferdspermisjon eller andre permisjonar.

Skjemaet er basert på normalarbeidstida - sommar og vinter - slik den står ført opp i arbeidstidsreglementet, sjå eigne rundskriv Fleksibel arbeidstid for tilsette i HSF-rundkskriv 01/04

KORLEIS HENTE FRAM FLEKSISKJEMAET
Opne programmet Microsoft Excel i hovudmenyen.
Klikk Fil
Klikk Åpne
Gå inn på fil: i:\skjema\tid06.xls (aktuelt årstal)

No har du fått fram fleksiskjemaet for januar. Skriv inn namnet ditt og den prosentstillinga du har. Dette gjer du ved å plassere markøren der det står 100% og klikkar. Då er feltet for stillingsprosent avmerka, og du kan skrive. Lagre dokumentet som tid05.xls (gjeldande årstal) på rotnivået på ditt p-område.

KORLEIS BRUKE FLEKSISKJEMAET

Når du har fått lagt inn dokumentet tid05.xls på ditt p: område og har fått lagt inn rett stillingsprosent, kan du begynne å fylle inn. Kvar månad har sitt "ark" i dokumentet. Du finn oversikt over dei nedst på skjermbildet. Klikk på den månaden du skal bruke, og du får fram det skjemaet som inneheld alle datoane og dagane den aktuelle månaden for inneverande år.

Før du begynner å fylle inn tider, bør du gjere deg kjent med oppbygginga av skjemaet.

Viktig:

* Endringar i ettertid: Kva tid som helst kan ein gå inn og gjere endringar ein eller annan stad og vere sikker på at endringane vert fanga opp og "bakt inn i" sluttsaldoen. Har du t.d. gløymt å føre opp nokre timar du jobba i mars, kan du no gå inn og føre dei på skjemaet, og du vil sjå at sluttsaldoen for august endrar seg.

* Overstyring av pluss- eller minustimar/-minutt: Når ein ut frå registrering av tid for "kom" og "gjekk" har fått anten pluss eller minustimar og/eller -minutt, kan ein alltid gå inn og skrive andre tal i rutene "Timar" / "Min.". Med andre ord: kvar og ein har full kontroll over pluss- og minustida.

* Korleis forflytte seg i skjemaet: Den enklaste måten å forflytte seg på i skjemaet, er å bruke musa. Når du klikkar, vert det feltet du står i, avmerka. Teksten plasserer seg sjølv innafor feltet.

KODAR

Ein av kolonnene i skjemaet heiter "Kode" og under sjølve skjemaet står dei oppført slik:

X = ekstraarbeid

V = velferdspermisjon

S = sjuk

F = ferie

A = avspasering

R = reise

F: Bruk av F i kodefeltet påverkar feriedagrekneskapen ved at kvar dag som vert koda med F gjev ein minusdag, d.v.s. det vert trekt ein dag frå det totale tal feriedagar ein har.

A: Bruk av A i kodefeltet påverkar sjølve tidsrekneskapen slik:
- f.o.m. 15. mai t.o.m. 14. sept.: -7 timar (normalarbeidstid om sommaren)
- f.o.m. 15. sept. t.o.m. 14. mai: -7 timar og -45min (normalarbeidstid om vinteren)

S - V - R: Bruk av desse kodane påverkar ikkje tidsrekneskapen. Kodane ligg inne for at det skal vere lettare å ha oversikt over ulike typar fråvær.

X: Bruk av X i kodefeltet bidreg til å koble ut innkodinga av normalarbeidstid. Den må nyttast dersom ein ønsker å nytte klokkeslett i felta "kom" og "gjekk" på laurdagar og/eller søndagar. Den må også nyttast dersom ein lagar ekstra liner for å føre opp ekstraarbeidet med "kom" og "gjekk", fordi normalarbeidstida også vil vere innkoda her.

REGISTRERING AV ARBEIDSTID: KOLONNENE "KOM" OG "GJEKK"

Skjemaet krev at vi skriv klokkesletta med fire tal og kolon mellom slik: 07:00

1. Plasser markøren i rute/kolonne "kom" utafor rett dato og dag og skriv inn eit kokkeslett. Automatisk kjem det fram minus tid fordi, så lenge du ikkje har skrive inn "gjekk-tid", trur maskinen at du gjekk først kl. 23.55.

2. Bruk piltasten, tabulatortasten eller flytt markøren for å få merka av neste kolonne/rute.

3. Skriv inn klokkeslett for "gjekk". No kjem det fram rett pluss- eller minustid.

Dersom du skriv inn klokkeslett identisk med normalarbeidstida, kjem det ikkje noko i rutene for pluss-/minustid. SKJEMAET REGISTRERER BERRE AVVIK!

4. Føring av kveldsarbeid eller arbeid heime (jfr. pkt. 2 i HSF-rundskriv 1/2004 Fleksibel arbeidstid for tilsette i HSF) kan gjerast på fleire måtar:

a) Du kan overstyre pluss-/minustida og skrive inn det som vert rett ut frå kor lang tid du har arbeidd utover normalarbeidsdagen. I merknadsfeltet skriv du utfyllande informasjon.

b) Du kan lage ein ekstra rad for den aktuelle dagen og:
- anten skrive direkte inn det tal timar som er ekstra
- eller skrive klokkeslett for "kom" og "gjekk" og X i kodefeltet.

Ekstra rad i skjemaet lagar du slik:

- Klikk i ruta for dato dagen etter den du vil ha ein ekstra rad for. Du får då opp på skjermbildet koden for den dagen du har klikka. Kvar dag har eit nummer. Koden for ein dag er nummeret for dagen før pluss 1, t.d. koden for dag 11 er (10+1).

- Når du har fått fram koden, stiller du markøren slik at du kan slette +1. Då står berre att nummeret for dagen før t.d. 10 i staden for 10+1. Det fører til at den raden du står på vert endra til same nummer som raden før og får dermed også same dato som dagen før. No kan du skrive inn det du vil i felta "Timar" og "Min."

5. Deltidstilsette. Dei som ikkje har full stilling må nytte koden A for dei dagane dei ikkje arbeidar, elles vert dagen talt med som normalarbeidsdag i høve til den aktuelle prosentstillinga. Arbeidsdagane vert å registrere heilt vanleg med klokkeslett for "kom" og "gjekk".

REISER OG MØTE UTAFOR ARBEIDSPLASSEN

Reiser og møte utafor arbeidsplassen skal merkast av i fleksiskjemaet. Dersom både reise og møte føregår innafor normalarbeidstida, gjer ein ingenting med tida, men nyttar koden R og skriv eventuelt i merknadsfeltet kva for møte.

Når reise og møte går føre seg også utafor normalarbeidstida, må ein rekne ut kor mykje plusstid dette utgjer ut frå reglane om reisetid, slik det står forklart i pkt. 1 Arbeidstid i HSF-rundskriv 1/2004: Fleksibel arbeidstid for tilsette i HSF. Møtetid som går ut over den ytre arbeidstida i flg. fleksitidsordninga, vert ført som vanleg arbeidstid, dersom ikkje overtid er avtalt på førehand. I tilfelle det er snakk om overtid, skal dette ikkje førast på fleksiskjemaet. Det er eigne skjema for overtid.

AVSPASERING

Avspasering er "minustid" av større omfang enn det som er ordinært innafor den normale fleksitida (differansen mellom kjernetid og ytre arbeidstid). Avspasering skal merkast av i fleksiskjemaet (jfr. pkt. 3 HSF-rundskriv 1/2004: Fleksibel arbeidstid for tilsette i HSF).

Avspasering av heile dagar: Heile dagar som vert avspasert, skal merkast "A" i kodefeltet. Det vert då automatisk trekt det tal timar i tidsrekneskapen som ein normalarbeidsdag utgjer på den tida av året.

Avspasering av timar: Skal ein berre avspasere nokre timar ein dag, fører ein opp klokkeslett for "kom" og "gjekk" og skriv "avspasering" i merknadsfeltet som forklaring på det store talet med minustid.

REKNESKAP OVER FERIEDAGAR

Ved starten av nytt kalenderår må du sjølv legge inn det tal feriedagar du har tent opp (100% stilling og full oppteningstid=25 dagar). Konferer med lønsavdelinga for å få rett tal dagar dersom du er i tvil. Feriedagar som er innvilga overført frå førre kalenderår, må leggast til.

Kvar gong ein nyttar koden F for ein dag/dato, vert det trekt ein dag på ferierekneskapen.

Kolonnen lengst til høgre på skjemaet syner kor mange dagar ein har til gode til ei kvar tid.

For dei som ikkje har nådd å tene seg opp feriedagar i HSF fungerer feriekolonnen berre som eit hjelpemiddel for å halde oversikt over det tal dagar ein har teke ut som ferie utan løn.

HELGEDAGAR

Fordi skjemaet er bygd opp slik at det berre registrerer avvik, treng vi ikkje gjere noko i høve til helgedagar som alle har fri. For å ha betre oversikt sjølv, kan ein sjølvsagt merke av slike helgedagar i merknadsfeltet.

Unnatak:

Arbeidsdagar med kortare arbeidstid (som ved påske og jul). Dersom du arbeider det tal timar som er bestemt for den aktuelle dagen, overstyrer du fleksiskjema slik at du ikkje får minustimar.

Avspaserer du og tastar A i kodefeltet, får du -7timar og -45 min. Her må du gå inn og overstyre og endre slik at du berre får rett tal minustimar som er den reelle avspaseringa du har gjort, dersom du har hatt fri heile denne dagen.

SJUKEDAGAR OG VELFERDSPERMISJONAR

Sjukedagar og velferdspermisjonar er fråværsdagar med full løn. Sjukedagar (både dagar med eigenmelding og sjukemelding) og velferdspermisjonar skal merkast av i fleksiskjemaet. Dette gjer ein ved å bruke kode S eller V i kodefeltet.

Skjemaet vil ikkje summere det tal dagar som vert avmerka med kodane S eller V. I desse tilfella er skjemaet berre eit hjelpemiddel for å halde oversikt. Summering må gjerast manuelt.

PERMISJONAR UTAN LØN

I dei tilfella det vert gjeve permisjon utan løn, må arbeidstakar merke av dagane på fleksiskjemaet. Det gjerast enklast ved at ein berre skriv i merknadsfeltet kva det gjeld.

Permisjonar utan løn skal ikkje førast som minustid i tidsrekneskapen. Oversikt over permisjonsdagane vert levert løns-rekneskapskontoret med henvisning til fleksiskjemaet, slik at det vert ordna med trekk i løna.

BETALT TILLEGGSARBEID OG OVERTID

Betalt tilleggsarbeid står omtalt i pkt. 3 arbeidstidsreglementet. Betalt tilleggsarbeid som vert uført innafor normalarbeidsdagen skal trekkast frå i tidsrekneskapen. Ein går inn i kolonnene for timar og minuntt og gjer eit fråtrekk på det tal timar ein har brukt på tilleggsarbeidet den aktuelle dagen, og får ein saldo for dagen som anten er pluss- eller minustimar avhengig av kva tid ein kom og gjekk, og kor mange timar ein brukte på tilleggsarbeidet.

Overtid skal ikkje førast på fleksiskjemaet. Jfr. arbeidstidsreglementet.

LUNSJPAUSE

Lunsjpause (20 min. pr. dag) er inkludert i arbeidstida.

Sist endra av: Berit Amundsen, 19. desember 2006 13:18:15
Publisert av: Liv Synnøve Bøyum, 07. juli 2006 12:06:33