Årsmelding 2006

Vårsemesteret 2006 fortsatte som 2005 sluttet: seksjonsdirektør var sykmeldt og sa så opp sin stilling fra 1. mars. Seksjonsdirektør for SFS, Kari Berget, tiltrådte stillingen 1. august. Hun omorganiserte Seksjon for studier, FoU og samfunnskontakt, og bibliotekene ble da underlagt seksjonssjef for bibliotek og kommunikasjon. Stillingen var ikke besatt i 2006, og biblioteklederne hadde derfor månedlige møter med studiedirektør for å drøfte felles saker.

Manglende IT-støtte i forbindelse med omorganisering i IT-seksjonen samt konsekvenser av serveromlegging i HiST tok mye oppmerksomhet. Selv om TØH-biblioteket fikk en ny fast stilling (1. sekretær) med tiltredelse fra august, var fortsatt underbemanning i bibliotekene et viktig punkt på agendaen. Konsekvensene av at ASP skal flytte til Øya, har naturlig nok skapt en del uro med tanke på personalsituasjonen, siden biblioteket i Ranheimsvegen vil bli delt i 2008. Av ulike grunner har biblioteklederne i stor grad ivaretatt det kollektive lederansvaret gjennom e-post og gruppevaresystemet BSCW, som fortsatt har vært bibliotektjenestens intranett. Ansvar for felles lederfunksjoner var også i 2006 fordelt slik:

Kontakt mot Bibsys og mot ISBN-kontoret: Turid Holtermann
Felles databaseabonnement: Anja van de Wiel
Forskdok-ansvarlig og koordinator mot HiSTs ledelse: Randi Tyse Eriksen
Kontakt i forhold til de andre høgskolebibliotekene: Marit Bugten

Ordningen med ulike prosjektgrupper på tvers av studiestedsbibliotekene kom over i faste former fra januar. 4 grupper ble oppnevnt med nytt mandat for 3 år (2006 - 2008):

E-ressursgruppa (leder: Knut Alstad)

Prosdyre- og Bibsysgruppe (leder: Grete Espeland)

Referanse- og brukeropplæringsgruppe (leder: Astrid Kilvik)

Vev- og profileringsgruppe (leder: Eva Sauvage)

Opplæringstilbud og andre brukerrettede tiltak

Studiestedsbibliotekene har ulik profil når det gjelder opplæringstiltak. Dette skyldes dels programmenes undervisningsformer, dels lokale tradisjoner, dels bemanningssituasjonen. Referanse- og brukeropplæringsgruppa har laget forslag til en felles prosedyre som skal sikre at alle nye studenter får et introduksjonskurs. Nettsida studiehjelp.php er revidert. ALT-biblioteket laget prosedyrer for kvalitetssikring og nettpublisering av ALTs pensumlister.

Undervisningsvirksomhet – for studenter - fordelte seg slik i 2006:

AFT    Dagskurs (7 t) for kjemistudenter i samarbeid med Realfagsbiblioteket på UBiT

AHS    30 kurs à 2 timer på alle programmer/nivå, samt 2 kurs à 2 timer felles med ASP

ALT    15 kurs à 1-2 timer for nye studenter, alle program + masterstudenter

AMMT 12 kurs à 2 timer i bruk av Bibsys og andre baser for bachelorstudenter

ASP    15 kurs à 2 timer på alle nivå, samt 2 kurs à 2 timer felles med AHS

TØH    4 kurs à 2 timer for bachelor- og masterstudenter[1]

”Lån en bibliotekar”-ordningen markedsføres på bibliotekenes felles nettsted og der tilbys alle faglig tilsatte opplæring i spesifikke baser etter behov. Tidsbruk: 1 - 1.5 time pr besøk.

Undervisningsvirksomhet – for tilsatte - fordelte seg slik i 2006:

AFT    1 besøk        

AHS    4 besøk + 3 kurs à 3 timer + 1 kurs à 1 time felles med ASP

ALT    5 besøk        

AMMT 3 besøk        

ASP    7 besøk + 1 kurs à 1 time felles med AHS 

TØH    ingen besøk, men et felles kursopplegg for nyansatte

Fra høsten 2006 deltar også TØH-biblioteket i bibliotekenes elektroniske tjeneste ”Spør en bibliotekar”. Bruken av tjenesten viste en nedadgående tendens i høstsemesteret.

I anledning Norsk Bibliotekforenings landsmøte i Trondheim i mars, der biblioteket i Retorten var besøksbibliotek, ble det i samarbeid med et reaklamebyrå utarbeidet en ”bibliotek-vifte” til intern og ekstern profilering av HiST-bibliotekene. Vi kjøpte da rettigheter til et fotografi som også ble brukt på bibliotekenes reviderte nettsider. Annet felles materiell (for eksempel ulike bokstikkere) ble av økonomiske årsaker ikke realisert i 2006.

Bibliotektjenesten som støttefunksjon ift FoU-virksomhet

HiST etterkommer behov for å anskaffe nødvendige elektroniske ressurser primært til faglig tilsattes FoU-virksomhet. ProCite fases nå ut i HiST, og EndNote ble valgt som nytt system. En voksende database-portefølje krever kontinuerlig oppfølging, og E-ressursgruppa har hatt hendene fulle. EBSCO var ny tidsskriftleverandør, og det var et krevende skifte i forhold til de elektroniske tidsskriftene. Flere nye, store databaser (JSTOR og ScienceDirect) skapte mye ekstra arbeid før basene kjørte på alle IP-adresser og i trådløsnett på alle studiesteder.   

Det er også ordnet med passordtilgang for databasene, slik at det er mulig å jobbe eksternt.

Bruken av de ulike databasene er dokumentert i nedenstående statistikk, og vil være et argument ved vurdering om abonnement skal opprettholdes eller endres i neste periode. Det er tydelig at opplæring i databasesøking har mye å si for bruken – og nytten av tilbudet.

Bruk av ulike databaser:

I løpet av 2005 ble ForskDok-basene tilgjengelige for søk i samme grensesnitt som BIBSYS. Dette har gitt uttelling i 2006, og det er dermed et godt argument for å registrere i basene.

I tillegg kommer søk fra ukjent IP-adresser. Ukjente IP-adresser betyr ikke noe for de andre basene, de er nemlig betalingsbaser og søk fra eksterne maskiner skjer ved tildelte passord.

Men vi understreker betydningen av at det innføres VPN (Virtual Private Network)-nettverk eller lignende snarest mulig for å kunne koble seg opp mot HiSTs ressurser fra hjemme-PC.

Fra bibliotekets ståsted er det ønskelig med mest mulig fulltekst, det gir liten ekspedisjon. Økningen i bruk av fulltekstbaser viser også at brukerne er opptatt av den raske tilgangen.

Registrering i ForskDok:

Nedenstående statistikk viser totalt antall registreringer (både forskning og formidling), og gjenspeiler indirekte bruk av noen bibliotektjenester til FoU-administrasjon. Selv om enkelte faglig tilsatte registrerer selv, er mesteparten av arbeidet foretatt av bibliotektjenesten, ikke minst kvalitetssikringen i forkant av HiSTs rapportering av vitenskapelig publisering til NSD.

Kalvskinnet

Sum utgjør 80 % av 2005-registreringene. Fokus har vært på å registrere vitenskapelige publikasjoner, men det er grunn til å minne om at det er sentralt at formidlingsvirksomhet også registreres. Vi vet enda ikke om det innføres økonomisk uttelling for slike bidrag, men det profilerer uansett høgskolen og viser mangfold i forhold til regional kompetansedeling.

Nedgangen er størst i teknologimiljøene, men konstateres også i Ranheimsvegen og TØH. Se ellers økning i søk i ForskDok i foregående tabell – dette er mye brukte baser!

Bibliotekrelevant statistikk

Denne statistikken viser et utsnitt av hva bibliotektjenesten ved HiST produserte i 2006.

Det er selvsagt vanskelig å kvantifisere alle tjenester, men det er liten grunn til å tro at det over tid ligger ulik tidsbruk fra studiested til studiested mht like funksjoner. Enkelte andre

tjenester er viktige, og kommer ikke med i statistikken. I 2006 bør det legges merke til:

Tallet på årsverk kan synes stabil, men det er relativt sett høy bruk av midlertidige, vikarer og tilsatte i deltidsstillinger. Personalsituasjonen er vanskelig, og sykefraværet høyt. Besøkstallet gikk ned ca 13 % sammenlignet med 2005. Dels skyldes dette redusert åpningstid på Moholt hele vårsemesteret (besøksnedgang 30 %), men vi kan også registrere en nedgang på 14 % i Ranheimsvegen og 7 % på Rotvoll. Retorten og Tunga har ikke mulighet for besøkstelling. Tunga-biblioteket reduserte åpningstiden fra november.

Stor nedgang i besøk fikk lite å si for utlånstallet, som var 98 % av resultatet i 2005. Delvis skyldes dette at det er Ranheimsvegen og Rotvoll som hvert år har størst totalutlån, og det er her vi ser nedgangen. I teknologimiljøene og på Moholt er det bare litt over halvparten av registrerte lån som ikke er lånefornyinger, i tillegg til at lån ved disse bibliotekene har en lavere andel av studentbrukere. Der gjør ikke fysisk besøk i biblioteket så store utslag.

Fjernlånsvirksomheten er stabil: lån til andre bibliotek økte med 6 %, lån fra andre bibliotek gikk ned med 5 %. Samme tendens gjelder kopier: Kopiutsendinger økte med 7 %, kopikjøp ble redusert med 2 %. Fortsatt er det Ranheimsvegen som sender ut og bestiller inn flest kopier. Dette er arbeidskrevende. Reduksjonen i andelen kopikjøp er liten, tatt i betraktning fullteksttilgangen i flere databaser. Et stort arbeid med anskaffelse av læreverk i forbindelse med Kunnskapsløftet, i tillegg til oversendelser fra Kulturrådet (både bøker og CDer), gjør at Rotvoll fortsatt har størst andel katalogiserte poster. Tendensen er enda tydeligere når vi ser på det mest krevende arbeidet - katalogisering av objekt-ID – der Rotvoll har 45 %.

Studerer vi tidsbruk ved kjøp av bøker og andre medier, er det også et variert bilde mellom studiestedsbibliotekene. Leveringstid styres ikke bare av HiST-bibliotekene. 50 % av titlene var mottatt ved HiST-bibliotekene innen 2 uker etter bestilling, over 90 % innen 3 måneder. Dette er som i 2005. Tidsbruken fra mottatt bok er ferdig katalogisert i Bibsys styres av det enkelte bibliotek. Behandlingstider (gjelder bare kjøp): Innen 1 uke etter registrert mottak hadde AFT/AITeL ferdig 80 % av 673 titler, AHS/ASP hadde ferdig 30 % av 1925 titler, AMMT hadde ferdig 85 % av 106 titler, ALT hadde ferdig 80 % av 1899 titler og TØH hadde ferdig 95 % av 648 titler. Totalt for bibliotekene er det et dårligere resultat enn for 2005.

Dette taler et tydelig språk: Bemanningssituasjonen er fortsatt svært bekymringsfull. Økt brukeraktivitet vil bety at ”skjulte” tjenester bli forfordelt. I neste omgang taper brukerne ved at det tar lenger tid å framskaffe ønsket materiale. Prosedyre- og Bibsys-gruppa er en sentral funksjon for å overvåke at tilstrekkelig kvalitetsnivå på prosedyrer opprettholdes.

Skriftserier

Skriftserier og mastergradsoppgaver ved HiST er modne for elektronisk publisering. I 2006 gikk høgskolen inn i Brage-konsortiet. HiST-Bibliotekene avventer budsjettildeling for 2007 før det blir satt i gang et utviklingsprosjekt med tanke på Open Archive-løsning ved HiST. Dette vil omfatte mye arbeid med standarder og utvikling av nettsider for egenarkivering, og det er derfor nødvendig med en prosjektstilling for å få framdrift i saken.

Mediebudsjettet

Lærereksemplarer av pensumlitteratur belastes fortsatt mediebudsjettet. Databaselisenser (BIBSYS, ForskDok, EndNote) belastes IT, men budsjetteres av bibliotekene.

Totalt ble det bevilget kr 4 225 000 til medier (inklusive abonnement på ulike databaser). Dessuten Bibsys, ForskDok og avgift til Brage-konsortiet, til sammen kr 787 000 for 2006.

Regnskapet viser slik fordeling: Tidsskrifter: 31 %, artikkelkopikjøp 2 %, databaser 24 %, bøker mv 43 %. De tre første postene dreier seg mye om tidsskrifter og paper: totalt 57 %.

Personalets kompetanseutvikling

Elektroniske ressurser og våre ”husholdningsverktøy” BIBSYS og ForskDok er i endring, og dette betyr svært tett oppfølging. Arbeidet er spennende, men krevende for vår lille stab.

HiST-bibliotekene prioriterer vi å ha noen fellesarrangementer i løpet av året. I 2006 hadde vi felles sommeravslutning med et fint seminar i Stockholm 15. – 16. juni der både arbeidsgruppenes og bibliotekledernes halvårsstatus for virksomheten ble presentert og drøftet. Vi var også på bibliotekbesøk på Södertörns högskola. Vårt felles førjulsseminar med HiNT-bibliotekene ble arrangert på TØH 14. desember, med faglige og sosiale innslag. Vi ble også invitert til og deltok på avdelingenes personalseminarer.

Bibliotektjenestens tilsatte deltok på følgende korte kurs, konferanser, m.v.:

• ForskDok-kurs for superbrukere i Oslo, 20. januar
• Kunnskapsorganisasjonsdagene ved bibliotekutdanninga HiO, Oslo 26.-27. januar
• Seminar om Åndsverksloven og opphavsrett i Oslo, 30. januar
• Årsmøte i Sør-Trøndelag biblioteklag i Trondheim, 13. februar
• Norsk Fagbibliotekforenings seminar om referansehåndteringssystemer, Trondheim 15. mars
• Norsk Bibliotekforenings landsmøte i Trondheim, 22.-25. mars
• Engelsk-kurs, 2 HiST-interne kurs i Trondheim 22.-23. mai og 11.-12. desember
• Seminaret ”Lær fra deg så det virker” i regi av SMH, Oslo 10. – 11. mai
• ProQuest-kurs i Trondheim, 18. mai
• EBSCO-kurs i Trondheim, 30. mai
• Brukerundervisningskonferansen ”Creating Knowledge” i København 16.-18. august
• Hovedbibliotekarmøte i Alta, 13. – 15. september
• Fagreferent-konferanse i Trondheim, 16.-18.oktober
• Norsk Barnebok-forums seminar i Trondheim 26. oktober
• Bruk av E-håndbøker, kurs i Trondheim 1. november
• Norsk Fagbibliotekforenings seminar om Open Archives, Trondheim 2. november
• Introduksjonskurs for medisinske bibliotek, arr. av SMH i Oslo 23.-24. november

Lengre studieopphold, kurs/konferanser og annen faglig virksomhet:

• Lisbeth Jahren, Astrid Kilvik og Liv Inger Lamøy deltok på HiSTs utdanningstilbud i høgskolepedagogikk høsten 2006. Dette 15 studiepoengskurset avsluttes til våren.
• Tonje Geving tok en deleksamen som fjernstudent ved bibliotekutdanninga HiO, 1. studieår.
• Gøril Aas Jordahl deltok på 2 Bibsys-kurs: akkvisisjons- og periodikamodul i Oslo.
• Marit Bugten og Anja van de Wiel deltok på sommerskole i Tilbug, Nederland 22.-25. august.
• Randi Tyse Eriksen og Astrid Kilvik presenterte paperet The long and winding road om ALTs og AHS/ASPs brukerundervisning på konferansen ”Creating Knowledge” i København 16.-18.august.
• Turid Holtermann deltok på EAHIL-konferansen i Cluj, Romania 11.-16.september.
• Randi Tyse Eriksen var medlem av teknisk komité for UHRs Formidlingsutvalg II hele våren.

For hovedbibliotekarene:

Randi Tyse Eriksen

16. mars 2007

[1] 1 av kursene for BI-studenter i Trondheim, 1 av kursene med foreleser fra biblioteket i Ranheimsvegen

[2] Inklusive innleid sekretærhjelp, totalt 0.5 årsverk

[3] Inklusive sommerhjelp, fra august 3 faste stillinger

[4] Inklusive studentvakter og innleid sekretærhjelp, totalt 0.5 årsverk. 3 hele stillinger fra august

[5] Timer pr uke i studieåret 2006 (varierende åpningstid om sommeren)

[6] Ettermiddagene med studentvakt

[7] Ettermiddagene med studentvakt

[8] 47 % av utlånet ved AHS/ASP skjedde selvbetjent, dvs ved bruk av utlånsautomat