Reglement for møteordninga i Internasjonalt utvalg

Desse reglane om ordninga for møte i internasjonalt utval for Høgskolen i Telemark utfyller Reglement for internasjonalt utvalg, fastsett av styret 10.05.07 (S-sak 52/07).
Fastsett av IU i møte 19.09.07 (IU-sak 33/07)1.

1. MØTEPLAN

Utvalet fastset normalt møteplan for kvart semester,seinast på det siste møtet i foregående semester.

Leiaren sørgjer for at møte blir haldne når det trengst. Til vanleg bør det haldast minst 4 møte i kvart semester. Utvalget skal elles kallast inn dersom medlem av dette eller studiedirektøren krev det.

Så langt det er mogeleg, skal møta avviklast i tida mellom 20. august og 20. desember i haustsemesteret og mellom 10. januar og 25. juni i vårsemesteret.

Ved særlege omstende kan møte bli avlyste eller flytte tol eim annan dag etter avgjerd av leiaren.

2. SAKLISTE OG MØTEINNKALLING

Sekretæren i samarbeid med leiaren set opp sakliste og sender innkalling til møte. Saklista skal innehalde som faste saker:Godkjenning av innkalling, godkjenning av sakliste, godkjenning av referat frå det føregåande møtet, informasjons- og referatsaker og eventuelt.

I referatsaker, informasjonssaker og eventueltsaker skal det ikke gjerast vedtak. Eventueltsaker gjeld orientering, svar på pørsmål, førebels drøfting, eller ønske om at ei sak blir teken opp til realitetsbehandling seinare.

Innkalling med sakliste og saksutgreiing av dei einskilde sakene skal sendast medlemer, varamedlemer og observatørar i utvalet, med rimelig varsel, normalt ei veke. Innkallinga skal elles gjøres elektronisk tilgjengeleg for alle. Når anna ikkje er bestemt, blir innkalling og saksutgreiing sende som elektronisk post til medlemer og observatørar..

Dersom utvalget behandler saker som er graderte, skal dei merkast som det (B-sak) og berre sendast medlemer og møtande varamedlemer. Dette gjeld dokument i personalsaker mv.

Saksdokument som ikkje blir sende i kopi til medlemene, skal vere tilgjengelege for desse i møtet.

3. SEKRETARIAT OG SAKSUTGREIING

Internasjonal koordinator er sekretær for utvalget, og skal førebu og gje tilråding i saker som blir lagde fram for utvalget. Sakene skal vere tilstrekkeleg utgreidde, og saksutgreiinga skal til vanleg innehalde tilråding til vedtak. Av saksdokumenta skal det gå fram kven som har vore saksbehandlar.

4. MELDING OM FORFALL

Medlem av utvalet har plikt til å møte dersom ikkje vedkomande har gyldig forfall. Sekretariatet skal få melding om forfall så raskt som råd. Når eit utvalsmedlem har meldt forfall til eit møte, kallar sekretariatet inn varamedlem i samsvar med fastsett varamedlemsliste. Utvalgsmedlem som har meldt forfall, kan ikkje kalle tilbake meldinga om forfall etter at varamedlem er innkalla og har stadfesta at vedkomande kan møte.

5. OPPMØTE FRÅ ADMINISTRASJONEN OG DRIFTSEININGAR

Studiedirektøren og utvalgsleiar vurderer til ei kvar tid kven og kor mange frå administrasjonen og driftseiningane som skal vere til stades i utvalgsmøte med talerett i enkeltsaker. Det skal leggjast til grunn at berre deti møter som trengst for møteavviklinga eller utvalet si saksbehandling.

6. OPNE ELLER LUKKA MØTE

Møte i utvalet blir haldne for opne dører. Utvalet kan fastsetje at særskilde saker skal behandlast for lukka dører. Behandling av dette skjer for lukka dører.

7. MØTELEIAR

Utvalsleiar er møteleiar. Dersom utvalgsleiar er fråverande eller er inhabil i ei sak, tar nest-leiaren over møteleiinga. Dersom både leiar og nestleiar er fråverande eller inhabile, vel utvalet møteleiar mellom medlemene.

8. OPNING AV MØTET

Ved opninga av møtet held møteleiaren nemneopprop. Møteleiaren opplyser kor mange medlemer som er til stades og om møtet er lovlig sett.Deretter blir det stilt spørsmål ved om det er merknader til innkallinga, og framlegg til sakliste blir teke opp til godkjenning. Utvalget kan vedta å stryke saker eller føre opp nye. For at ei ny sak skal kunne førast opp på saklista, krevst det vanleg flerital.

9. REGLAR FO RSAKSBEHANDLINGA I MØTE

Saksbehandlinga i møte går føre seg etter følgjande reglar:

· Ved starten av behandlinga av ei sak refererer leiaren tilrådinga til vedtak, etter eventuelt først å ha peika på hovudpunkta i saka.

· Når møteleiaren opnar for ordskifte, er det høve til å teikne seg på talarlista. Møteleiaren refererer talarlista med jamne mellomrom.

· Dersom det kjem framlegg om utsetjing av ei sak, skal framlegget med ein gong kort drøftast og deretter takast opp til røysting.

· Ein møtedeltakar som krev ordet til forretningsorden, får ordet utanom tur. Dette gjeld framlegg og spørsmål knytte til sjølve møteavviklinga.

· Leiaren og andre møtedeltakarar kan gjere framlegg om avgrensa taletid eller at det blir sett strek for vidare ordskifte.

· Møteleiaren skal i samband med framlegg om strek spørje om nokon i foramlinga vil setje fram nye framlegg eller trekkje framlegg som tidlegare er sette fram. Dei som eventuelt ønskjer det, skal gjevast ordet før framlegg om strek blir teke opp til røysting. Framlegg om strek skal lyde slik: Eg gjer framlegg om at strek blir sett etter NN sitt innlegg. Framlegget skal takast opp til røysting straks. Når NN er ferdig med innlegget sitt, skal møteleiaren referere talarlista og også gjere merksam på at dei som står på lista ikkje har høve til å setje fram nye framlegg eller trekkje framlegg som tidlegare er sette fram under ordskiftet. Dersom det under ordskiftet kjem framlegg om å oppheve tidlegare vedtak om å setje strek, skal dette røystast over straks.

· Framlegg til vedtak i ei sak skal leverast skriftleg til møteleiaren.

· Når ordskiftet om ei sak er avslutta, blir saka teken opp til røysting. Møteleiaren refererer dei tilrådingane og framlegga til vedtak som ligg føre i sake, og gjer framlegg om røystemøte.

10. VEDTAK OG RØYSTING

Utvalet gjer vedtaka sine i møte. Medlemene har plikt til å delta i forhandlingane og til å røyste. Medlemene har og plikt til å meedverke til at saka er så godt opplyst som ogeleg før det blir gjort vedtak. Vedtaket skal vere eintydig, leggje grunnlaget for iverksetjing eller vidare behandling i overordna organ og spesifisere tidspunkt for iverksetjing når det er relevant.

Utvalet er vedtaksført når meir enn halvparten av medlemene er tilstades og røystar. Det kan ikkje røystast blankt anna en ved val. Det blir gjort vedtak med vanleg flerital av røystene som blir gjevne. Ved likt røystetal i andre saker enn val er røysta til møteleiaren avgjerande. Ved likt røystetal ved val blir valet abgjort vedloddtrekking. Røysting ved val skal skje skriftleg dersom ein av dei møtande medlemene krev det. Røystinga skjer elles ved røysteteikn. Ein medlem kan krevje at det blir protokollert korleis dei enkelte medlemene harrøysta dersom ikkje røystinga har skjedd skriftleg.

11. RØYSTEFORKLARING

Den enkelte medlemen kan krevje innteken i referatet eti kort røysteforklaring. Slik røysteforklaring må varslast seinast like etter røystinga, og må leggjast fram i løpet av møtet. Møteleiaren kan gje ein kort frist etter møtet til endelig skriftleg utforming av røysteforklaringa.

12. REFERAT

Det skal førast referat for utvalsmøta. Referatet skal normalt sendast ut seinast 1 veke etter utvalgsmøtet. Referatet skal innehalde tid og stad for møtet, kven som var tilstades, kven som eventuelt var fråverande, kva saker som blei behandla, eventuelle merknader til innkalling, sakliste, referat og referatsaker, innmelding av eventueltsaker, alle tilrådingar og framlegg til vedtak, resultatet av røystinga, endeleg vedtak, korleis den enkelte medlemen har stemt der dette skal protokollerast, og mogeleg røysteforklaring.

Referatet skal underskrivast av møteleiaren og paraferast av sekretæren. Referatet blir endeleg godkjend i neste møte.

Utskrift av referatet skal sendast elektronisk etter kvart møte til medlemer, varamedlemer og, observatørar, og elles gjøres elektronisk tilgjengeleg for alle.

13. OFFENTLIGHEIT

I utgangspunktet er alle utvalsdokument offentleg tilgjengelege. I dette ligg det at dei som er interesserte kan få sjå dokumenta. Det tyder også at medlemene kan diskutere saka og vise dokumenta til kven dei møtte ønskje under førebuinga av møtet eller seinare.

Følgjande dokument kan unntakast for offentlegheit etter nærare vurdering:

• Dokument som er utarbeidde for den interne saksførebuinga i utvalet, t.d. i saker som det seinare skal forhandlast om.
• Dokument som er utarbeidde for den interne saksførebuinga av eit underliggjande organ (t.d. avddeling, institutt), eller av særlege rådgjevarer eller sakkunnige.
• Dokument som har samanheng med di forsvarleg gjennomføring av høgskolen si økonomi-, lønns- eller personalforvaltning.

Oplysningar som er undergjevne taieplikt, skal unntakast frå offentleghet (jf. pkt. 15). Dette vil t.d. gjelde personalsaker og enkelte studiesaker.

Saksdokument som kjen inn under unntaksreglane, skal vere tydleg merka med referanse til lovheimel.

14. HABILITET

Kvar enkelt utvalsmedlem har sjølv ansvar for å vurdere sin eigen habilitet, og skal sjølv i god tid før styremøtet gje melding om tilhøve som gjer eller kan gjere vedkomande inhabil. Også andre medlemer har plikt til å gjere merksam på slike tilhøve, dersom medlemen sjølv ikkje gjer det. Dersom ein medlem er i tvil om sin habilitet, kan vedkomande leggje fram spørsmålet for styret. Medlemen skal gå får møtet under behandlinga av spørsmålet.

Ved inhabilitet skal vedkomande medlem gå får møtet under behandlinga av den aktuelle saka. Medlemen deltar elles i behandlinga av dei andre sakene i møtet. Dersom ein medlem som er inhabil deltar under behandlinga av saka, vil dette vere å sjå på som ein saksbehandlingsfeil. Dersom det kan vere grunn til å tru at feilen har verka bestemmande på innhaldet i vedtaket, er vedtaket ugyldig og saka må takast opp til ny behandling.

15. TEIEPLIKT

Utvaldsmedlemene har plikt til å hindre at andre før tilgang eller kjennskap til opplysningar om nokon sine personlege forhold. Plikta gjeld også etter at vervet er avslutta. Personlege opplysningar kan berre diskuterast med den det gjeld eller andre som er involverte i behandlinga av sake, dvs. andre utvalsmedlemer eller saksbehandlarane.

Opplysningar skal heller ikkje gjevast etter utvalsbehandlinga, t.d. for å grunngje røystegjevinga. Det aktuelle dokumentet skal oppbevarast slik at ikkje andre får kjennskap til innhaldet i det. Der det unntaksvis er mogeleg heilt å anonymisere saka, kan det prinsipielle ved den diskuterast med andre. Det må likevel i slike situasjonar visast stor varsemd.

16. OBSERVATØRAR

Studentsamskipnaden i Telemark (SiTel) har ein fast observatør med varamedlem i utvalget. Observatøren har møte-, tale- og framleggsrett i alle saker som utvalget behandlar.