Referat 10. juni 03
Referat fra møte 10.6.03
1. Referatet fra forrige møte ble gjennomgått og godkjent.
2. Status på tiltaksområdene
Tiltak 3 - Inngå rammeavtaler
Kontorrekvisita.
Avtalen med Akademika sies opp. Vi inviterer Akademika og Norengros til å gi pristilbud på kontorrekvisita. Det etableres egne rekvisitalager på Notodden og Porsgrunn etter samme prinsipp som det eksisterende i Bø. Ansvar for ny avtale - Morten.
Fly og hotell
Statskjøp sin avtale på flyreiser til utlandet er fornyet til 1.7.04. Ellers skal Flyspesialisten brukes ved bestilling dersom en ikke kan skaffe bedre priser på egen hånd. Det er også inngått en avtale på vegne av UH-sektoren med hoteller i de største norske byer som høgskolen kan benytte. Informasjon om dette vil bli lagt ut på vår nettside. Ansvar Morten i samarbeid med Anita og Lisbeth.
Tiltak 8 - Redusere kravet til nøyaktighet i kostnadsallokeringen
Hildegunn, Eldrid, Hanne Kirsti og Håkon la fram konkrete forslag som fikk tilslutning i gruppa. De jobber videre med dette og drøfter aktuelle tiltak direkte med avdelingene/driftsenhetene.
Tiltak 10 - Innføre månedfakturaer ved rammeavtaler
Konkrete forslag til områder der en bør forsøke å få til rammeavtaler eller rabattavtaler ble lagt fram av Hildegunn, Eldrid, Hanne Kirsti og Håkon. Vi jobber videre med disse inspill:
a) Annonsering - Morten tar kontakt med Vestviken innkjøpssamarbeid for å høre hvilke erfaringer og villkår de har oppnådd.
b) Blomster - Håkon, Eldrid og Hanne Kirsti tar kontakt med lokale leverandører og spør om de er villige til å inngå en rabattavtale med månedlig samlefaktura for hele studiestedet.
c) Sports- og friluftsutstyr - Håkon jobber mot å lage en rabattavtale med Brukås Sport eller G-sport i Bø
d) Trykkingsutgifter - Vi avventer og ser hva Vestviken innkjøpssamarbeid får til.
e) Gaver - Eldrid forsøker å inngå en rabattavtale med Galleri Osebro.
Morten vil distribuere et eksempel på hvordan en rabattavtale kan formuleres.
Tiltak 11 - Oppdatere innkjøpsdelen i økonomihåndboka
Morten presenterte et komplett forslag til erstatning for eksisterende kapittel 13. Teksten ble detaljert gjennomgått, og det kom fram en del forslag til endringer. Morten legger inn endringene, og sender forslaget til Røttingen og Lindås slik at Økonomihåndboka kan revideres på dette feltet så snart som mulig.
Tiltak 12 - Opprette informasjonside på høgskolens nettsider
Tidligere distribuerte forslag til nettside fra Frode og Arne ble diskutert. Frode tar hensyn til kommentarene og gir Lisbeth W. i oppdrag å lage et nytt forslag som sendes til høring i innkjøpsgruppa.
3. Arbeidet i gruppa i sommer
Det jobbes med sakene som er nevnt i punktene over. Informasjon og saker til kommentering sendes på mail med gode frister. Resultater legges fram i neste møte 1.9.03.
4. Opplæring innkjøp
Morten tok opp aktuelle innkjøpsfaglige temaer. Han la også fram tilbakemeldinger vi har fått fra Riksrevisjonen som omhandler innkjøp og dokumentering av dette..
Neste møte er fastsatt til 1. september kl 9.30 - 14.00 i Porsgrunn. Møterom blir oppgitt senere.
11.6.2003
Trygve Myrene
referent
