Referat 01. september 03
Referat fra møte 01.09.03
Tid og Sted: 1. sept kl 9.30 - 14.00 i Porsgrunn møterom K-203.
Til stede: innkjøpsgruppa minus Frode og Trygve
Agenda
1. Referat fra forrige møte og
2. Gjennomgang av status på tiltaksområdene, hva er gjort i sommer
Kontorrekvisita:
Morten forhandler med Erik Tanche Nilsen (ETN) om inngåelse av avtale med
stor prosentvis innsparing. Det vil bli opprettet minst et håndlager på hvert sted.
Bø: blir slik som i dag.
Notodden: Hanne vil sammen med Magne komme med forslag. (bygg B og bygg A?)
Porsgrunn: Morten vil komme med forslag til Eldrid og Hildegunn. (to steder?)
Utvalget av varer etter forslag fra ETN sendes på høring i innkjøpsgruppa.
Det må etableres regler for kontering og 'skaffekjøp' (dvs varer som ikke er i sortimentet).
Implementering pr 1. november.
Blomster: Bø avtale opprettholdes, Notodden: 10% rabatt og månedsfaktura.
Annonsering, Sportsartikler-Bø, Trykkeriutgifter og Gaver-Porsgrunn: ikke klart.
Reduksjon av antall fakturaer
Økonomi FA har ballen mhp. fordeling av kostnader til avdelingene uten fakturering.
Vanskelig å få samlefakturaer når kostnadene må fordeles på prosjekt-
Økonomihåndbokas avsnitt om innkjøp er godkjent av høgskole direktøren.
Informasjonsside på internet.
Siden ligger på http://www-pors.hit.no/fa/driftsenheten/Innkjop/Innkjop-indeks.htm
Morten vil legge inn mer informasjon på nivåene under startsiden.
3. Reiser
Se vedlagt informasjon som ble presentert og som vil bli lagt inn på internettsiden.
Hotellavtalene med Chice og Rica finner dere vedlagt. Husk at disse er konfidensielle.
Morten vil se på om det er mulig å få avtaler på aktuelle bussruter i tillegg til
Grenlandsekspressen.
Hildegunn sjekker om HS har skriftlig avtale med hotell Vic.
Hvordan få biletter når Notodden stasjon ikke er betjent.
Informasjon fra ViaFlyspesialisten om hvordan få gode flytilbud er interessant.
Provisjonsberegning ved flere reisende (rabatt?).
4. Hvordan sikre at alle følger reglene for anskaffelser over terskelverdiene?
Forslag til anskaffelsesprotokoll ble presentert og finnes vedlagt til kommentar
Videre arbeid: opplæring (se neste avsnitt) og spikring av anskaffelsesprotokoll.
Internettbasert verktøy for å finne fram i regler, rettskjennelser etc. ligger på
http://www.easyfind.no/ Brukerid og passord er: test155 for den som vil prøve.
4. Opplæringsplan
Vi er enige om følgende grove opplæringsplan:
Innkjøpsgruppa:
- Endagsseminar innkjøpsregler
- Innføring i arbeidsmetoder og innkjøpsavtaler i møtene i innkjøpsgruppa
Avdelings- / instituttledelsen
- 50min i lederopplæringsløpet
- Informasjon på avdeling/instituttmøter etter forespørsel fra avdelingen
Alle som driver innkjøp
- Konkret oppfølging ifm kjøp over terkselverdier
- Informasjon på initiativ fra avdelingen
5. Eventuelt
Nye områder for avklaring: telefoni og bredbånd.
Regneark for å synligggjøre besparelser er vedlagt.
Arne: hvordan ha dette et sted hvor alle i gruppen kan oppdatere, men ingen andre?
Neste møte: 13.10 kl 9.30 i Porsgrunn
Og for at ikke bare jeg skal jobbe ber jeg alle forberede hvordan de skriftlig vil delegere budsjettansvaret og dermed innkjøpsansvaret på avdelingen. (Kanskje litt 'dirty, men jeg tar sjansen.)
Kommentarer, rettelser eller tillegg mottas med takk.
Mvh
Morten
