Referat 13. oktober 03
Referat fra møte 13.10.03
Tid og Sted: 13. okt kl 9.30 - 13.30 i Porsgrunn møterom K-203.
Til stede: innkjøpsgruppa minus Arne, Frode og Trygve
Agenda
1. VIA Flyspesialisten, bestilling av flyreiser
VIA Flyspesialisten tilbyr elektronisk booking
Via Direct: Offline, relativt enkelt i bruk, men man ser ikke prisene før booking er gjort
Via Aergo: Online, komplisert, får tilgang til all informasjon i Amadeus, flyselskapenes bookingsystem, mange noter
Vi konkluderte med at vi ser at andres erfaringer før vi tar dette i bruk.
Ved booking på internet får man ikke rabattprisene som er avtalt med flyselskapene på utlandet.
SAS/Widerø/Braathen reduserer prisene med inntil 20% fom 26.okt.
Vi kan gå inn på Flyspesialistens nettsider: www.flyspesialisten.no
Provisjonen regnes pr reisende. Ved minigrupper 5-9 reisende er det mulig å forhandle en lavere provisjon.
Vi kan få hjelp til å booke reiser hos Ryan air fra ViaFlyspesialisten avdeling Torp.
Vi bør oppfordre gjesteforelesere til å booke hos VIAFlyspesialisten for å få lavest pris.
2. Ingen kommentarer til referat fra forrige møte
Mulig å redusere antall fakturaer fra Grødegaard/SiTel?
3. Innkjøpsregler
Gjennomføring av ansvarsdelegering innkjøp:
Det er ikke nok å tenke attestasjonsrett. Bestillingsretten må også delegeres skriftlig.
Avdelingskontaktene diskuterer et felles utspill på møte i Bø neste uke. Ansvar Håkon.
Hver avdelingskontakt kommer med et forslag senest til neste møte.
Morten tar opp med FA om at noe om dette tas med i budsjettdisponeringskrivene.
Vedlagt: Driftstjenestens delegering av bestillingsrett.
Husk bestilling! Vi mener det bør sendes skriftlig bestilling ved leveranser over kr 20 000.
Husk at mottak må dokumenteres enten ved mottaksdokument eller ved påføring fra den som faktisk har mottatt varen/tjenesten på fakturaen.
Hvordan sikre at vi følger reglene ved kjøp over terskelverdiene?
Hver avdelingskontakt må sørge for å komme i inngrep med bestiller slik at reglene følges. Det er ikke mange slike kjøp i avdelingene hvert år.
4. Innkjøpsavtaler
Kontorrekvisita starte opp 1. november. Morten sender mail til alle ansatte. Faktura til driftsenhetene med navn på enhet og navn på rekvirent.
Annonser i tillegg til Varden og TA, Telen og Vest Telemark blad. Ansvar: Morten
Bredbånd, telefoni Arnes ansvar.
5. Innkjøpssiden kommentarer/forbedringer
Ha med noe om bestillingsrett når dette er klart.
6. Avdelingskontaktens oppgaver
Enighet om oppgavene. Morten sender mail om innkjøpsrelaterte saker til innkjøpskontaktene med kopi til administrativ leder. Vedlagt avdelingskontaktenes oppgaver.
7. Opplæring
En-dagskurs blir avholdt i månedsskiftet november/desember.
8. Eventuelt
Ingen saker
Neste møte: Bør være i etterkant av opplæringen, men så tidlig som mulig i desember. Morten kommer tilbake på dette.
Mvh
Morten
