Referat 09. desember 03
Referat fra møte 09.12.03
Tid og Sted: 9. Des kl 9.15 - 12.45 i Porsgrunn møterom K-203.
Til stede: innkjøpsgruppa minus Hanne og Arne pluss Paal Are på punkt 6.
Agenda:
1. Referat fra forrige møte oppfølging av oppgaver
Ingen kommentarer.
2. Opplæring, erfaringene fra innkjøpskurset, diskusjon informasjon til ansatte om reglene
Vi diskuterte kurset som nok var mest nyttig for de som foretar store innkjøp. Mortens oppsummering blir sendt i egen mail.
Sende informasjon om innkjøpsreglene ifm. brev om tildeling av investeringsmidler: Morten
3. Siste nytt på avtaleområdet.
Kredittkortavtalene er på plass og informert om på nettet.
Avisavtalene er på vei, men gir sannsynligvis ikke mer enn 10%.
Telefoniavtale for fasttelefon er klar IT informerer på neste møte: Arne
Avtale på kjøp av gass er avhengig av innspill fra TF om vi kan få prolongert eksisterende avtale i 2 måneder. Eldrid. Morten og Eldrid arbeider videre hvis OK. Kontakt AF: Bjørn Steen.
4. Delegering av bestillingsrett
Vi diskuterte innspill fra AF. Nå må alle driftsenhetene sørge for å få skrevet et notat som delegerer bestillingsretten. Meld tilbake til Morten om status ila januar. Alle
5. Kredittkort til bruk ved kjøp på nettet og eventuelt andre områder.
Vi setter dette på handlingsplanen for 2004. Bibliotek ønsker å være pilot. Forhold som må avklares:
Regler for bestilling (print av bestilling på bestillingstidspunktet?)
Ansvar ved svindel
Krav til informasjon får å kunne holde som regnskapsbilag etc
Morten kommer med innspill før neste møte.
6. Inventarregister
Enighet om at vi ønsker et felles system. Det systemet som IT utvikler virker OK, men vi avventer til IT har fått erfaring. Det er viktig at hver enhet definerer hva man vil bruke dette til.
Dialog Drift IT for å utprøve om beskrivelsene passer for annet enn IT-utstyr.
Avdelingskontaktene får feltbeskrivelsene og sjekker med noen i avdelingen for dere raske respons.
Morten sender Paal Are info om standardisert nomenklatur i UH sammenheng.
7. Nye områder å arbeide med i 2004
Morten utarbeider forslag til handlingsplan som sendes ut før neste møte. Vi vil først og fremst satse på å videreføre/implementere de tingene vi allerede jobber med. I tillegg blir kredittkort og inventarregister større oppgaver.
8. Eventuelt
Ingen saker
Neste møte: 17.02.04 kl 9.15- 14.00 på Notodden. Hanne ordner rom.
Mvh
Morten
