Fordeling av dagens post
Når dagens post er journalført, legges den til administrativ leder for gjennomsyn.
Administrativ leder:
- påfører hvem som eventuelt skal ha kopi
- godkjenner eller endrer påføring av foreslått saksbehandler
- vurdere som dokumentet skal unntas fra offentlighet, og påfører da hjemmel for unntak
Etter gjennomgang hos administrativ leder, legges dokumentet (eventuell en kopi) til saksbehandler.
Er det første dokumentet i en sak, lager arkivet en ny saksmappe som leveres sammen med dokumentet.
Hvis dokumentet tilhører tidligere opprettet sak, finner arkivet frem saksmappen, og legger dokumentet øverst i mappen før det går til saksbehandler. Saksbehandler er ansvarlig for at saksdokumentene blir holdt samlet så lenge saken er til behandling, jf Arkivforskriften § 3-6. Husk da: Det må alltid fylles ut et lånekort. Lånekortet settes på sakens plass i arkivet.
Hvis saksmappen allerede befinner seg hos saksbehandler, legges dokumentet direkte til vedkommende saksbehandler.
