Arkivets behandling av utgående post
Arkivkopi /journalføring
Arkivkopi til saksarkivet skal som hovedregel lages ved å kopiere originalen etter at den er underskrevet. Denne kopien journalføres før den legges i arkiv sammen med tilhørende saksmappe.
Som hovedregel tar arkivet avgjørelse om avslutting av saker. Unntak er i saker hvor behandlingstiden går over flere studieår eller inneholder en betydelig mengde dokumenter.
Kopibok
Arkivforskriften § 3-9 pålegger høgskolen å lage kopibok som inneholder kopier av alle utgående dokumenter.
1 kopi av alle utgående dokumenter skal følgelig settes kronologisk inn i kopibok.
Husk at dette også gjelder utgående og arkivverdig telefaks og e-post!
Vedlegg skal som hovedregel ikke settes inn, men - om ønskelig - kan en ta med egenproduserte vedlegg. Saksbehandler skal i sitt dokument ha vist til vedlegg både i tekst og i antall. Kopi av vedlegg skal derfor utelates dersom vedlegget/vedleggene allerede finnes i saksmappen.
Høgskolen skal ha to kopibøker på hvert delarkiv:
- En kopibok for utgående brev
- En kopibok for utgående brev som er unntatt fra offentlighet
Kopibøkene er ikke offentlige, men bør være lett tilgjengelig for ledere/saksbehandlere i administrasjonen.
Kopibok nr 2 skal oppbevares på den arkivansvarliges kontor, eventuelt låses inn i hvelv.
Om ønskelig kan det også lages kopibok for utsendte interne notat, men dette er ikke lovpålagt.
Kopibøkene skal bevares og bindes inn i henhold til Riksarkivarens fellesbestemmelser (se Eksterne lenker under). Kopibøkene settes i fjernarkiv etter 2 år.
