Dokumentasjon - styret, råd, faste utvalg

Dokumentmaler
Høgskolens egne maler skal benyttes ved innkalling, saksframlegg og referat/møtebok for høgskolens styre, råd, og faste utvalg. 

Journalnummer (saksnummer)

For det enkelte styret, rådet eller faste utvalget må saksbehandler ha oversikt over hvilke journalnummer som skal benyttes når det gjelder:

• Innkallinger og referat/møtebok
  Hvert kalenderår opprettes egen sak for hvert utvalg hvor kun innkallinger og referat/møtebok blir lagt. Denne saken avsluttes for hvert kalenderår.
  
• Saksframlegg 
  Saksframlegget skal journalføres på sakens tema. Det er egen mal for utarbeiding av saksframlegg.
  Da selve saksframlegget legges på sakens tema, og ikke i saksmappen for innkallinger/referat, skal dette journalnummeret påføres ifm. referatet/møteboka for den enkelte saken.
  Eksempel: S-sak 03/01 Årsrapport for 2000
                   Journalnummer 00/01107-046.2
  Om ønskelig, kan journalnummerne også føres på innkallingens saksliste (1. side).
  

• Utvalget - oppnevninger/medlemmer
  Egen sak for oppnevning av utvalget, saker vedr. medlemmene o.l. opprettes hver gang et nytt utvalg oppnevnes. Denne saken avsluttes først når nytt utvalg oppnevnes - vanligvis etter 3 år. 
  

Benevnelse på utvalgssaker
I høgskolens mal for Saksframlegg (under Fellesmaler - Saksframlegg) skal saksbenevnelsen (må ikke forveksles med journal-/saksnummer) påføres i feltet for Saksnummer.
Nummereringen av utvalgssaker følger kalenderåret.

Oversikt over utvalgsbenevnelser pr februar -05:

Undertegning
Høgskoledirektøren har utarbeidet egne retningslinjer for behandling av dokumenter ved HiT, se Interne lenker under.

Published by Jorunn Pedersen - 10/02/2005