Tilgjengelighet for offentligheten
Ifølge Offentlighetsloven (OFFL) § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.
Enhver (dvs. "hele verden") har anledning til å få se offentlig journal. På bakgrunn av den kan vedkommende be om å få se enkeltdokumenter. Men opplysninger av fortrolig og/eller personlig art skal være gjort uleselig eller utilgjengelige, jf. Journalføring av dokumenter UOFF (se Intern lenke under)
Arkivpersonalet skal snarest forelegge dokumentene for den seksjons-/avdelingsleder saken sorterer under - eller den dette delegeres til - for endelig avgjørelse om innsyn.
Avgjørelse om innsyn skal fattes snarest, og senest innen to dager (jf. OFFL § 9).
For dokumenter der innsyn blir gitt, bør vedkommende få kopi vederlagsfritt (jf. OFFL § 8).
For dokumenter som unntas fra offentlighet, skal seksjons-/avdelingsleder begrunne avslaget med henvisning til aktuell(e) bestemmelse(r) i OFFL og/eller Forvaltningsloven (FVL).
Det skal opplyses om klageadgang og klagefrist.
Hvis dokumentet skal unntas fra offentlighet, skal det vises til en spesifikk paragraf i offentlighetsloven (hjemmel for unntak). Mest aktuelle paragrafer for unntak vil være:
OFFL § 5 Interne dokumenter
OFFL § 5 bokstav a Dokumenter som er undergitt taushetsplikt (her må det også vises til spesifikk paragraf i FVL)
OFFL § 6 På grunn av dokumentets innhold
