Utlån av saksmapper
Eksterne utlån
Utlån til utenforstående eller private skal ikke forekomme, jf arkivforskriften § 3-11.
I stedet bør dokumentene kopieres! Kopiene skal gis vederlagsfritt, jf. OFFL § 8.
Rektor, høgskoledirektør eller den enkelte avdelings ledelse, kan innvilge utlån hvis lånefristen er kort og lånetakeren kan garantere betryggende oppbevaring.
Lånet registreres på lånekort, og lånetaker skal kvittere for lånet.
Interne utlån
Saksbehandler kan låne mapper innenfor sitt saksområde.
Arkivpersonalet skal hjelpe saksbehandlerne med å finne frem nødvendig dokumentasjon.
Hvis saksbehandler vet hvor i arkivet saken ligger (arkivkoden bør være påført etter saksnummeret), har også saksbehandlerne anledning til selv å hente fram saksmapper.
Det må alltid fylles ut et lånekort. Lånekortet settes på sakens plass i arkivet,
jf, arkivforskriften § 3-10.
Ved utlån lånes hele saksmappen ut - ikke enkeltdokumenter i en sak!
Originaldokumenter må ikke skades eller fjernes fra saksmappen!
Dokumenter skal som hovedregel ikke bringes ut av huset - ta heller kopi.
Hjemlån av dokumenter er ikke tillatt!
Saken returneres arkivet umiddelbart etter bruk!
Saksdokumentene tilhører høgskolen, og originaldokumenter skal ikke oppbevares over lengre tid på saksbehandlers kontor. Også andre saksbehandlere kan ha bruk for de samme dokumentene.
Lånte saker skal settes på plass av arkivpersonalet, som da fjerner utlånskortet.
