Restansekontroll
Iflg. arkivforskriften 3-7 og forvaltningsloven 11 a om saksbehandlingstid og foreløpig svar, skal arkivet utføre restansekontroll for dokumenter som ikke er besvart eller returnert arkivet for avskriving og arkivering.
Restanselista har tre funksjoner:
- Minne saksbehandler om saker/dokumenter han/hun har liggende hos seg
- Sørge for at ferdigbehandlede saker/dokumenter blir returnert til arkivet
- Arkivet må sjekke om dokumentet skal være avskrevet i journalen (saksbehandler har ikke avskrevet dokumentet/
saksbehandler har avskrevet dokumentet, men arkivet har ikke avskrevet i journalen).
Restanselister skal kjøres 4 ganger i året, dvs. ca hver tredje måned:
1. gang: ca 15. januar
2. gang: ca 15. april
3. gang: ca 15. juli
4. gang ca 15. oktober
Restanselista skal behandles innen en frist på ca 3 uker, og returneres arkivet sammen med eventuelle besvarte dokumenter og avsluttede saker.
Dersom en saksbehandler slutter, skal det i god tid i forkant kjøres restanseliste slik at denne lista kan gjennomgås og returneres arkivet.
Som en kontroll skal også listen "uavsluttede saker" kjøres før vedkommende slutter og/eller når ny medarbeider overtar.
