Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Regelverk/rutiner / Interne rutiner / Daglige rutiner / Arkivmessig del av saksbehandlingen / Skal saken avsluttes?
Skal saken avsluttes?
Som hovedregel sørger arkivet for avslutting av sak.
Når deg gjelder saker som har hatt lang behandlingstid og/eller mange dokumenter, bør du gi arkivet beskjed om du ønsker å avslutte saken.
Før du gir beskjed til arkivet, skal saken ryddes for
- Alle kladdeark
- Unødvendige kopier
- Konsepter
- Post-it-lapper
- Strikk
- Binders (stift kan brukes)
- Plastomslag
- Ev. andre arkivuverdige elementer
Dokumenter som er skadet leveres arkivet for reparering.
Saken leveres samlet med alle dokumentene i kronologisk orden.
Arkivet skal:
- kontrollere at arkivbegrensning/rydding av saksmappe er utført
- kontrollere at dokumentene i saken er avskrevet
- avslutte saken i databasen
- kontrollere at arkivkoden er korrekt
- kontrollere om saken skal bevares eller kasseres i henhold til godkjent kassasjonsplan.
Ved den minste tvil skal avgjørelsen tas i samråd med saksansvarlig!
Hvis saken skal bevares, følger arkivpersonalet egne rutiner for bevaring
Hvis saken skal kasseres følger arkivpersonalet egne rutiner for kassasjon - legge saken fysisk tilbake i arkivet/settes bort.
