Referat 20. sept 2004
Tid og Sted: 20. sept kl 13.00 - 14.45 møterom Bø
Til stede: Trygve, Håkon, Arne og Morten
Agenda:
1. Referat fra forrige møte, oppfølging av oppgaver
Arne legger ut info om besparelsen fra fasttelefoniavtalen i regnearket for besparelse og info om avtalen på hjemmesiden til innkjøps-gruppa.
Hjemmesiden til innkjøpsgruppa ligger nå direkte under FA. Hjemmesiden bør kunne være åpen mens sider med avtale informasjon er forbeholdt ansatte.
Delegering av bestillingsrett OK for alle unntatt biblioteket som har startet sin prosess.
Kredittkort til bruk ved kjøp på nettet er mange uker (måneder) forsinket pga manglende kvalitet i arbeidet til DnB kort. Morten må vurdere annen leverandør og sørger for at reglementet inngår i økonomihåndboka
Arne kommer med et innspill på forbedring av malene på innkjøpssiden.
2. Innkjøpsstrategi
De nye strategidokumentet er nå vedtatt. Morten gikk gjennom målene og forandringene fra forrige måldokument.
3. Etterlever vi forskrift om offentlige anskaffelser?
Alle kjøp over kr 250 000 skal kunngjøres og drifts- og innkjøpssjef skal informeres slik at han kan rådgi kjøperne. Denne delen av innkjøpsprosedyren fungerer ikke! Alle driftsenhetene redegjør for sine kjøp over terkskelverdien hittil i år før neste møte. Husk det er ikke fakturanene som teller det er de faktiske kjøpene. Det gjør ingen forskjell om det er flere fakturaer eller flere leverandører. F.eks ved kjøp av forskningsutstyr: her må utstyret, programvare og installasjonskostnader sees som et kjøp selv om det er flere leverandører.
4. Nye avtaler
Morten informerte om:
- Ny avtale med ViaFlyspesialisten på reisetjenester med noe bedre priser enn tidligere.
- Flyavtalene er gått ut på dato, ingen nye inngått av Staten
- Ny avtale på storhusholdning med Porsgrund Cuisine og AE Storhushold
- Det er ikke gjort noe arbeid med avtale på gass eller laboratorieutstyr
Drift har inngått avtale med Byggmakker i Bø med månedsfaktura.
5. Inventarregister
Morten og Arne hadde avtale med Paal Are om at arbeidet skulle begynne i mai/juni. Dette har ikke vært mulig pga arbeidssituasjonen i IT. Enighet om følgende fremdrift:
- Paul Are lager kravspesifikasjon innen utgangen av oktober
- IT ser på beste implementering
- Implementering / laging av system kjøpes inn.
- Ferdig system i starten av 2005
6. Eventuelt
De tilstedeværende beklager dårlig oppmøte. Neste møte innkaller Morten til ila. oktober.
Morten
