Referat 14. des 2004
Tid og Sted: 14.12.04 kl 09.00 - 13.15 møterom G-203 Porsgrunn
Til stede: Trygve, Eldrid, Hanne, Kirsti, Arne og Morten
Agenda:
1. Referat fra forrige møte, oppfølging av oppgaver
Arne legger ut info om besparelsen fra fasttelefoniavtalen i regnearket for besparelse og info om avtalen på hjemmesiden til innkjøps-gruppa. Arne kommer med et innspill på forbedring av malene på innkjøpssiden.
Fire kredittkort til bruk ved kjøp på nettet er levert og i bruk. Det kom fram ønsker fra flere avdelinger om kort for bruk til kjøp av bl.a. reiser. Morten sjekker om det er problemstillinger rundt dette som må avklares før kort tas i bruk til dette formålet. Hvis OK, bør hver innkjøpskoordinator ved avdelingene ha et kort.
2. Informasjonsrunde
Drift: Flere anbudsrunder gjennomført i 2004. Planer om nye rammeavtaler i 2005 bl.a kopimaskiner og kontorinnredning..
HS: Kjøp av video-overvåkningsutstyr fra Soton er annulert, usikkert om leverandøren kan betale tilbake våre utlegg.
EFL: Arbeid med innkjøp må forankres høyt opp i organisasjonen. Avdelingen har svært mange små fakturaer bl.a fra Akademika.
IT: Mye kjøp fra Uninett-avtaler. Gammel PC-avtale fra 2002 som må ut på anbud i 2005. Avtale med ETN om datarekvisita bør stadfestes.
TF: To kjøp av vitenskapelig utstyr gjøres med kunngjøring.
3. Etterlever vi forskrift om offentlige anskaffelser?
Internt notat som Morten har sendt driftsenhetene oppsummerer situasjonen. Muntlig sier Riksrevisjonen at de ser en positiv utvikling selv om det også er klare mangler. Innkjøpsplaner etterspørres. Morten har avtale med Nils Røttingen om at innkjøp skal være tema på møte i ledergruppen tidlig neste år. Morten ser på oppmykning av beskrivelsen om pakklister ved neste revisjon av innkjøpsprosedyrene.
4. Inventarregister
Agresso brukes til å registrere utstyr iht riksrevisjonens krav. Morten har gitt en arbeidsgruppe (Trygve, Anne og Paal Are) i oppdrag å få til en slik løsning så raskt som mulig. Innkjøpskontaktene på avdelingene ønsker å bli hørt om prosedyrene rundt dette.
Det jobbes videre med andre løsninger, jf. behovene til IT-tjenesten og andre enheter, og utlånsproblematikk m.m. For å få et inntrykk av hva en løsning på eZ-plattformen vil koste, vil IT-tjenesten be om et anslag på dette fra eZ Systems.
5. Handlingsplan 2004 og 2005
Vi gjennomgikk planene for 2004 og konstaterte at en del er gjort, men at det også er den del ugjort.
Morten gikk gjennom skisse til planer for 2005. Det var enighet om at alle større avtaler som det er planer om å inngå, bør stå på lista. Morten bearbeider planen noe videre og legger den ved referatet. Planen vedtas på neste møte. Alle går gjennom budsjettene sine og ser om det er kontoområder eller enkeltleverandørere med samlet kjøp over kr 250 000 som det bør inngås rammeavtaler på i 2005.
6. Eventuelt
Neste møte er planlagt 21. februar 2005 kl 9.15 på Notodden.
Morten
