Referat 7. mars 2005
Tid og Sted: 07.03.04 kl 09.15 - 12.15 møterom L-208, Porsgrunn
Til stede: Trygve, Eldrid, Hanne, Haakon, Mette, Morten og Paal Are Solberg under pkt 1.
Agenda:
1. Innkjøpsregler v/Paal Are Solberg
Paal Are gikk gjennom punkter/områder i innkjøpsprosessen som vi må være spesielt oppmerksomme på, ut fraet kurs holdt av Robert Myhre, sekretariatsleder KOFA.
Elektronisk oppsummering fås ved henvendelse til Paal Are.
2. Referat fra forrige møte
Arne har levert innsparinger, men innspill på forbedringer av malene står til neste møte. Innsparinger er oppdatert på hjemmesida. Inneholdet er nesten bare fra Drift og IT. Er det virkelig ikke andre som sparer penger på innkjøp?
Andre oppfølgingspunkter er dekket i punktene under.
3. Informasjonsrunde
Lite innkjøpsvirksomhet med unntak av Drift og IT som er i gang med flere kjøp over terskelverdiene. Avdelingene synes ikke å ha planer omm kjøp over kr 200 000 hverken som enkeltkjøp eller vurdert som samlede kjøpsgrupper.
Vi ønsker Mette Fjulsrud velkommen i innkjøpsgruppa.
4. Nye avtaler
Ny avtale på papir, plast og renhold vil gi ytterligere innsparing på rundt 30%.
Det eksisterer pr i dag ikke avtaler på fly eller tog som høgskolen er tilsluttet.
Det innskjerpes at dersom man skal bruke reisebyråer skal det være ViaFlyspesialisten. Kjøp på internett er det åpning for.
Avtalene på annonserabatter, 10% i Porsgrunn, 30% i Bø og Notodden, med TA og Varden er forlenget. Avdelingsrepresentantene bes om å sjekke at rabatter gis på fakturaer.
5. Kredittkort som belaster høgskolen direkte
Dagens kredittkort er kun ment til bruk ved kjøp på internett. For varer er det OK, men for reiser er ikke sikkerheten mot misbruk godt nok ivaretatt. Mette lager et forslag til rutiner for dette som sendes til innkjøpsgruppa for kommentar før neste møte hvor IT og Bibliotek bes om å rapportere om sine erfaringer med kortene. Utvidelse av kredittkort med direkte-fakturering på høgskolen, til å omfatte avdelingene blir tema på neste møte.
6. Inventarregister
Trygve orienterte om løsningen det arbeides med. Innkjøpsgruppa føler at dette blir en god løsning for å ivareta minimumskravene i økonomireglementet. Det vil utvikles en aplikasjon av eZ-publish for å ivareta utvidede behov, f.eks ved utlån fra bibliotekene.
7. Handlingsplan 2005
Handlingsplanen ble gjennomgått og vedtatt.
8. Eventuelt
Ingen saker.
Morten innkaller til neste møte i slutten av mai/begynnelsen av juni.
Morten
