Reglar om ordninga for møte i styret
Fastsette av styret 24.11.1994, og reviderte 14.09.1995 og 20.03.1997.
Desse reglane om ordninga for møte i styret for Høgskolen i Telemark utfyller Reglement for styre, styringsorganer, råd og utvalg ved de nye høgskolene, fastsett ved kgl. res. av
28. april 1994 og Lov om universiteter og høgskoler, sanksjonert i statsråd 12. mai 1995.
1. MØTEPLAN
Styret fastset møteplan for kvart semester seinast på det siste møtet semesteret før. I tillegg til møtedato, møtetid og møtestad, skal planen innehalde ei liste over spesielle tema som styret vil ha behandla i det neste semesteret.
Leiaren sørgjer for at møte blir haldne når det trengst. Til vanleg bør det haldast minst 4 møte i kvart semester. Styret skal elles innkallast hvis medlem av dette eller høgskoledirektøren krev det.
Så langt det er mogeleg, skal møta avviklast i tida mellom 20. august og 20. desember i haustsemesteret og mellom 10. januar og 25. juni i vårsemesteret.
Ved særlege omstende kan møte bli avlyste eller flytte til ein annan dag etter avgjerd av leiaren.
2. SAKLISTE OG MØTEINNKALLING
Leiaren set opp sakliste og sender innkalling til møte. Saklista skal innehalde som faste saker: Godkjenning av innkalling, godkjenning av sakliste, godkjenning av møtebok frå det føregåande møtet, referatsaker, og eventuelt.
Innhaldet i referatsaker som er av særleg interesse for styret, skal omtalast kort og konsist. I referatsaker og eventueltsaker skal det ikkje gjerast vedtak. Eventueltsaker gjeld orientering, svar på spørsmål, førebels drøfting, eller ønske om at ei sak blir teken opp til realitetsbehandling seinare.
Innkalling med sakliste og saksutgreiing av dei einskilde sakene skal sendast medlemer og varamedlemer i styret, medlemer av arbeidsutvalet i høgskolerådet, og observatørar i styret med rimeleg varsel, normalt ei veke. Med innkallinga skal følgje sakliste for møte i høgskolerådet der dette er aktuelt. Innkalling skal sendast til orientering til avdelingane, hovudtillitsvalde og Studentutvalet Region Telemark. Sjølve saklista skal og leggjast ut på fastsett stad i det interne PC-nettverket ved høgskolen, og sendast forskingsinstitutta i Telemark.
Saker som er graderte, skal merkast som det (B-sak) og berre sendast medlemer og varamedlemer. Dette gjeld dokument i personalsaker, m.v.
Saksdokument som ikkje blir sende i kopi til medlemene, skal vere tilgjengelege for desse i møtet.
3. SEKRETARIAT OG SAKSUTGREIING
Høgskoledirektøren er sekretær for styret, og skal førebu og gje tilråding i saker som blir lagde fram for styret. Sakene skal vere grundig utgreidde, og saksutgreiinga skal til vanleg innehalde tilråding til vedtak. Av saksdokumenta skal det gå fram kven som har vore saksbehandlar.
4. MELDING OM FORFALL
Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikkje vedkomande har gyldig forfall. Sekretariatet skal få melding om forfall så raskt som råd. Når ein styremedlem har meldt forfall til eit møte, kallar sekretariatet inn varamedlem i samsvar med fastsett varamedlemsliste. Styremedlem som har meldt forfall, kan ikkje kalle tilbake meldinga om forfall etter at varamedlem er innkalla og har stadfesta at vedkomande kan møte.
5. OPPMØTE FRÅ ADMINISTRASJONEN
Høgskoledirektøren vurderer til ei kvar tid kven og kor mange frå administrasjonen som skal vere til stades i styremøte med talerett i enkeltsaker. Det skal leggjast til grunn at berre dei møter som høgskoledirektøren meiner trengst for møteavviklinga eller styret si saksbehandling.
6. OPNE ELLER LUKKA MØTE
Møte i styret blir haldne for opne dører. Styret kan fastsetje at særskilde saker skal behandlast for lukka dører. Behandling av dette skjer for lukka dører.
7. MØTELEIAR
Rektor er styre- og møteleiar. Dersom rektor er fråverande eller er inhabil i ei sak, tar nest-leiaren (prorektor) over møteleiinga. Dersom både leiar og nestleiar er fråverande eller inhabile, vel styret møteleiar mellom medlemene.
8. OPNING AV MØTET
Ved opninga av møtet held møteleiaren namneopprop. Møteleiaren opplyser kor mange medlemer som er til stades og om møtet er lovleg sett. Deretter blir det stilt spørsmål ved om det er merknader til innkallinga, og framlegg til sakliste blir teke opp til godkjenning. Styret kan vedta å stryke saker eller føre opp nye. For at ei ny sak skal kunne førast opp på saklista, krevst det vanleg fleirtal.
9. REGLAR FOR SAKSBEHANDLINGA I MØTE
Saksbehandlinga i møte går føre seg etter følgjande reglar:
- Ved starten av behandlinga av ei sak refererer leiaren tilrådinga til vedtak, etter eventuelt først å ha peika på hovudpunkta i saka.
- Når møteleiaren opnar for ordskifte, er det høve til å teikne seg på talarlista. Møteleiaren refererer talarlista med jamne mellomrom.
- Dersom det kjem framlegg om utsetjing av ei sak, skal framlegget med ein gong kort drøftast og deretter takast opp til røysting.
- Ein møtedeltakar som krev ordet til forretningsorden, får ordet utanom tur. Dette gjeld framlegg og spørsmål knytte til sjølve møteavviklinga.
- Leiaren og andre møtedeltakarar kan gjere framlegg om avgrensa taletid eller at det blir sett strek for vidare ordskifte.
- Møteleiaren skal i samband med framlegg om strek spørje om nokon i forsamlinga vil setje fram nye framlegg eller trekkje framlegg som tidlegare er sette fram. Dei som eventuelt ønskjer det, skal gjevast ordet før framlegg om strek blir teke opp til røysting. Framlegg om strek skal lyde slik: Eg gjer framlegg om at strek blir sett etter NN sitt innlegg. Framlegget skal takast opp til røysting straks. Når NN er ferdig med innlegget sitt, skal møteleiaren referere talarlista og også gjere merksam på at dei som står på lista ikkje har høve til å setje fram nye framlegg eller trekkje framlegg som tidlegare er sette fram under ordskiftet. Dersom det under ordskiftet kjem framlegg om å oppheve tidlegare vedtak om å setje strek, skal dette røystast over straks.
- Framlegg til vedtak i ei sak skal leverast skriftleg til møteleiaren.
- Når ordskiftet om ei sak er avslutta, blir saka teken opp til røysting. Møteleiaren refererer dei tilrådingane og framlegga til vedtak som ligg føre i saka, og gjer framlegg om røystemåte.
10. VEDTAK OG RØYSTING
Styret gjer vedtaka sine i møte. Medlemene har plikt til å delta i forhandlingane og til å røyste. Medlemene har og plikt til å medverke til at saka er så godt opplyst som mogeleg før det blir gjort vedtak.
Vedtaket skal vere eintydig og fullstendig, leggje grunnlaget for iverksetjing eller vidare behandling i overordna organ, innehalde ei klar grunngjeving dersom saka gjeld enkelt- vedtak, ha høg informasjonsverdi slik at det er lett å forstå for dei som blir berørte og for andre, og spesifisere tidspunkt for iverksetjing når det er relevant.
Styret er vedtaksført når meir enn halvparten av medlemene er til stades og røystar. Det kan ikkje røystast blankt anna enn ved val. Det blir gjort vedtak med vanleg fleirtal av røystene som blir gjevne. Ved likt røystetal i andre saker enn val er røysta til møteleiaren avgjerande. Ved likt røystetal ved val blir valet avgjort ved loddtrekking. Røysting ved val og tilsetjing skal skje skriftleg dersom ein av dei møtande medlemene krev det. Røystinga skjer elles ved røysteteikn. Ved likt røystetal ved tilsetjing må møteleiaren oppgje korleis han eller ho har røysta. Ein medlem kan krevje at det blir protokollert korleis dei enkelte medlemene har røysta hvis ikkje røystinga har skjedd skriftleg.
11. RØYSTEFORKLARING
Den enkelte medlemen kan krevje innteken i møteboka ei kort røysteforklaring. Slik røysteforklaring må varslast seinast like etter røystinga, og må leggjast fram i løpet av møtet. Møteleiaren kan gje ein kort frist etter møtet til endeleg skriftleg utforming av røysteforklaringa.
12. MØTEBOK
Det skal førast møtebok for styret. Møteboka skal sendast ut seinast 1 veke etter styremøtet.
Møteboka skal innehalde tid og stad for møtet, kven som var til stades, kven som eventuelt var fråverande, kva saker som blei behandla, eventuelle merknader til innkalling, sakliste, referat og referatsaker, innmelding av eventueltsaker, alle tilrådingar og framlegg til vedtak, resultatet av røystinga, endeleg vedtak, korleis den enkelte medlemen har stemt der dette skal protokollerast, og mogeleg røysteforklaring.
Møteboka skal underskrivast av møteleiaren og paraferast av høgskoledirektøren. Møteboka blir endeleg godkjend i neste møte.
Utskrift av møteboka skal sendast etter kvart møte til medlemer og varamedlemer av styret, departementet, observatørar, avdelingane, hovudtillitsvalde, Studentutvalet Region Telemark, og forskingsinstitutta i Telemark. Utskrift skal og leggjast ut på fastsett stad i det interne PC-nettverket ved høgskolen.
13. OFFENTLEGHEIT
I utgangspunktet er alle styredokument offentleg tilgjengelege. I dette ligg det at dei som er interesserte kan få sjå dokumenta. Det tyder også at styremedlemene kan diskutere saka og vise dokumenta til kven dei måtte ønskje under førebuinga av møtet eller seinare.
Følgjande dokument kan unntakast for offentlegheit etter nærare vurdering:
- Dokument som er utarbeidde for den interne saksførebuinga i styret, t.d. i saker som det seinare skal forhandlast om.
- Dokument som er utarbeidde for den interne saksførebuinga i styret av eit underliggjande organ (t.d. avdeling, institutt), eller av særlege rådgjevarar eller sakkunnige.
- Dokument som har samanheng med ei forsvarleg gjennomføring av høgskolen si økonomi-, lønns- eller personalforvaltning, t.d. drøftingar av opplegg for lønnsforhandlingar, omorganiseringar og budsjett.
- Dokument i sak om tilsetjing eller avansement. Unntaket gjeld ikkje søkjarliste.
- Dokument som gjeld melding til politiet om lovbrot.
- Svar til eksamen eller liknande prøve.
Opplysningar som er undergjevne teieplikt, skal unntakast frå offentlegheit (jf. pkt. 15). Dette vil t.d. gjelde personalsaker og enkelte studiesaker.
Saksdokument som kjem inn under unntaksreglane, skal vere tydleg merka med referanse til lovheimel.
14. HABILITET
Kvar enkelt styremedlem har sjølv ansvar for å vurdere sin eigen habilitet, og skal sjølv i god tid før styremøtet gje melding om tilhøve som gjer eller kan gjere vedkomande inhabil. Også andre styremedlemer har plikt til å gjere merksam på slike tilhøve, dersom medlemen sjølv ikkje gjer det.
Dersom ein medlem er i tvil om sin habilitet, kan vedkomande leggje fram spørsmålet for styret. Medlemen skal gå frå møtet under behandlinga av spørsmålet.
Ved inhabilitet skal vedkomande medlem gå frå møtet under behandlinga av den aktuelle saka. Medlemen deltar elles i behandlinga av dei andre sakene i møtet.
Dersom ein medlem som er inhabil deltar under behandlinga av saka, vil dette vere å sjå på som ein saksbehandlingsfeil. Dersom det kan vere grunn til å tru at feilen har verka bestemmande på innhaldet i vedtaket, er vedtaket ugyldig og saka må takast opp til ny behandling.
15. TEIEPLIKT
Styremedlemene har plikt til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om nokon sine personlege forhold. Plikta gjeld også etter at vervet er avslutta. Personlege opplysningar kan berre diskuterast med den det gjeld eller andre som er involverte i behandlinga av saka, dvs. andre styremedlemer eller saksbehandlarane.
Opplysningar skal heller ikkje gjevast etter styrebehandlinga, t.d. for å grunngje røystegjevinga.
Det aktuelle dokumentet skal oppbevarast slik at ikkje andre får kjennskap til innhaldet i det.
Der det unntaksvis er mogeleg heilt å anonymisere saka, kan det prinsipielle ved den diskuterast med andre. Det må likevel i slike situasjonar visast stor varsemd.
16. OBSERVATØRAR
Fylkesmannen i Telemark, utdanningsdirektøren i Telemark og leiaren i høgskolerådet har observatørstatus i styret. Observatørstatus gjev rett til å vere til stades i styremøta og talerett etter avgjerd i styret i visse saker for å gje informasjon. Observatørstatus medfører ikkje framleggsrett.
Leiaren av styret for Studentsamskipnaden i Telemark, eller den dette styret gjev fullmakt, har møte-, tale- og framleggsrett i styret når saker som er relevante for arbeidet i samskip- naden blir handsama.
