Informasjon - Personalforum HiT 01.11.05
Prosjekt – innføring av ePhorte saksbehandlings- og arkivsystem
Personalforum ved HiT 1. november 2005
STATUS FOR INNFØRING AV EPHORTE VED HiT
- LITT HISTORIKK OM NASJONALT PROSJEKT
- HVORFOR SKAL VI INNFØRE ELEKTRONISK SAK-ARKIVSYSTEM?
- PLAN FOR UTRULLING - UNINETT
- PROSJEKTET VED HiT
- PROSJEKTORGANISERING
- ARBEIDET I PROSJEKTET
ELEKTRONISK ARKIV OG SAKSBEHANDLING
- HVA ER ET ELEKTRONISK ARKIV?
- HVA MENER VI MED ELEKTRONISK ARKIVERING?
- HVA KAN VI OPPNÅ VED INNFØRING AV NYTT ELEKTRONISK SAK-ARKIVSYSTEM?
- STØRSTE UTFORDRING VED ELEKTRONISK ARKIVERING?
- HVA ER ELEKTRONISK SAKSBEHANDLING?
- SAKSBEHANDLERS ELEKTRONISKE HVERDAG
- HVILKE BESLUTNINGER BØR/MÅ TAS I FORKANT AV INNFØRINGEN VEDR. PERSONALSAKER?
Litt historikk
Nasjonalt prosjekt - (en lang historie blir her til en kort):
2001: En arbeidsgruppe - med representanter fra høgskolene, UFD og UNINETT -utarbeider et forprosjekt som anbefaler etablering av et fellesprosjekt for høgskolesektoren.
2002: Trofast-prosjektet - på oppfordring fra UHRA - oppnevner arbeidsgruppe for å utrede løsning for et felles Sak-Arkivsystem for interesserte institusjoner i UH-sektoren. Det blir utarbeidet kravspesifikasjon med påfølgende anbudsrunde.
Vil du vite mer? Se siden: http://www.uninett.no/trofast/SakArkiv)
Videre framdrift
Mars - 03: Påmelding - prosjekt for valg av system
September -03: Valg av piloter: Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Nord-Trøndelag
Februar -04: Påmelding - videre deltakelse
April -04: Rammeavtale med ErgoEphorma inngått
Desember -04: Forprosjekt ved HiT
Desember -04/Januar -05: Oppstart for pilotene
Februar -05: Prosjektleder ved HiT oppnevnes
Juli -05: Bindende påmelding for HiT
August -05: Prosjektgruppe opnevnes
September -05: Referansegruppe oppnevnes
Hvorfor skal vi innføre elektronisk sak-arkiv-system?
Sentrale føringer
o Krav om døgnåpen forvaltning (AAD 2001)
o Konkrete føringer i tildelingsbrev (UFD 2003)
o eNorge 2009 (MOD 2005)
Målet med innføringen
Effektivisere og kvalitetssikre arbeidsprosessene i forbindelse med saksbehandling, dokument- og arkivhåndtering
Plan for utrulling - UNINETT
|
|
|
|
|
Plan for tredje gruppe
| Fase 1 - 15.11.05 - 31.12.05 | Oppstartsmøte - Foranalyse - Workshop Konfigureringsdokument - Rutiner |
| Fase 2 - 01.01.06 - 15.02.06 | Installasjon Opplæring/ kurs (inkl. konfigurering av kursdatabase) |
| Fase 3 - 16.02.06 - 16.04.06 | Intern opplæring |
| Fase 4 - 16.04.06 - 30.04.06 | Kvalitetssjekk av produksjonsdatabase Akseptansetest |
| Fase 5 - 01.05.06 - 15.05.06 | Driftsstart Konvertering til historisk database Låse Modulink/annet eksisterende system |
| Fase 6 | Gjenoppta oppfølging av de institusjoner som eventuelt har falt av innføringen underveis. |
Prosjektet ved HiT
Prosjektorganisering
- Styringsgruppe
Prosjektet er delt opp i 3 faser.
I prosjektets fase 0 og 2 skal styringsgruppa bestå av høgskoledirektøren, personal- og organisasjonsdirektøren og økonomidirektøren.
I prosjektets fase 1 skal høgskolens ledergruppe være styringsgruppe
- Prosjektgruppe
Prosjektleder, arkivleder og arkivansvarlig på AF
- Referansegruppe
Administrasjonssjef AF, IT-sjef, prosjektleder LPS, 1 saksbehandler i FA, 1 saksbehandler EFL, 3 arkivmedarbeidere på avdelingene (TF, HS og EFL) og 1 repr. for tjenestemannsorganisasjonene
Arbeidet i prosjektet
Møter er avholdt i alle grupper.
Det er utarbeidet dokumenter om arkivorganisering, elektronisk arkiv og saksbehandling. Driftsenhetene har hatt dokumentene til høring.
Arbeidet med foranalysedokument, konfigureringsdokument og rutinebeskrivelser er påbegynt.
Oversikt over kostnader for prosjektet og andre økonomiske konsekvenser er utarbeidet.
Medlemmene i prosjektgruppa har vært på kurs i systemadministrasjon (1 deltaker) og arkivkurs (2 deltakere)
Styringsgruppa (for fase 1) skal i møte 10.11 ta stilling til følgende punkter:
§ Fullelektronisk arkiv
§ Elektronisk saksbehandling for hele organisasjonen fra oppstart
§ Arkivorganisering
§ Lokalisering
§ Dimensjonering av arkivtjenesten
§ Økonomiske konsekvenser i 2006
§ Prosjektdirektiv, mandat og framdriftsplan
§ Prosess for utpeking av superbrukere
Elektronisk arkiv og saksbehandling
Hva er et elektronisk arkiv?
Et elektronisk arkiv er et arkiv som består av dokumenter i elektronisk form (digital representasjon).
Hva mener vi med elektronisk arkivering?
Med elektronisk arkivering mener vi at den elektronisk lagrede dokumentversjonen også er den offisielle, originale, autentiske og gyldige versjonen
(dokumentet på papir er kun en arbeidskopi!)
Fortsatt skal man ta hensyn til:
Proveniens, kontekst, innhold, struktur og form, tilgang, gjenbruk, sikkerhet og autorisasjon, bortsetting, avlevering, kassasjon, bevaring, arkivvedlikehold
Primærlagring på nye medier:
· 1500 tallet: Fra pergament til papir
· 1999: Fra papir til elektronisk informasjon som blir lagret digitalt.
Arkivforskriften § 2-13:
Saksdokumenter i offentlige arkiver kan lagres elektronisk uten at man sikrer seg med papirkopier.
Forutsetning:
Riksarkivarens skal godkjenne systemer, rutiner, lagringsformater og -medier.
NOARK-4 - Norsk ARKivstandard nr. 4.1
Kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning
Hva kan vi oppnå ved innføring av nytt elektronisk Sak-Arkiv-system?
Målet: Effektivisere og kvalitetssikre arbeidsprosessene i forbindelse med saksbehandling, dokument- og arkivhåndtering
· Full utnyttelse av elektronisk kommunikasjon.
· Bedre tjenestekvalitet - døgnåpent arkiv (mulighet for arbeid hjemme, på reise e.l.)
· Muligheter for å ha samtlige saksdokumenter i en sak elektronisk, d.v.s. informasjon og dokumenter på "skrivebord"
· Lettere og raskere tilgang til/gjenfinning av saksdokumenter fra egen PC uten å hente fram saksmapper. Alle får tilgang til saksdokumenter som de er autoriserte for å lese
· Saksbehandlingen dokumenteres bedre- alle saksdokumenter MÅ journalføres (ellers "eksisterer" de ikke)
· Saksdokumentene ligger ikke åpne på en filstruktur
· Mer tid til saksbehandling - mindre tid på å finne fram dokumenter
· Tekst i saksdokumenter kan lettere gjenbrukes av andre saksbehandlere
· Færre tap av saksdokumenter (ikke behov for utlån fra arkivet av papirversjonen)
· Distribusjonstiden reduseres
· Mindre tid og færre ressurser til kopiering (ved hjelp av skanning, elektroniske dokumenter tilknyttet arkivsystemet og elektronisk viderefordeling)
· Bedre kvalitetskontroll/bedre kvalitetssikring (kun siste versjon gjelder)
· Etablere nye rutiner tilpasset elektronisk saksbehandler- og arkivsystem for ledere, saksbehandlere, sekretærer og arkivtjenesten
Eksempler:
o Saksbehandler kan selv registrere og starte saksbehandlingen umiddelbar
o Ekspedisjon av saksdokumenter bør ikke gå om arkivet
o Saksbehandler kan også selv "journalføre" utgående dokumenter
· (Mis)bruket av elektronisk post kan bli forbedret.
Muligheter for bedre å "fange opp" arkivverdig elektronisk post som ikke er sendt via høgskolens offisielle postmottak, (arkivsystem integrert med e-post)
· Forbedring av kompletthet i saksdokumenttilfanget
· Enklere system for utvalgsbehandling (utvalgsmodul)
· Mulighet for integrering mot andre fagsystem/administrative system
· Plassbesparelse
Største utfordring ved elektronisk arkivering: Bevaring over tid
Arkivlovens formålsparagraf:
§ 1.Føremål.
Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
· Elektronisk informasjon er dømt til å gå til grunne hvis vi bevarer den i samme form som vi til daglig bruker den.
· Elektronisk arkiver som skapes i dag vil være uleselige for fremtidige generasjoner - hvis vi ikke foretar oss noe aktivt for å unngå det.
Hvorfor?
· Elektronisk informasjon er lagret i kodet form.
· For å bli lesbar for mennesker må den tolkes og fremstilles av det opprinnelige produksjonsverktøyet.
· På grunn av rask teknologiutvikling vil elektronisk informasjon som bevares i sin originale verktøyavhengige form, etter få år bli utilgjengelig for oss på det utstyret vi da bruker.
Hva er elektronisk saksbehandling?
Hele saksbehandlingsprosessen eller deler av den utføres med støtte av informasjonsteknologi
Det kan f.eks. omfatte:
· Skanning av papirdokumenter
· Dokumentproduksjon ved hjelp av saksbehandlingssystemet
· Utveksling av dokumenter og informasjon (internt og eksternt)
· Oppfølging av tidsfrister
· Elektronisk saksgang
Saksbehandlers elektroniske hverdag
· Vurderer arkivverdighet (e-post, brev, egenprodusert)
· Saksbegrepet
· Journalfører midlertidig (arkivet utfører kontroll av alle journalføringer)
· Oppretter nye saker
· Søker etter egne/andres dokumenter/saker
· Produserer dokumenter via systemet
· Tar frem elektronisk post og viderefordeler elektronisk
· Fører på elektroniske merknader
· Bruker tilgangskoder og skjermer opplysninger (UOFF)
· Samarbeider med andre om informasjonsflyt og dokumentdeling
· Foretar egen saksoppfølging (forfallsfrister og egne restanser)
· Ekspederer utgående/intern post
Personalarkiv/-mapper - hvilke beslutninger må tas i forkant av innføringen?
· Kan alle dokumentene i "dagens" personalmapper arkiveres elektronisk?
· Skal personalmapper være en egen arkivdel eller kan de inngå i saksarkivet?
· Hvis det besluttes at det skal være egen arkivdel for personalmapper:
o Hvilken ordningsverdi skal da benyttes?
o Skal det opprettes egen arkivdel for personaler som har sluttet?
· Hva skal skannes inn?
o Skal vi kun skanne fra dag 1 med nytt system og la det gamle ligge?
o Hvilke vedlegg skal skannes?
o Er det dokumenter hvor administrativt behov for oppbevaring er kort?
· Er det behov for spesielle maler?
· Hvem bør/skal ha leserettigheter?
· Hvem bør/skal også ha skriverettigheter?
· Hvilke tilgangskoder skal benyttes? Tilgangsgrupper?
· Integrasjon mellom ePhorte og SAP?
· Ønskes ansettelsesmodul i ePhorte?
