Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Regelverk/rutiner / Interne rutiner / Spesiallrutiner / Føring av "avvik"
Føring av "avvik" ifm kvalitetssikringssystemet
|
ARKIVREGLEMENT Registrering av "avvikssaker" - saksarkiv/avviksdatabase |
||
| Deltaker/ansvarlig | Steg | Aktivitet |
| Arkivet | 1 | Mottak av klagebrev/rapport om indikasjon på avvik. Klager som er sendt direkte til FA, videresendes til ansvarlig avdeling. |
| Adm. leder | 2 | Administrativ leder avgjør om klagen skal registreres som avvikssak før registrering i saksarkivet. |
| Arkivet | 3 | Registrering av klagen i saksarkivet ved avdelingen. Sak som blir vurdert som avvikssak, skal ha eget saksnummer. |
| 4 | Kopi leveres til vedk. institutt hvor klagen er rettet. Original legges i saksmappen. | |
| Instituttleder | 5 | Mottak av kopi av journalført klagebrev/rapport. |
| 6 | Registrering i avviksdatabasen, jf. Rutine KSS--05 i Rutinebeskrivelser for kvalitetssikringsarbeidet ved HiT. Klagen skal være journalført før innføring i avviksdatabasen. | |
| 7 | Avvikssak registrert i databasen skal printes ut - Utskrift 1. | |
| 8 | Utskrift 1 leveres arkiv. Skal opplysninger avskjermes på saksjournal, påfører instituttleder hjemmel for unntak fra offentlighet direkte på Utskrift 1. | |
| Arkivet | 9 |
Arkivet registrerer Utskrift 1 fra avviksdatabasen på følgende måte:
Arkivet er ansvarlig for å avskjerme opplysninger/ dokumenter hvor instituttleder har påført hjemmel for unntak fra offentlighet, jf. steg 7 over. |
| 10 | Utskrift 1 arkiveres i saksmappe. | |
| Instituttleder/arkiv | 11 | Eventuell videre korrespondanse i saken skal leveres arkiv for å registreres og arkiveres i saksmappe. |
| Instituttleder | 12 | Når saken kvitteres ut/avsluttes i avviksdatabasen, skal igjen utskrift leveres til arkiv - Utskrift 2. |
| Arkiv | 13 |
Arkiv journalfører Utskrift 2 på følgende måte:
|
| 14 | Utskrift 2 arkiveres i saksmappe. | |
| 15 | Saken avsluttes i saksarkivet. | |
