Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Regelverk/rutiner / Interne rutiner / Daglige rutiner / Postbehandling / Arkivbegrensning

Arkivbegrensning

Med arkivbegrensning er ment at dokumenter som faller inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivloven(Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet), men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende, eller slettes eller kastes.

Arkivforskriften § 3-19 beskriver materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning:

Dokumenttyper	Unntak/merknader
Trykksaker	*Hvis det er utarbeidet ved HiT skal det arkiveres ett eks. samt det nødvendige* forarbeidet.** Dokumenter som fører til saksbehandling eller som er nødvendige vedlegg i en sak arkiveres.
Rundskriv	Som over
Annet mangfoldiggjort og allment materiale	Som over
Ikke utfylte blanketter	Som over
Konsept, utkast, kladder	Konsepter som har notater og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i, arkiveres.
Kopier	Kopier som er nødvendige vedlegg i en sak arkiveres Kopier av utgående brev settes i kopibok og bevares
Sakspapirer som medlemmer av offentlige utvalg mottar	Møteinnkallelsen har verdi inntil endelig møtereferat foreligger. Utsteder har bevaringsansvaret for møtereferatet
Fakturaer, lister fra skattefogden	Legges til Agresso
Søknader om opptak	Leveres/videresendes opptakskontoret
Forespørsler om studiebrosjyrer	Leveres/videresendes opptakskontoret
Forespørseler om virksomheten	Datostemples, men inngår ikke i arkiv.
Mottatt generell informasjon av kortvarig verdi
Hotell- og reisebestillinger	Leveres/videresendes vedkommende som skal reise
Kursinnbydelser, påmeldinger, bekreftelser	Videesendes aktuelle deltakere
Personalmeldinger (PM)	Personalseksjonen FA videresender til aktuelle mottakere i høgskolen
Sykemeldinger	Videresendes personalseksjonen FA/personalansvarlig AVD
Meldinger om div. lønnstrekk	Videresendes Agresso
Mottatt informasjonsmateriell	Videresendes for gjennomsyn til interesserte
Mottatt reklamemateriell	Som over, urelevant reklame kastes
Bøker	Leveres bibliotek hvis adressat ikke er påført
Årsmeldinger fra andre	Som hovedregel: Leveres bibliotek
Tidsskrifter	Settes i egne tidsskriftshyller

Published by Jorunn Pedersen - 21/10/2004