Journalføring av dokumenter UOFF
Det er ikke adgang til å unnlate journalføring av et dokument med den hensikt å unngå offentlighetsloven, jf arkivforskriften § 2-6, 2. setning:
"I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon."
For å gi allmennheten mulighet til å be om innsyn i henhold til offentlighetsloven, må innføring i journalen skje på enn måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som elles kan unntas fra offentlig innsyn etter OFFL §§ 5 og 6.
Arkivforskriften § 2-7, andre ledd, beskriver metoder for å registrere opplysninger som skal være unntatt fra offentlighet slik at de ikke fremkommer på offentlig journal.
"Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i."
I DocuLive benyttes graderingskoder, avskjermingskoder samt hjemmel for unntak i OFFL.
Dette medfører at vi får to versjoner av journalen:
- Offentlig journal - hvor opplysninger som er unntatt fra innsyn er skjermet vha. graderings- og avskjermingskoder. I tillegg vil heller ikke interne notat fremkomme på offentlig journal. Pr. dato utleveres journalen for HiT ved forespørsel. Journalen er ikke lagt ut på nett.
- Fullstendig journal (i DocuLive kalt Løpende journal) . Denne journalen har ingen avskjerming av opplysninger unntatt fra offentlighet, og er følgelig IKKE offentlig.
Hvis dokumentet skal unntas fra offentlighet, er administrativ leder for driftsenheten ansvarlig for påføring når det gjelder inngående dokumenter. Gradering av utgående dokumenter skal påføres av saksbehandler, eventuelt i samråd med sin leder, før dokumentet sendes ut.
Arkivarene har ansvar for påføring og eventuell skjerming i journalen, og for at dokumentet påføres eget stempel for U.off.
Arkivarene skal også ha innsikt på området for å kunne hjelpe til med overvåking av saker som burde vært unntatt fra offentlighet.