Huskeliste - utarbeiding av dokumenter

Dokumentmaler
Høgskolens brevmal brukes ved all ekstern korrespondanse. 
Høgskolens mal for Interne notat skal alltid brukes ved korrespondanse innad i høgskolen.

Unntak: Hvis du skriver et personlig brev til HiT (søknad om permisjon, oppsigelse.l.) skal aldri høgskolens brevmal brukes! 

Brev eller internt notat?
Brev til/fra studenter og tilsatte som gjelder enkeltpersoner, er som regel inngående/utgående brev. Det er imidlertid sakens innhold som avgjør om det er brev eller notat (faglig eller personlig).

Saksnummer og arkivkode
Saksnummer og arkivkode skal alltid påføres arkivverdige dokumenter.
Arkivkoden påføres etter saksnummer, for eksempel Sak nr 02/00001-011.1 (Sak nr 1 i år 2002 med arkivkode 011.1). 

Oppretter du ny sak, må du foreløpig henvende deg til arkivet for å få oppgitt saksnummer og arkivkode. 

Er det dokumenter i saken fra tidligere, står saksnummer og arkivkode alltid oppført både på journalstempelet og saksomslaget.

Avsenders referanse
Dersom avsender har oppgitt referanse, skal dette alltid føres på. 

Dato på dokumentet
Kontrollér alltid at dato og årstall er riktige. Dette er spesielt viktig hvis en henter frem et dokument som er skrevet tidligere, og bruker dette som "mal"."Gammel" dato må da alltid endres!

Adressering
Brev som er ledd i behandlingen av en sak, skal som hovedregel adresseres til institusjonen og ikke til enkeltpersoner. 

Dette gjelder også for korrespondanse internt i HiT, hvor notat skal adresseres til driftsenheten, og ikke til enkeltpersoner innen vedkommende enhet. Feil adressering kan føre til unødige forsinkelser, og i verste fall at dokumentet ikke blir registrert.

Overskrift
Overskriften skal gi en god beskrivelse av saken. Du skal bare behandle en sak pr. skriv.

Dokumenter med svarfrist
En god regel er å utheve svarfristen på dokumentets 1. side.

Undertegning
Det er utarbeidet egne Retningslinjer for behandlinger av dokumenter i HiT. 

Vedlegg
Det skal alltid oppgis hvis brevet inneholder vedlegg. Hvis det ikke går fram av teksten hvilke vedlegg som ligger ved, skal dette spesifiseres til slutt (under underskrift).

Kopiering/utsending
Før dokumentet sendes ut, må det alltid tas følgende kopier:

1 kopi av dokumentet skal settes kronologisk i kopibok.

1 kopi av dokumentet skal returneres til arkivet sammen med saksmappen. Denne kopien blir journalført av arkivet og evt. avskrevet mot inngående dokument. 

Hvis dokumentet inneholder vedlegg som ikke ligger i saksmappen fra tidligere, skal slike vedlegg også kopieres til saksmappen. 

Husk at samme regler gjelder for utsending av e-post og telefaks (utskrift av e-post må tas etter at e-posten er sendt!). Husk da å oppgi høgskolens offisielle e-postadresse postmottak@hit.no hvor evt. svar skal stiles.

Husk at også WEB-sider kan være arkivverdige. Hvis informasjonen som legges ut ikke kan dokumenteres andre steder i høgskolens ulike system (DocuLive, Mstas o.l.) skal du vurdere om en papirkopi bør gis arkivet for registrering. 

Kopi til
Hvis eksterne adressater skal ha kopi, oppgi fullstendig adresse på selve brevet/notatet.

Høringer
Ved utsending av større høringer internt, er det en god regel å ikke binde inn (lime sammen) selve utkastet med tanke på viderekopiering hos mottaker.

Hvis høringen er lagt ut på nettet, skal du vurdere nødvendigheten av å sende ut papirversjonen.

En god regel er å utheve svarfristen på dokumentets 1. side.

Utsending av post "UOFF"
Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger, skal behandles på særskilt måte. All forsendelse skal skje i lukket konvolutt, og ikke legges i samlekonvolutter" (internt) eller sendes på e-post eller faks.

Avslutning av sak
Ønsker du å avslutte saken, skal arkivet ha beskjed. Saksmappen skal da klargjøres for å legges bort i arkivet.

Journalføring av utgående dokument
Kopien som er returnert til arkivet sammen med saksmappen, blir journalført og avskrevet mot inngående dokument, slik at henvendelsen ikke blir stående ubesvart i journalen.

Arkivlegging
Arkivet legger saksmappen tilbake i arkivet og fjerner utlånskort. 

Kassasjon/bevaring
Beslutning om saken skal kasseres eller bevares, bør tas når saken avsluttes.