Tips om offentlige anskaffelser

Grunnprinsipper i loven om offentlige anskaffelser er: KONKURRANSE, LIKEBEHANDLING, FORUTSIGBARHET og ETTERPRØVBARHET.

Det er blitt høyere beløpsgrenser: før 200 000, nå 500 000 (eks. mva). Kravene til grunnprinsippene blir da skjerpet.

OBS at ved kjøp over 100 000,- skal det føres protokoll. Over 500 000,- skal det kunngjøres i tillegg.

Konkurranse

• Velg anbudskonkurranse som konkurranseform om mulig, forhandlinger kan ta tid og bli vanskelige
• Hvis leverandørens soliditet er viktig, si det, og be om årsregnskap el.l. OBS: dette er et kvalifikasjonskriterium, ikke et tildelingskriterium
• Hvis erfaring er viktig, be om CV til de viktigste medarbeiderne som skal jobbe med leveransen
• Hvis det ble bedt om referanser men ingen gitt, kan tilbud forkastes.
• Hvis referanser skal legges til grunn MÅ de undersøkes grundig og saklig (for/mot), og dokumenteres. Bare lignende referansesaker kan brukes. Referansene gir et mål på KVALITET
• Dersom vi skal kunne legge vekt på våre EGNE erfaringer med en leverandør må vi 1) informere om det på forhånd og 2) gjøre dette på grunnlag av dokumentert informasjon, feks har Malvik kommunes V&A-etat et system der de etter hver jobb bruker eget skjema og evaluerer leverandøren på en skala fra 1-6, der leverandøren blir bedt om å si ifra (kort frist) dersom de er uenig i karakteren. KOFA ser ut til å akseptere dette som dokumentasjon
• Ikke bruk MILJØ som tildelingskriterium med mindre du har noe helt konkret i tankene
• En kravspesifikasjon som er detaljert kan bli problematisk: detaljer skal ha en saklig grunn! Ikke bruk "eller tilsvarende". Runde formuleringer er OK, dersom de blir oppfattet likt i markedet

Forutsigbarhet, likebehandnling

• Tildelingskriteriene skal beskrives og vektes på forhånd; dette forenkler utvelgelsen
• Dersom "ok"kvalitet er bra nok, så si det!
• Konkurransegrunnlaget er offentlig. MEN ikke legg det ut på web. Fordi: dersom vi skal gjøre endringer i grunnlaget MÅ alle leverandørene som har fått det få beskjed om endringene. Alternativt: avlyse konkurransen. Å avlyse krever saklig grunn
• Tildelingskriterier = samme som informert om i kunngjøring og konkurransegrunnlaget; ikke lov å vektlegge noe annet, eller noe nytt
• Spesifiser helst en vedståelsesfristpå 2-3 måneder, fremfor å godta standardverdi på 30 dager. OBS at dersom avtale ikke er signert innen vedståelsesfristens utløp svarer det til avlyst konkuranse, som krever saklig grunn. Sommel er ingen saklig grunn og kan medføre erstatningsansvar
• Dersom det er bedt om dokumenstasjon og denne mangler kan tilbud avvises, eller dokumentasjonen kan etterspørres med kort frist. Dersom mottatt info påvirker tildelingen MÅ tilbudet avvises
• Skatte- og HMS- attest er obligatorisk, avvis eller be om hvis det mangler. Behandling må da utsettes til dette er mottatt
• Bruk av underleverandører må vi akseptere, MEN vi kan be om å få se en avtale mellom leverandør og underleverandør som sier at deres sammarbeid er betingelsesløst

Etter levering vurder:
1) er tilbud korrekt? Dvs skriftelig, klart, uten forbehold, komplett? Ellers avvis tilbudet
2) Er leverandøren kvalifisert? Bl.a: Vurder om er det stor risiko for kontraktsbrudd? I så fall, avvis leverandøren.
3) Hvilket tilbud gir mest for pengene? Tommelregel: hvilket tilbud ville JEG valgt hvis jeg kjøpte til meg selv?

Sett så opp evalueringsmatrise: kriterium 1 til n, og ranger hvert tilbud på hvert kriterie.
OBS:

1. ALLE kriteriene skal evalueres for hvert tilbud
2. KUN kriteriene skal evalueres for hvert tilbud, dvs vi kan ikke vektlegge "overraskende " ting
3. Kriteriene skal rangeres

OBS: en prisdifferanse på 2 kroner o.l. kan ikke legges vekt på...

Hvem som så vinner blir en avveining ift hvordan man vektlegger kriteriene.

Etter valget skal alle gis en uoppfordret begrunnelse. Skriv at "Vi valgte leverandør C. På kriterie x ble C vurdert slik og slik, på kriterie y slik og slik osv". Dvs fortell HVORFOR, og HVA som er lagt til grunn, Ikke informer om spesifikke plasseringer, rangeringer eller priser.

• Dersom man ikke valgte beste pris må man forklare HVA var viktigere, hva som mer en oppveide for prisforskjellen. Dette må være relatert til tildelingskriteriene
• Å oppdage at ting kan gjøres på annen måte ER saklig grunn til å avlyse konkurransen, hvis det er basert på sunn økonomisk kalkyle.
• Det skal gis en rimelig klagefrist
• Si at vinneren ikke må treffe tiltak før klagefristen er ute
• Dersom noen ber om mer informasjon skal de få en nærmere begrunnelse: ta for deg deres tilbud og sammenligne dette med vinnerens kriterium for kriterium, gjerne i et møte
• Sjekk først med vinneren om noe i tilbudet er forretningshemlig, dette skal ikke bringes videre til konkurrentene
• Dersom noen klager på resultatet, be om klagegrunnlaget. Dersom deres tilbud ble avvist, sjekk at det ble gyldig avvist, ellers gi nærmere begrunnelse slik som over
• OBS: Klagerens advokat eller revisor KAN få se forretningshemligheter DERSOM de går med på taushetsplikt i forhold til sin klient; de kan da ivareta klientens interesser uten å røpe hemmeligheter
• Vi har plikt til å varsle tilbyderne forut for selve kontraktstildelingen om hvilken leverandør vi akter å inngå kontrakt med (§§ 10-3 og 17-3). Også datoen for kontraktsinngåelsen skal varsles. Regelen betyr at alle tilbyderne må få beskjed i rimelig tid om utfallet av konkurransen før kontraktsinngåelsen

Etterprøvbarhet

Det kan bli rettsak! Derfor :

• epost skal journalføres
• protokoll skal føres fortløpende
• innhent referanser per epost
• telefonsamtaler : skriv sammendrag, signer og legg i saksmappen
• Ikke godta tilbud per epost eller fax. Jf. at tilbud ikke kan åpnes før fristen: fax og epost vanskelig etterprøvbare i så måte
• Vi kan IKKE gi informasjon til leverandør som ikke er gitt i konkurransegrunnlaget (med mindre alle leverandørene får informasjonen), med andre ord: forsiktig med telefonsamtaler fra selgere!

Om rammeavtale

• Rammeavtaler kan tegnes for inntil 4 år
• Rammeavtale er en stor opsjon. Ellers er det en vanlig avtale om mulig kjøp
• Det er mulig å ha parallele rammeavtaler, dvs avtale med flere leverandører, MEN dette forutsetter en slags fordelingsnøkkel på kjøpene, jamfør krav om forutsigbarhet
• Fallgrube: Pris kan konkurreres på 2 ganger: først en lurepris i forbindelse med anbudskonkurransen, så en annen pris ved senere kjøp. Man må BINDE leverandørens pris, f.eks: senere priser må ikke avvike med mer en x% el.l.
• Ifm rammeavtale må vi estimere verdien av avtalen best mulig, basert på erfaring og annen informasjon, samt opplyse klart om at det kan bli avvik (da har vi gjort det vi kan...)
• I utgangspunktet binder en rammeavtale! Dårlig forretningsskikk kan medføre erstatningsansvar
• Småkjøp må summeres over 12 måneder, dvs en rammeavtale tvinger seg raskt frem i praksis (men høyere beløpsgrenser hjelper)