Om LIS i Ledermøte 090605

1. juni arrangerte UNINETT et innledende møte om ledelsesinformasjonssystemer og portaler for UH-sektoren. Her er et resyme fra møtet i Trondheim.

Deltakere:

UNINETT FAS:  Alf Hansen, Aida Omerovic, Helge Moe, Karoline Ski

Høgskoler: Odd A. Halseth HiNT, Eirik Sivertsen HiBO, Jonny Huse HSH,  Håvard Kvernelv HIN, Kai Mathisen HiTos, Vidar Solheim HIST, Arne Hatlen HiT

Universitet og vit. høgskoler: Morten Stene USIT, Robert Rødsten USIT, Ann Elisabeth Wedø UiO, Margareth Sand UMB, Steinar Vestad UiB, thor-Inge Næsset NHH, Tom Klemetzen UIS.

Ledelsesinformasjonssystemer: dagens situasjon (systemer, bruksområder) og videre planer (behov/visjoner) hos deltakernes institusjoner.

USIT/UiO

Presentasjon

• LIST er en del av FS
• Gir oversikt over eksamens og studiepoengproduksjon, fullføring av studium og grader og studentgjennomstrømming
• Brukes i forkant av rapportering til DBH. Kan brukes til datauttrekk, analysegrunnnlag og faste rapporter.
• Systemet er basert på et datavarehus konsept.
• Eget system, belaster ikke produksjonssystemets struktur.
• Tilrettelagt for spørring kun på relevante data som er bearbeidet.
• Minus: datautvalg, struktur og overføringshyppighet setter grenser.
• I fremtiden er det ønskelig å hente data fra økonomissystem og elektroniske vitnemål for å få mer oversikt over søkere og inntaks-trender.
• Ikke planlagt ekstrahering av data fra MSTAS

Høgskolen i Bodø

• Henter ledelsesinformasjon fra MSTAS
• Bruker UniPie som er utviklet i samarbeid med Høgskolen i Lillehammer og Nuversity as.
• UniPie datavarehus oppdateres med data fra MSTAS en gang i døgnet.
• Gir resultater fra evaluering av emner, oversikt over søkere på studium, oversikt over fag – eksamen, stryk.
• Ser på mulighet for å koble opp mot økonomisystem – synes agresso gir for dårlige rapporter. 
• Alle mellomledere og opp har tilgang til systemet 
• Henter bare data fra studieadministrative systemer, men står på spranget til å innlemme økonomidata.

Universitetet i Bergen

• Ingen datavarehus per i dag, henter rapporter fra oracle, DBH og FS
• FS og DBH – rapporter hvert halvår, oracle – rapporter hver måned
• Produserer analyser på etterspørsel 
• Ønsker å finne frem til kostnader per studiepoeng blant annet for å finne ut om man sparer noe på å legge ned emner.  Hva koster det å utdanne kandidater og hva koster det å forske?

Universitetet i Stavanger

• Trenger enkle indikatorer for resultater
• Standard verktøy men individuelle rapporter
• Trenger et styringssystem som gjør det enkelt for lederne å hente ut informasjon.
• Økt fokus på studentrekruttering og oppfølging og større del ekstern finansiering krever bedre ledelsesinformasjon
• Buker Corporate basert på ms-sql oracle
• Brukes til emneevaluering, handlingsplaner og rapporter  
• Virksomhetsstyring krever klare ansvars- og myndighetsforhold for ledere på alle nivå
• Henter ledelsesinformasjon fra FS via Transformer.
• Kan hente fra Agresso direkte eller via excel-ark

Analyse av det fremlagte

Hvilke informasjonsbehov er det kritiske i fremtiden?

• Finne frem til kostnader per studiepoeng for å finne ut om man sparer noe på å legge ned emner.
• Hva koster det å utdanne kandidater og hva koster det å forske?
• Sum studiepoeng produsert og antall grader
• Mer kunnskap om studentene
• Måle internasjonalisering  
• Strategi vs. resultater – målbar sammenheng?  
• Hente data fra samordna opptak og vitnemålsdatabasen
• Hvor aktuelt er det å hente data fra og sammenligne med andre institusjoner?
• Politisk viktig for institusjonene å få oversikt over hvor søkere kommer fra på kommune og fylkesnivå
• Spør ledelsen hvilke behov de har for ledelsesinformasjon

Behov og muligheter for videre samordning?

• De ulike programmene har ulike funksjonaliteter, hvilke skal vi velge til hva?
• Det er mulig å utvikle og drifte et system sentralt, så kan hver høgskole eller universitet velge om de vil koble seg til eller ikke
• Aida ser på hvilke data de ulike systemene trekker ut for å se hva som er aktuelle behov

Videreføring av intitiativet

• FAS har godt forhold til DBH, vurdert å invitere de til dette møtet, men fant ut at det var litt tidlig.
• Hvordan skal vi sikre at høgskolene og DBH tolker data likt?
• UNINETT kan skrive en veiledning "slik rapporterer du til DBH"
• Dialog med DBH angående rapportering for de systemene vi kjenner er viktig. (fs har automatisk rapportering til DBH)
• Bør det arbeides for et felles grensesnitt eller felles systemer i bunnen når det gjelder lis?
• Undersøke muligheter til å benytte/utvide DBH data/rapporter til videre interne analyser
• Er dette en jobb for uh rådets administrasjonstuvalg?

Oppsummering

• Hvordan effektivisere produksjonen av ledelsesinformasjon?
  • Man må se på datagrunnlaget og gjøre det konsistent før man lager felles rutiner for å få felles rapporter og analyser. Selv om de overordnede målene er felles, bruker man ikke de samme måtene for å lagre og tolke data.
  • viktig at anskaffelse av lis sees i sammenheng med andre systemer
• Er forventningene for møtet infridd, er det relevant nok til å jobbe videre med?
  • Nyttig å se at verden er den samme, men verktøyene er litt ulike
  • Se sammen med DBH på prosedyrer, nye rapporter.
  • Utarbeide en veiledning til DBH rapporter.
  • Felles verktøykasse som må kunne tilpasses hver enkelt høgskole– noen må definere hva disse standard verktøyene skal være – UHR? Departementet? 
  • Opprette distribusjonsliste som kan fungere som forum for å se på veien videre.

Lenke til UNINETTs referat: http://www.uninett.no/trofast/Integrasjon/lis/lis25-05-2005.html

Publisert av Arne Hatlen - 08.06.2005