5. Informasjonshåndtering
Klikk her for pdf-format av kapittel 5.
.
Ved alvorlige krisesituasjoner skal det opprettes et informasjonssenter.
Informasjonssenter opprettes i tilknytning til kriseledelsen etter følgende retningslinjer, jf kapittel 3 om kriseledelse:
- Øverste leder ved den driftsenhet som er sterkest berørt av krisen, er ansvarlig for at det snarlig opprettes et informasjonssenter, og får i oppgave å lede det inntil informasjonssjefen kan overta lederansvaret for det.
- Informasjonssenteret bør plasseres så nær ulykkesstedet som mulig.
- Informasjonssenteret bør bemannes med minst tre personer.
- Informasjonssenteret må være maksimalt tilgjengelig ved å ha tilgang på telefon og PC m/internett-tilkopling og mulighet til gruppesending av tekstmeldinger.
Informasjonssenterets hovedoppgaver
- Informasjonssenterets oppgave er å bistå rednings-/skadestedsledelsen med hensiktsmessig informasjon og kontakt og å sørge for intern informasjonsflyt i organisasjonen.
- Informasjonssenteret skal være tilgjengelig overfor og holde løpende kontakt med media.
- Informasjonssenteret skal gi åpen, korrekt og relevant informasjon som beskriver faktiske hendelser i saken.
- Det er bare politiet som kan publisere informasjon som innebærer vurderinger av mulige årsakssammenhenger i ulykkestilfellet. Ellers må informasjonssenteret på et mer generelt grunnlag avklare ansvarsfordelingen via-á-vis politimyndighetene/redningsledelsen.
- Det er politiet som har ansvaret for å informere de pårørende om ulykken. Men informasjonssenteret bør i samråd med politiet påse at dette blir gjort umiddelbart eller så snart som mulig.
- Informasjonssenteret skal umiddelbart opprette en telefonlinje som er tilgjengelig for kommunikasjon mellom kriseteamet, pårørende og politiet.
- Informasjonssenteret må definere de viktigste informasjonskanalene og informasjonsmottakerne (studenter, ansatte og pårørende osv).
- Informasjonssenteret må løpende informere høgskolens ansatte om krisesituasjonen (via internett og e-post).
- Informasjonssenteret skal sørge for at det etableres fysiske steder som er skjermet for presse/uvedkommende.
Vedlagt følger en del gode råd og tips i forbindelse med informasjonshåndtering (vedlegg 3).