Kontaktmøte: Referat fra møte Bø

Fra Avdeling for allmenne fag deltok dekan Arild Hovland og administrativ leder Erik Aarnes. Fra IT-tjenesten deltok IT-sjef Arne Hatlen og IT-gruppeleder John G. Smedsrud.

I tillegg deltok Trygve Myrene fra Drift og Eli Astad fra Biblioteket.

IT-sjef Arne Hatlen ønsket velkommen til det første dialogmøte mellom IT-tjenesten (IT) og Avdeling for allmenne fag (AF) og startet med å orienterte om grunnlaget for møte der det bl.a. står at lokale ledere for Drifttjenesten og Bibliotek også kan delta i møtet her representert ved henholdsvis Trygve Myrene og Eli Astad.

Det var ingen innsigelse mot innkalling og agenda til møte fra IT-sjefen og denne ble da fulgt.

IT-sjefen gikk gjennom dokumentene ”Handlingsplan for fleksibel lærling” og ”Forslag til ”Administrasjonsordning – fase II” med fokus på hvilke rolle IT-tjenesten vil spille i denne sammenheng. Det ble åpnet for kommentarer underveis fra møtedeltakerne.

Arne Hatlen presiserte punktet om økt faglig samarbeid mellom ren IT-drift og IT-fagmiljøet på avdelingene. IT-gruppeleder John G. Smedsrud supplerte her med at det allerede var tatt et par initiativ tatt på dette området i Bø når det gjelder etablering av ny databaseplattfrom for undervisning i sommer og reetablering av Linux-lab til høsten.

En endring som er gjort av regnskapsmessig art i år, er at fakturering fra IT-tjenesten til AF på kr 100.000 for såkalte ”tilleggstjenester”, faller bort mot at IT-tjenesten har fått økt sitt rammebudsjett med tilsvarende beløp fra Fellesadministrasjonen (FA).

IT-sjefen gikk videre gjennom ”Årsplan for IT-tjenesten 2004” og kommenterte viktige punkter og svarte på spørsmål fra møtedeltakerne.

IT-sjefen bad om å få synspunkter fra dekan og administrativ leder på om de som overordna på avdelingen burde være med på e-post listene for instituttene. Begge uttrykte ønske om dette.

IT-sjefen var glad for å kunne fortelle at enkelte viktige målsetninger som har vært gjengangere på de siste års årsplaner endelig blir nådd. Som de største sakene her ble nevnt innføring av felles pc-plattform for katalog og fil/print med ny med felles pc oppsett basert på WindowsXP. Ny felles brukeradministrasjon for ansatte innføres i uke 25 (BAS) og 28.juni overgang til ny egenutviklet web-plattform basert på rammeverktøyet fra eZ-Systems.

Alle disse tiltaka øker sikkerhetsnivået betydelig i datanettet og det legger grunnlaget for nye tjenester som bl.a. at brukerne nå utenfra får lett tilgang til egne data og kan lese høgskolens e-post fra hvor som helst i verden på en sikker måte.

IT-sjefen gikk videre gjennom hva som ligger i begrepet ”Basistjenester” og bebudet at det ville bli nøye gjennomgang av disse i løpet av høsten.

Av nye tjenester som IT var bedt om å se på av FA er ”gruppevare”. IT-tjenesten vil vurdere aktuelle alternativer ut fra våre plattformvalg og de to mest nærliggende er en løsning basert på gruppevaren Groupwise fra Novell eller alternativt å utvikle en egne moduler i rammeverktøyet eZ som vi bruker på Web.

IT-gruppeleder orienterte deretter om det lokale situasjonen og endringer som gjøres i sommer. PC-situasjonen for studenter og ansatte ble beskrevet som god. Av viktige saker ble nevnt utskifting av 25 gamle pc’er på Ulab1 med installasjon av ny språkmodell på de nye for språkundervisning (23/6). Studiested Bø vil som det første studiested i høgskolen være ferdig med omleggingen til ny felles kontorpc plattform (WindowsXP) for ansatte ultimo juni (jf punkt i IT-tjenestens årsplan for 2004).

Oppetid for sentrale nettverk og server-ressurser i Bø økes ved at nytt supplerende kjølesystem installeres ultimo juni og vi etablerer dermed også redundans på kjøling på maskinrom. Samtidig installeres dieselaggregat med automatisk start ved strømbrudd for levering av strøm til utstyr på maskinrom inkl nytt kjølesystem.

Det har i løpet av vårsemesteret vært noen korte men ubehagelige heng i nettverket grunnet feil på sentral svitsj. Dette problemer forventes å forsvinne ved at det installeres ny sentral svitsj. Den gamle blir utplassert i studentheimene til SiTel.

Linjekapasiteten mellom Bø og Porsgrunn er økt fra 84Mbps til 155Mbps nylig.

Når det gjelder tilgang til trådløst nett, vil de arealer som høgskolen benytter i Gullbring kulturanlegg dekkes av høgskolens trådløse nett fra ca 1. september.

Det er installert 2 nye fargerskrivere i ansatt miljøet. På spørsmål om hvilke tilgang ansatte bør gis, uttrykte både dekan og administrativ leder ønske om at tilbudet skulle være åpent for alle ansatte.

Det gjenstår fortsatt noen småting for at E-klasserommet i Bø er operativt. Dekan Arild Hovland signaliserte at det er aktuelt for avdelingen å ta i bruk dette i høstsemesteret. IT-tjenesten må derfor ha dette klart til semesterstart og vil sette på nødvendige ressurser for å nå denne målsetningen. Ellers ble det informert om at en større telefonsentraloppgradering vil skje i hele høgskolen i ukene 27/28. Det ble vist til utsendt info om dette fra IT-tjenstens telefonansvarlige Anders Nordby.

På spørsmål om avdelingens tilfredshet med IT-tjenesten arbeid og tjenester, uttrykte avdelings representanter generelt stor tilfredshet med de tjenester IT-tjenesten leverer. Det ble nevnt noen punkter der det var rom for forbedringer. Her nevnes bedre informasjon om enkelte av tjenestene med eventuelt en kort bruksanvisning (jf tilgang hjemmeområdet og lesing av e-post utenfra). Ønske om at ansatte som slutter ved høgskolen raskere kommer ut av våre IT-systemer (jf e-postlister m.m.).

Avdelingen bad også IT-tjenesten se på muligheten for å anskaffe telefonapparat med nummervisning og annen utvidet funksjonalitet for sentrale personer på avdelingen. De viste til at studiested Notodden har slike.

Trygve Myrene signalisert på vegne av Drifttjenesten at samarbeidet med IT-tjenesten var godt. Han stilte spørsmål om behovet for antall IT-lab’er i framtida og måltallet 10/1, når studentene etter hvert anskaffer seg eget bærbart utstyr og kunne i denne sammenhengen orientere om at de nå etablerer flere strømuttak rundt om i bygget knyttet til arealer som er mulige arbeidsplasser.

IT-tjenesten er glad for dette tiltaket og vil følge utviklingen når det gjelder behov for antall stasjonære IT-lab pc’er kontra studentenes eget utstyr, men har registrert en økt bruk av IT-lab’ene etter at ”kvalitetsreformen” ble innført med diverse slutt og midt-prøver.

Trygve Myrene kommenterte også det nye fargelasertilbudet og minnet om at Kopisenteret er avhengig av inntekter for å kunne opprettholde dagens tilbud og videreutvikle disse. Han uttrykte også stor bekymring for det generelle utskriftsvolumet og stilte spørsmål om det er for lett å ta utskrift for studentene.

Biblioteket uttrykte også stor tilfredshet med tjenestene de får fra IT-tjenesten. De benyttet anledningen til å minne om noen saker som de måtte ha bistand til i sommer, her nevens ny plassering av BIBSYS søketerminaler på biblioteket og bedre pc’er i utlånsskranken.

Det ble ut over ønske om å opprettholde dagens tjenestenivå, ikke gitt noen klare signaler fra møtedeltagerne med ønsker om nye tjenester eller ny type utstyr for 2005. IT-sjefen benyttet anledningen til å orientere om nye systemer som er på trappene i 2005 som nytt personalsystem og nytt sak/arkivsystem. Han kommenterte også situasjonen rundt dagens studieadministrative system M-STAS og regnet med en avklaring rundt dette og alternativet FS i løpet av året (FS brukes av universitetene og enkelte andre høgskoles).