Arkivansvar

Arkivansvaret ved Høgskolen i Telemark ligger hos institusjonens øverste administrative leder, høgskoledirektøren, som har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivtjeneste.

Arkivleder er faglig ansvarlig for hele arkivtjenesten, og skal sørge for at arkivarbeidet utføres etter gjeldende regelverk gjennom å gi instrukser, råd og faglig veiledning i det lokale arkivarbeidet. Arkivleder er ansatt ved FA, og har også ansvar for daglig drift i FA. Arkivleder rapporterer til personal- og organisasjonsdirektør.

Administrative ledere på avdelingene er nærmeste overordnede for arkivmedarbeiderne på avdelingene, og har ansvar for at forholdene legges til rette for en best mulig arkivtjeneste på avdelingene vedr. saks-, personal-, student- og eksamensarkiv.

Saksbehandlerne plikter å følge de retningslinjer som gjelder for høgskolen i all dokumentbehandling, arkivdanning og bruk av arkivet. Saksbehandlerne skal også kjenne arkivplanen for HiT.

På hver avdeling skal det være en eller flere arkivansatte med ansvar for at det praktiske arkivarbeidet utføres i samsvar med gjeldende regelverk. Arkivansatte skal arbeide iht. rutiner nedfelt i arkivplanen.

Ansvaret for innhold i personalmapper er lagt til Seksjon for personal- og organisasjon i FA og til ansvarlige for personalsaker/arkivmedarbeidere på avdelingene. FA oppbevarer personalmapper til tilsatte i FA og fellestjenestene for hele høgskolen. Avdelingene oppbevarer personalmapper for tilsatte ved avdelingene.

Ansvar for oppretting, behandling og bevaring av student- og eksamensarkiv er lagt til ansvarlige for studiesaker/arkivmedarbeidere på avdelingene.

Ansvar for å framskaffe og tilrettelegge elektronisk studentdata er lagt til MSTAS-ansvarlige ved avdelingene.

Ansvar for å oppbevare og tilrettelegge elektronisk studentdata for avlevering er lagt til MSTAS-ansvarlig ved HiT.

Økonomiansvarlige har ansvar for oppretting, behandling og bevaring (bortsetting) av regnskaps- og lønnsbilag.