Arkivbegrensning
Med arkivbegrensning er ment at dokumenter som faller inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivloven(Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet), men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende, eller slettes eller kastes.
Arkivforskriften § 3-19 beskriver materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning:
|
Dokumenttyper |
Unntak/merknader |
|
Trykksaker |
|
|
Rundskriv |
Som over |
|
Annet mangfoldiggjort og allment materiale |
Som over |
|
Ikke utfylte blanketter |
Som over |
|
Konsept, utkast, kladder |
Konsepter som har notater og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i, arkiveres. |
|
Kopier |
|
|
Sakspapirer som medlemmer av offentlige utvalg mottar |
|
|
Fakturaer, lister fra skattefogden |
Legges til Agresso |
|
Søknader om opptak |
Leveres/videresendes opptakskontoret |
|
Forespørsler om studiebrosjyrer |
Leveres/videresendes opptakskontoret |
|
Forespørseler om virksomheten |
Datostemples, men inngår ikke i arkiv. |
|
Mottatt generell informasjon av kortvarig verdi |
|
|
Hotell- og reisebestillinger |
Leveres/videresendes vedkommende som skal reise |
|
Kursinnbydelser, påmeldinger, bekreftelser |
Videesendes aktuelle deltakere |
|
Personalmeldinger (PM) |
Personalseksjonen FA videresender til aktuelle mottakere i høgskolen |
|
Sykemeldinger |
Videresendes personalseksjonen FA/personalansvarlig AVD |
|
Meldinger om div. lønnstrekk |
Videresendes Agresso |
|
Mottatt informasjonsmateriell |
Videresendes for gjennomsyn til interesserte |
|
Mottatt reklamemateriell |
Som over, urelevant reklame kastes |
|
Bøker |
Leveres bibliotek hvis adressat ikke er påført |
|
Årsmeldinger fra andre |
Som hovedregel: Leveres bibliotek |
|
Tidsskrifter |
Settes i egne tidsskriftshyller |