Poststempling
Datostempling av inngående post
Post som ikke skal journalføres, jf Arkivbegrensning, men som legges i dagens postmappe, skal datostemples. Stempelet påføres i øvre høyre del av dokumentets første side.
Høgskolen bruker slikt blått stempel for datosstempling:
| Høgskolen i TelemarkNavn på journalførende enhet |
|
Mottatt _________/_______20________ ______________________(sign.) |
Stempling for journalføring
Inngående dokumenter
Saksdokument på papir skal ved journalføring påføres stempel som identifiserer dokumentet og knytter det til journalen. Høgskolen har eget journalstempel som vanligvis settes i øvre høyre del av dokumentets første side.
Høgskolen bruker slikt blått stempel for journalføring ved mottak av dokumenter:
| Høgskolen i TelemarkNavn på journalførende enhet | ||
| Sak(eks: 01/00505 ) | Dok. (dok.rekkefølge i saken) | |
| Dato(dato for journalføring) | Kode(angir hvor saken ligger i arkivet) | |
| Saksbeh. (initialer til ansv. saksbeh.) | Avskr. | |
| Kopi til | ||
ALLE DOKUMENTER SOM ER PÅFØRT ET SLIKT STEMPEL SKAL ALLTID TILBAKE TIL ARKIVET!
Utgående dokumenter
Ved journalføring av utgående post brukes samme stempel, men raden for "Kopi til" er utelatt.
Dokumenter unntatt fra offentlighet
Høgskolen bruker eget rødt stempel hvor gjeldende paragraf SKAL påføres:
| Høgskolen i TelemarkNavn på journalførende enhet |
| U.off. § ......................................... |
Arkivforskriften § 3-4 - Stempling av saksdokument