5. Framgangsmåte - hovedtrekk
Det kan utarbeides mer detaljerte retningslinjer på de enkelte avdelinger. Slike lokale retningslinjer fastsettes av dekan etter drøftinger med berørte tjenestemannsorganisasjoner. Retningslinjene og referat fra drøftingsmøtene gjøres straks kjent for de tilsatte ved avdelingen. Det forutsettes at eventuelle lokale retningslinjer ligger innenfor den fastsatte arbeidsplanordningen.
5.2 Planperiode
Arbeidsplanens planperiode er det kommende studieåret. Planarbeidet skal samkjøres med de årlige medarbeidersamtalene.
Instituttleder utarbeider forslag til arbeidsplaner i samråd med den enkelte tilsatte. Grunnlaget for utarbeidelsen er bl.a. en gjennomgang og vurdering av virksomheten i forrige planperiode og informasjon om nødvendige og ønskelige arbeidsoppgaver på instituttet og om tilgjengelige ressurser. Det vil ofte være naturlig at deler av arbeidsplanleggingen skjer samlet for studier, fagmiljøer el.l .
Forslaget danner grunnlag for en del av den årlige medarbeidersamtalen mellom den enkelte tilsatte i forsknings- og undervisningsstillinger og instituttleder.
5.4 Fastsetting og endring av plan
Instituttleder koordinerer forslagene til arbeidsplaner, evt. i samråd med faglige ledere på lavere nivå. Deretter fastsetter dekan arbeidsplanene, etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene.
Under arbeidet med planene må det tas hensyn til de tilsattes behov for skjermet FoU-tid, jf. pkt. 4.4.
Arbeidsplanene skal være godkjent senest 25. juni hvert år.
Arbeidsplanene kan endres underveis i planperioden dersom forholdene gjør dette nødvendig. Både instituttleder og arbeidstaker er ansvarlig for å ta opp behov for endringer med hverandre så raskt som mulig, og sørge for at arbeidsplanen justeres.
Dersom nye pålagte oppgaver, som ikke blir kompensert økonomisk, fører til mindre FoU-tid eller mindre tid til faglig/pedagogisk fornyelse enn opprinnelig bestemt, må den tilsatte få avtale om tilsvarende større ressurs til disse oppgavene, normalt påfølgende studieår.
Instituttleder har ansvar for å påse at individuelle arbeidsplaner ikke går ut over årsverkramma på 1687,5/1650 t., eventuelt ikke fyller den.
Mot slutten av hver planperiode rapporterer arbeidstakeren om virksomheten i perioden. Rapporten tar utgangspunkt i arbeidsplanen og redegjør kort for i hvor stor grad planen ble oppfylt, hva som ble gjort ut over planen m.v. (jf. punktene ’Praktisk ordning’ over).
FoU-prosjekter og kunstnerisk-kreativ virksomhet skal rapporteres i prosjektkatalogen i samsvar med de ordningene som er fastsatt i høgskolen.
Instituttlederne avgir en kort rapport til dekanene om den faktiske ressursbruken fordelt på ulike oppgavekategorier i forrige planperiode, og redegjør for større avvik mellom planlegging og resultat.
5.6 Aggregerte data
Avdelings- og institusjonsledelsen kan bruke arbeidsplanordningen til å aggregere data om ressursbruk ved høgskolen. Det må i denne sammenheng skjelnes skarpt mellom planlagt og faktisk utført arbeid.
5.7 Forholdet til tidsregistrering, overtid m.v.
Bruken av arbeidsplaner og rapporering i forhold til disse krever ikke registrering av arbeidstid.
I revidert særavtale av 10.5.99 framgår det at avtalte ekstratimer utover oppsatt arbeidsplan til undervisning/kurs/oppdrag, herunder for- og etterarbeid som ikke avspaseres, godtgjøres pr. klokketime med ordinær timelønn. I slike tilfeller anses altså oppsatt arbeidsplan som tilstrekkelig dokumentasjon for at ordinær arbeidstid er oppfylt.
Dette medfører ikke endringer i forhold til tilstedeværelsesplikten og plikten til å overholde den fastsatte arbeidstid (37,5 timer netto pr. uke), som framgår av særavtalen.
Godtgjøring for annet arbeid utover ordinær arbeidstid (dvs. pålagt overtidsarbeid) forutsetter at den ordinære arbeidstiden er registrert.
Det vises ellers til særavtalen og til fastsatt ordning for praktisering av særavtalen ved HiT.