Mandatet sier at denne gruppa med bakgrunn i fusjonsplattformen og arbeidet som pågår om faglig organisering skal vurdere og foreslå den framtidige administrative organiseringen ved NTNU fra 1.1.2017. Det inkluderer å formulere kriterier for og krav til velfungerende gjennomgående administrative tjenester, funksjoner og prosesser (herunder forvaltning og støttetjenester).

Oppdraget består også i å avklare den prinsipielle arbeidsdelingen mellom nivåene i organisasjonen. Gruppa skal vurdere hvordan virksomheten best kan organiseres og utvikles med tanke på at den innenfor mange områder vil foregå i tre byer. Gruppa skal også vurdere hvordan eksisterende kompetanse best kan ivaretas og utvikles.

Gruppa har tretten medlemmer:

• Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU (leder)
• Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ
• Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG
• Avdelingsdirektør Gunnar Bendheim, HiST
• Prodekan Hans Marius Eikseth, HiST
• Adm. koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU
• Adm. leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU
• Ansatterepr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU
• Ansatterepr. Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ
• Ansatterepr. Iver Johnsen, NTL NTNU
• Ansatterepr. Kjerstin Tobiassen, Akademikerne HiST
• Student Ole-Jacob Oosterhof, HiG
• Student Marte Øien, HiST

Gruppa skal jobbe parallelt med og koordinere seg med Gruppe for faglig organisering. 

Gruppa som skal planlegge den administrative organiseringen av nye NTNU samlet til sitt første møte 14.august 2015. Første rekke fra venstre: Kjerstin Tobiassen, Gunnar Bendheim, Liv Alfhild Unhjem, Gry Alterskjær, Anne Kristine Børresen (leder) og Hege Ertzaas Fossland. Bakerst fra venstre: Gunnhild N. Furnes, Roar Tobro, Hans Marius Eikseth, Inge Øystein Moen og Iver Johnsen.

De to studentrepresentantene Ole-Jacob Oosterhof og Marte Øien var ikke tilstede da bildet ble tatt.

Foto: Thor Nielsen

---

Tidsplan

Frist: 1. okt 2015:

• Utarbeide forslag til prinsipper, målbilde og kvalitetskrav som skal være førende for det videre arbeidet med administrativ organisering av NTNU.

Frist: 1. feb. 2016:

• Utarbeide forslag til administrativ organisering og ledelse
• Utarbeide alternative modeller for helhetlig organisering og ledelse av administrative ressurser på alle nivåer av organisasjonen. Herunder foreslå konkret organisering av administrativ ledelse, fullmakter og rapporteringsveier for NTNU.
• Utarbeide forslag til hvilke tjenester/prosesser som bør være fagnære/nært brukerne og hvilke tjenester som med fordel kan samles og/eller digitaliseres.

Frist: 1. juni 2016:

• Arbeidsgruppa skal gi en samlet anbefaling og utarbeide en plan for gjennomføring av omstillingen.

Her kan du lese det fullstendige mandatet for gruppa, som ble bestemt i styringsgruppa 8.juni (pdf)

---

 

Det er satt ned 12 arbeidgrupper som skal gjennomgå administrative funksjoner og arbeidsområder.

I tillegg er det opprettet en koordinerende gruppe for "sikker drift", som skal sørge for at virksomhetskritiske administrative funksjoner og støttetjenester er operative og fungerer fra 1.januar 2016. Sikker drift er i starten hovedoppgave for alle arbeidsgrupper, som rapporterer til  Prosjektgruppa (se over). Som hovedregel skal hver arbeidsgruppe knytte til seg en ressursgruppe med fagfolk. 

Organisasjonskart over gruppene som skal arbeide med administrative forhold (pdf) 

Arbeidsgrupper og medlemmer (lederen for hver gruppe står først)

1. Studieadministrative funksjoner og tjenester:

Gunnar Bendheim (HiST), Inge Fottland (NTNU), Gunn M. Rognstad (HiG), Dagrun Lorgen Jensen (HiÅ).  Arbeidstakerrepr.: Kjersti Møller (HiST) 

2. Økonomitjenester og funksjoner:

Aud Magna Gabrielsen (NTNU), Ingrid Volden (HiST), Kai R. Jakobsen (HiG),  Per Vidar Sæhaug (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Tove Strømman (NTNU), Linda Vada (HiÅ)

3. Lønn:

Ingrid Eide (NTNU), Laila  Dragåsøien (HiST), Kai Robert Jakobsen (HiG), Bente Mjelva (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Astrid Storflor (NTNU)

4. IKT-drift:

Håkon Alstad (NTNU), Vidar Solheim (HiST), Stian Husemoen (HiG), Geir Halsvik (HiÅ), Morten Lund (NTNU), Erik Hjelmås (HiG). Arbeidstakerrepr.: Morten Lund (NTNU), Erik Hjelmås (HiG) Studentrepr.: Oliver Tellnes (HiÅ) 

5. HR - Personaltjenester og HMS:

Arne Kr. Hestnes (NTNU), Jan Kåre Testad (HiG), Anne-Beth Holte (NTNU), Martha Torvik (HiST), Lasse Gallefoss (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Kristin Dæhli (NTNU), Heidi Egseth (NTNU)

6. Kommunikasjon:

Christian Fossen (NTNU), Hanna Jones (HiST), Guro Wang Øverlie (HiG), Magne Rasmussen (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Håvard Ravn Ottesen (HiST). Studentrepr.: Magnus Bjerke (HiST)

7. Sikkerhet og beredskap:

Inge Øystein Moen (HiG), Lars Strømmen (NTNU), Kjell Hansen (HiST), Roar Tobro (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Heidi Egseth (NTNU)

8. Arkiv og dokumentforvaltning:

Liv Taraldsen (NTNU), Lisbeth Viken (HiST), Klaus Jøran Tollan (HiG), Kari Marie Øvrebøe (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Geir Ekle (NTNU), Tove Storhaug (HiÅ)

9. Støttetjenester for forskning og innovasjon:

Roar Tobro (HiÅ), Ragnhild Lofthus (NTNU), Arnulf Omdal (HiST), Inge Øystein Moen (HiG). Arbeidstakerrepr.: Gunnhild Oftedal (HiST)

10. Bibliotekstjenester:

Sølvi Karlsen (HiST), Lisbeth Tangen (NTNU), Klaus Jøran Tollan (HiG), Astrid Engelsen (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Anja van de Wiel (HiST) og Katrine Aronsen (NTNU). 

11. Tekniske driftstjenester:

Jørn-Wiggo Bergquist (NTNU), Christian Brødreskift (HiST), Kai R. Jakobsen (HiG), Per Vidar Sæhaug (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Wenche Karlseng (NTNU). 

12. Praksisadministrasjon:

Bernt Nicolai Særsten (HiST), Arve Hepsø (NTNU), Siv Sønsteby Nordhagen (HiG), Toril Standal (HiÅ), Kristin Alfer (HiST), Nils Martinsen (NTNU). Arbeidstakerrepr.: Kristin Alfer (HiST)

«Sikker drift» blir koordineringsgruppe

I tillegg til arbeidsgruppene kommer gruppen for sikker drift, som har sju medlemmer. Den ledes av Jens Petter Nygård (NTNU). Øvrige medlemmer er Gunnar Bendheim (HiST), Håkon Alstad (NTNU), Aud-Magna Gabrielsen (NTNU), Arne Kr. Hestnes (NTNU), Jakobe Juul (HiST) og Lasse Gallefoss (HiÅ). Arbeidstakerrepr.: Sturla Søpstad (NTNU)

Medlemmene her er valgt ut fordi de har dyp kunnskap om spesielt virksomhetskritiske områder i administrasjonen.  Det gjelder innen IKT, studieadministrative systemer, lønn, HR, kommunikasjon og arkiv/dokumentforvaltning.

«Sikker drift» skal både koordinere arbeid på tvers av arbeidsgruppene, og gjøre egne utredninger. 

Arbeidsgruppene har fått følgende mandat for jobben som de skal gjøre:

1. Identifisere virksomhetskritiske funksjoner og tjenester som må være på plass og fungere fra og med 1.1.2016, etter forslag fra arbeidsgrupper
2. Gjennomføre samlede risikovurderinger som grunnlag for prioritering av oppgaver
3. Utarbeide en tids- og milepælsplan for arbeidet
4. Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått på virksomhetsområdet
5. Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres)
6. Foreslå løsninger vedr. hvilke systemer, prosesser og rutiner som skal gjelde fra 1.1.2016 og beskrive hvilke tiltak som er nødvendige for «Sikker drift» på gruppens ansvarsområder. 
7. Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering)