Data til forskning - steg for steg

1. Kriterier for å låne data

Er du forsker ved en godkjent forskningsinstitusjon kan du søke om å få tilgang til data til et forskningsprosjekt. Står ikke din institusjon på listen, må institusjonen søke om godkjenning til personvernombudet@ssb.no.

Du kan søke om å få tilgang til data fra SSB uten å være tilknyttet en godkjent forskningsinstitusjon dersom din forskningsinstitusjon gjennomfører et konkret prosjekt som er 1) finansiert av Norges forskningsråd eller andre nasjonale og internasjonale forskningsprogram, eller 2) på oppdrag fra en offentlig instans som benytter Standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag (Forskningsavtalen)

Er du student på master- eller doktorgradsnivå, kan du søke dersom du har en veileder med forskerkompetanse ved en av de godkjente institusjonene.

For at du skal kunne søke, må prosjektet ditt være godkjent og ha en prosjektbeskrivelse.

2. Meld prosjektet ditt til personvernombudet

Hvis du i forbindelse med forskningsprosjektet ditt skal behandle personopplysninger, må du melde prosjektet til din institusjons personvernombud for tilrådning. Personvernombudet vil vurdere om prosjektet bare er meldepliktig eller trenger en spesiell tillatelse (konsesjon), og hjelpe deg med dette.

Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) er personvernombud for en rekke utdannings- og forskningsinstitusjoner.

3. Hvilke data du kan låne, og hvilke dispensasjoner du må ha

Her finner du en liste over mye brukte data og variabler som det er mulig å låne hos Statistisk sentralbyrå (SSB). For å bruke dataene til forskningsprosjektet, må du søke dispensasjon fra dataeier.

• Arbeidsmarked
• Databasen FD-Trygd
• Demografi
• Folke- og boligtellinger (FoB) fra 1960-2011
• Inntekt
• Nasjonal utdanningsdatabase (NUDB)
• Virksomhets- og foretaksregister

Ta kontakt med mikrodata@ssb.no for mer informasjon om hvilke variabler som er tilgjengelige og hvem det må søkes dispensasjon fra.

4. Fyll ut og send inn søknaden med vedlegg

Når du har fått de konsesjoner og dispensasjoner som trengs, kan du fylle ut og sende søknad til SSB om lån av data.

I søknadsskjemaet er det viktig at du er presis. Når du avgrenser den populasjonen du skal ha i pkt 9.1 og 9.2, er for eksempel ‘Bosatt i 2012’ ikke tilstrekkelig informasjon. Dersom du mener ‘bosatte pr. 1.1.2013’ eller ‘bosatte 1.1.-31.12.2012’, må dette spesifiseres for at vi skal være i stand til å gi deg riktige data.

For at søknaden skal bli behandlet, må du sammen med søknadsskjema legge ved følgende:

• Variabelliste(r) over dataene du bestiller. For FD-Trygd brukes egen bestillingsliste.
• Tilrådning fra personvernombudet: Din søknad/meldeskjema, svaret du fikk og eventuell annen korrespondanse
• Konsesjon fra Datatilsynet eller Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK): Din søknad, svaret du fikk og eventuell annen korrespondanse
• Dispensasjon(er) fra dataeier(e): Din søknad, svaret du fikk og eventuell annen korrespondanse
• Informasjonsbrev og samtykkeerklæring, dersom det i prosjektet inngår (egne) data som er samlet inn på frivillig grunnlag
• Prosjektbeskrivelse

Send søknad med alle vedlegg til mikrodata@ssb.no

Du vil bli kontaktet når søknaden din har fått en saksbehandler i SSB.

5. Du mottar et tilbud med pris og leveringstid fra SSB

SSB sender deg et tilbud med pris for oppdraget, tidspunkt for datalevering og informasjon om hvordan datautvekslingen vil foregå.

SSB tar ikke betalt for data, men tar betalt for den tiden som går med til å behandle søknaden, avklare/presisere innholdet, samt tilrettelegge og overføre dataene. Oppdrag blir fakturert med 25 prosent merverdiavgift (mva).

6. Svar på tilbudet innen 3 uker

Du må signere og svare på tilbudsbrevet om utlån av data innen 3 uker. Det er viktig at du oppgir fakturaadresse og bestillernummer/referansenummer i tilbudsbrevet.

7. Område for sikker datautveksling opprettes

For å få til en sikker datautveksling, trenger SSB informasjon fra deg som gjør at vi kan opprette et eget område for sikker opp- og nedlasting av data. Din saksbehandler vil sende deg instruksjoner over hva du må gjøre.

8. Data utveksles mellom deg og SSB

Hvis du har egne eller en tredjeparts data som skal brukes i prosjektet, må du laste opp disse på det sikre området som SSB har opprettet. Dette må gjøres før SSB kan begynne med databehandlingen, og før du kan få tilgang til data fra oss.

Når dataene fra SSB er tilgjengelig for nedlasting, vil du få beskjed fra saksbehandleren din. Dataene vil være tilgjengelig på området i 2 uker fra du får beskjed. Sørg for å laste ned dataene i løpet av denne perioden.

Når du har lagret dataene fra SSB, er det viktig at du kontrollerer at det du har fått er det du har bestilt. Reklamasjonsretten utløper etter seks måneder.

Dersom du i søknaden (i pkt 9.6) har krysset av for at du ønsker oppdaterte tall i prosjektperioden, må du selv ta kontakt med SSB når nye tall er tilgjengelig. Send en e-post til mikrodata@ssb.no. Husk da å oppgi websaknummeret ditt.

9. Nye prosjektdeltakere? Trenger du dataene lenger enn avtalt?

Dersom det kommer nye prosjektdeltakere inn i prosjektet, må du gi skriftlig beskjed om dette til SSB. Vi sender deg da taushetserklæring(er) som de nye prosjektdeltakerne må signere og returnere. Slutter prosjektdeltakere før prosjekttiden er over, må dette også meldes skriftlig til SSB.

Dersom du ønsker å beholde dataene lenger enn det som er spesifisert i utlånsavtalen, må du søke SSB om dette. Send en e-post til  mikrodata@ssb.no og oppgi begrunnelse for utsettelse, ønsket varighet og websaknummeret ditt. SSB kan ikke forlenge utlånet utover den frist som er satt av de andre instansene. I såfall må man søke om utsettelse hos disse først, før SSB kan behandle søknad om utsettelse. Legg ved søknaden til og svar fra de andre instansene sammen med søknadsteksten din om utsettelse.

10. Bekreft sletting av data

Du må slette dataene innen fristen i avtalen utløper. Når dette er gjort, må du signere og returnere det skjema som du mottok sammen med avtalen.